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Parte IV - 21 Formação Educacional, Regulamentação da Profissão e Código de Ética

Medeiros, João Bosco; Hernandes, Sonia Grupo Gen PDF Criptografado

21

Formação Educacional,

Regulamentação da Profissão e Código de Ética

1 Formação geral

Nossos tempos são marcados pela necessidade de preparação e estudo constante. Permanecerão empregadas apenas as pessoas que acenam com possibilidades de progresso profissional.

As empresas conhecem hoje o dilema da competitividade. A sobrevivência delas depende da capacidade de seus profissionais, que trabalham em equipe, ajudando-se mutuamente. A secretária funciona não apenas como elo de ligação entre profissionais, mas também como parceira. E a parceria exige sobretudo confiança, objetivos comuns, competência. O executivo necessita de sua ajuda, e ela precisa ser competente para poder auxiliá-lo.

No Brasil, são antigos os cursos de formação de técnicos em secretariado. Com a chegada, porém, das multinacionais e o desenvolvimento do parque industrial brasileiro, foi necessário preparar muito melhor profissionais para o mercado de trabalho.

As secretárias conquistaram, a partir da década de 70, os primeiros cursos de 3º grau de secretariado. Em 30 de setembro de 1985, o Presidente José Sarney assinou a Lei nº 7.377, que regulamentou a profissão. Em 7-7-89, foi publicado no Diário Oficial da

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11 Aviso, Bilhete, Ordem de Serviço

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

11

Aviso, Bilhete,

Ordem de Serviço

1 Redação

1.1 Aviso

O aviso caracteriza-se como informação, comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um ministro para outro. É utilizado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. Serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. Uma forma conhecida de aviso

é aquela em que o empregado ou empregador comunica a rescisão de contrato de trabalho e que se constitui no chamado aviso prévio.

Como uma das principais funções do aviso é comunicar com eficácia, advindo daí economia de tempo, favorecem a consecução desse objetivo o texto breve e a linguagem clara.

1.2 Bilhete

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias.

É um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado a conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. As principais modalidades são:

RR Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e morada respectivas.

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Medium 9788522457526

Parte III - 6 FORMAS DE COMPOSIÇÃO DO TEXTO

Andrade, Maria Margarida de; Henriques, Antonio Grupo Gen PDF Criptografado

6

FORMAS DE

COMPOSIÇÃO

DO TEXTO

Introdução

Elementos estruturais do texto

Tipos de texto

Descrição

Características da narração

Técnicas de dissertação

Aplicação das diferentes formas de composição do texto Editorial

Crônica

Notícia

Reportagem

Livro 1.indb 97

3/11/2009 18:12:01

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Língua Portuguesa • Andrade e Henriques

Introdução

Um texto pode ser vazado em diversas formas, consoante a sua finalidade ou funcionalidade. Nunca é demais lembrar que uma redação comporta três partes: introdução, desenvolvimento e conclusão. Introdução “é o que não admite nada antes e pede alguma coisa depois”, segundo Aristóteles. Serve para situar o leitor dentro do assunto a ser desenvolvido, não apresentando fatos ou razões, pois sua finalidade é predispor o espírito do leitor para o que virá a seguir. Desenvolvimento é o corpo do trabalho propriamente dito. Nele são apresentados os fatos, as ideias e as razões, exigidos pelo que foi anunciado na introdução. A conclusão ou fecho “é o que pede alguma coisa antes e nada depois”, ainda no dizer de Aristóteles. É o conjunto que encerra a redação, de tal modo que seja desnecessário aduzir-se algo mais.

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Medium 9788522485581

4 Relatórios Administrativos

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

4

Relatórios Administrativos

1 Redação

1.1 Conceito de relatório administrativo

Relatórios administrativos são comunicações produzidas pelos membros de uma organização, desde que requeridas ou utilizadas pelos administradores.

Eles podem ser uma simples carta ou memorando ou, ainda, uma conferência, um quadro, um gráfico, uma tabela. Se o relato do fato ocorrer em conversa, o relatório administrativo será oral.

Um relatório para a tomada de decisão pode exigir elaboração apurada e pesquisa meticulosa. É talvez aqui que alguns redatores de relatórios falham: não se interessam pela pesquisa.

Saber onde estão as informações e saber como pesquisá-las é recurso que não se pode desconsiderar.

O primeiro passo é, portanto, conhecer a localização das fontes de informação:

RR Conhece o endereço da biblioteca municipal?

RR Da biblioteca do bairro?

RR Da faculdade?

RR Do colégio?

RR Conhece o arquivo do jornal da cidade?

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Parte III - 5 O PARÁGRAFO

Andrade, Maria Margarida de; Henriques, Antonio Grupo Gen PDF Criptografado

5

O PARÁGRAFO

Conceitos

Qualidades do parágrafo

Estrutura do parágrafo

Tópico frasal

Desenvolvimento

Conclusão

Formas de desenvolvimento do parágrafo

Organização do texto: coesão entre os parágrafos

Exemplário para análise de estrutura de parágrafo, identificação do tópico frasal etc.

Livro 1.indb 83

3/11/2009 18:12:01

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Língua Portuguesa • Andrade e Henriques

Conceitos

Parágrafo é a unidade de composição do texto que apresenta uma ideia básica à qual se agregam ideias secundárias relacionada pelo sentido.

Conceituando-se o parágrafo como unidade de ideias, verifica-se que o parágrafo de descrição deve corresponder a cada aspecto do objeto descrito; o parágrafo de narração reflete cada fato da sequência narrada; o de dissertação corresponde a cada argumento ou raciocínio.

De maneira geral, nos textos bem escritos, a cada parágrafo relaciona-se uma ideia importante.

É variável a extensão do parágrafo: pode conter apenas uma frase ou alongarse por uma página inteira. A tendência moderna é a intercalação de parágrafos curtos aos de média extensão. Não se usam, atualmente, parágrafos demasiadamente longos.

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Medium 9788522459865

Introdução

Medeiros, João Bosco; Hernandes, Sonia Grupo Gen PDF Criptografado

Introdução

Esta edição foi revista e atualizada, tendo em vista apresentar um conteúdo adaptado à realidade contemporânea, que exige, particularmente, que a secretária exerça funções de apoio ao executivo, assistindo-o, assessorando-o, fazendo as vezes de parceira na execução das tarefas do negócio da empresa. Os textos de leitura colocados ao final dos capítulos objetivam desenvolver a comunicação oral tantas vezes esquecida, mas de fundamental importância para profissionais e cidadãos de modo geral. Devem ser lidos em voz alta e discutidos em classe ou em grupo. Assim, esperamos que a desinibição, a dicção correta e a argumentação consistente sejam aprimoradas e levadas em consideração na avaliação do curso.

Há livros que tratam de técnicas para aprimoramento e racionalização do trabalho de secretárias, cuja análise revela a preocupação em estabelecer regras. Este texto busca, antes que fixar normas rígidas, motivar a secretária para a pesquisa, para a busca contínua de conhecimentos que lhe proporcionem desempenho eficaz, mais apropriado aos tempos atuais. Não são as regras que devem prevalecer no desempenho de atividades, mas a reflexão, a aprendizagem no estabelecimento de prioridades de trabalho, o estabelecimento do modo de fazer corretamente. É dessa postura que partem as soluções para os problemas corriqueiros dos escritórios.

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23 Normas para a elaboração de referências bibliográficas: a NBR 6023:2002

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

23

Normas para a Elaboração de Referências Bibliográficas: a NBR 6023:2002

A NBR 6023:2002 estabelece os elementos a serem incluídos em referências. Estabelece a ordem dos elementos, bem como as convenções para transcrição e apresentação da informação do documento e outras fontes de informação.

Para a norma citada, referência é o “conjunto padronizado de elementos descritivos, retirados de um documento, que permite sua identificação individual”.

1.  As referências podem aparecer no rodapé, no final de um texto ou de um capítulo, ou em lista de referências.

2.  As referências são apresentadas alinhadas à esquerda, em espaço simples e separadas entre si por espaço duplo. “Quando aparecem em nota de rodapé, são alinhadas, a partir da segunda linha da mesma referência, abaixo da primeira letra da primeira palavra, de forma a destacar o expoente e sem espaço entre elas” (NBR 6023:2002, nº 6.3).

3.  Os recursos tipográficos de destaque, como bold, itálico, sublinha usados para o título das obras devem ser uniformes em todas as referências de um mesmo documento. Nas obras cujo elemento de entrada é o próprio título, usam-se letras maiúsculas na primeira palavra para elas.

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Medium 9788522485581

1 Redação Técnica, Científica e Literária

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

1

Redação Técnica,

Científica e Literária

1 Redação

1.1 Introdução

A prosa, de modo geral, é estudada segundo três modalidades: a narração, a descrição e a dissertação.

Quem não se lembra das sugestões de produção textual, como “minhas férias”, “o último domingo”, “o passeio”, “meu dia inesquecível”, “a fazenda”, “a rua da minha casa”, “a vida”, “a infância”, “a escola” e outras? São os primeiros exercícios realizados para a aprendizagem de técnicas de redação. Exercícios necessários para o aprimoramento do vocabulário, da ortografia, da concordância verbal e nominal, da pontuação, da colocação pronominal, da distribuição dos elementos na frase.

Passados os primeiros anos de estudo, sente-se necessidade da prática de outros tipos de texto, muito mais ligados ao desempenho de trabalhos monográficos, à redação comercial e administrativa. Assim, na faculdade o aluno precisa escrever relatórios de curso, monografias de final de semestre ou de curso

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Medium 9788522485581

8 Atestado

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

8

Atestado

1 Redação

1.1 Atestado

Atestado é uma declaração, um documento firmado por uma autoridade em favor de alguém ou algum fato de que se tenha conhecimento. É um documento oficial com que se certifica, afirma, assegura, demonstra algo que interessa a outrem.

ATESTADO

DE IDONEIDADE MORAL

Eu, . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . ., atesto para os nome

profissão

devidos fins que conheço . . . . . . . . há . . . . . . . . (. . . .) anos e que é pessoa de alto conceito, digna de toda confiança e que nada existe que possa desaboná-la.

Por ser expressão de verdade, firmo o presente atestado.

. . . . . . . . . . . . . . . . . ., . . . de . . . . . . . . . . . . . de 200X.

(a) . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2 Gramática

2.1 Pronome pessoal

O traço definidor dos pronomes pessoais (eu, tu, ele, ela, nós, vós, eles, elas) é sua capacidade de identificar de forma pura a pessoa gramatical.

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Parte I - 11 Novo Acordo Ortográfico

Medeiros, João Bosco; Hernandes, Sonia Grupo Gen PDF Criptografado

11

Novo Acordo Ortográfico

1 O que mudou na acentuação

1.1 Trema

Deixa de existir o trema, exceto em nomes próprios e seus derivados.

1.2 Acento diferencial

Não se usará acento para distinguir: a) Para (flexão do verbo parar) de para (preposição) b) Pela (flexão do verbo pelar) de pela (combinação da preposição com o artigo c) Polo (substantivo) de polo (combinação antiga e popular de por e lo) d) Pelo (flexão do verbo pelar), pelo (substantivo) e pelo (combinação da preposição com o artigo) e) Pera (substantivo – fruta), pera (substantivo arcaico – pedra) e pera (preposição arcaica)

O pôr (verbo) continua com acento, assim como pôde (pretérito perfeito).

1.3 Acento circunflexo

Não se usará: a) Nas terceiras pessoas do plural do presente do indicativo ou do subjuntivo dos verbos crer, dar, ler, ver e seus derivados (descrer, reler). A grafia correta será: creem, deem, leem, veem, descreem, releem.

Book 1.indb 176

29/4/2010 16:04:39

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6 Memorando

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

6

Memorando

1 Redação

1.1 Memorando

A comunicação interna utiliza-se de linguagem que se aproxima de níveis informais. Não se devem, portanto, usar preciosismos e tampouco terminologia excessivamente técnica em memorandos (memo), ou CI (Comunicado Interno). Deles devem constar:

RR Para: nome ou cargo do destinatário.

RR De: nome ou cargo do emissor.

RR Assunto ou referência: o título que resume o teor da comunicação.

RR Data.

RR Mensagem.

RR Fecho.

RR Assinatura.

Por se tratar de comunicação rotineira e corriqueira, evita-se explicar siglas e apresentar personagens envolvidos na comunicação.

Quando o memorando é distribuído em diversos departamentos, deve-se evitar colocar apenas as siglas do departamento emissor ou somente o primeiro nome do receptor das cópias. Outros procedimentos desejáveis: evitar chavões, frases feitas, adjetivações inúteis.

Memorando 

123

MEMORANDO

PARA: DEPARTAMENTO

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25 Normas de Apresentação do TCC: A NBR 14724:2011

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

25

Normas de Apresentação do TCC: a NBR 14724:2011

1 Redação

1.1 Normas da ABNT para a Elaboração de Trabalhos Acadêmicos: a NBR 14724:2011

A apresentação gráfica do TCC é regulada pela NBR 14724:2011. Ela estabelece um conjunto de definições de expressões comuns na elaboração de um trabalho científico. Trabalho científico é um nome genérico para TCC, dissertação de mestrado, tese de doutorado e para as mais diversas monografias. A seguir, expomos em ordem alfabética os elementos que compõem qualquer desses tipos de trabalho arrolados:

1. Abreviatura é a representação de uma palavra por meio de alguma(s) de suas letras ou sílabas. Recomenda-se que se elabore lista própria com todas as abreviaturas usadas no interior do trabalho e que seja colocada logo após o sumário.

2. Agradecimentos é um texto em que o autor reconhece a contribuição de algumas pessoas na elaboração do trabalho. É elemento opcional. Seu lugar

é depois da dedicatória.

3. Anexo é texto não elaborado pelo autor e serve como ilustração para sua exposição e argumentação. É colocado ao final do trabalho, após as referências bibliográficas e glossário (se houver). É elemento opcional. Os anexos são identificados por letras maiúsculas, travessão e respectivos títulos.

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Parte III - 18 Organização do Trabalho da Secretária

Medeiros, João Bosco; Hernandes, Sonia Grupo Gen PDF Criptografado

18

Organização do Trabalho da Secretária

1 Introdução

Segundo Nivaldo Maranhão Faria (1984), há algumas técnicas de organização do trabalho que têm proporcionado vantagens enormes aos administradores.

São elas: o definição dos objetivos a alcançar; o divisão da empresa em departamentos (daí resultando a estrutura de poder); o coordenação das várias partes envolvidas no processo produtivo; o delegação de autoridade; o supervisão; o assessoria.

É necessário ter presente três princípios básicos: o Objetivo: deve ser claramente estabelecido de modo que seja compreendido. o Autoridade: a cada pessoa deve-se atribuir autoridade correspondente. Jamais uma pessoa deverá receber ordens de vários gerentes. o Subordinação: cada pessoa precisa saber de quem deve receber ordens.

A organização do trabalho também compreende o conhecimento dos propósitos da organização, de suas dependências, de seu modo de produzir, das técnicas que emprega.

Em geral, as empresas esperam de suas secretárias: consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas, que sejam dignas de confiança, que saibam delegar tarefas quando necessário, que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho, que sejam capazes de trabalhar em grupo.

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12 Ofício

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

12

Ofício

1 Redação

1.1 Ofício

Ofício é uma comunicação escrita emanada de uma autoridade, em que se informa sobre qualquer assunto de ordem administrativa, ou se baixa uma ordem. Sua finalidade é o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e também com particulares. O ofício distingue-se da carta que representa o escrito particular, pois seu caráter é público. Só pode ser expedido, portanto, por órgão público. O destinatário pode ser órgão público ou um particular.

É uma participação escrita em forma de carta que as autoridades das secretarias endereçam a seus subordinados. É um meio de comunicação por escrito dos órgãos do serviço público. O que o distingue de uma carta é o caráter oficial de seu conteúdo.

São partes de um ofício:

1. Timbre ou cabeçalho: dizeres impressos na folha, símbolo (escudo, armas).

2. Índice e número: iniciais do órgão que expede o ofício, seguidas do número de ordem do documento. Separa-se o índice do número por um/diagonal.

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22 Citações Diretas e Indiretas: Sistemas de Chamada (A NBR 10520:2002)

João Bosco Medeiros Grupo Gen PDF Criptografado

22

Citações Diretas e Indiretas:

Sistemas de Chamada

(A NBR 10520:2002)

1 Redação

1.1 Introdução

Este capítulo expõe os elementos dos trabalhos acadêmicos, as monografias. Entre elas, citam-se a tese de doutorado, a dissertação de mestrado, o Trabalho de Conclusão de Curso (TCC).

Para a realização de um trabalho acadêmico, além do conhecimento da metodologia científica e de técnicas de pesquisa e redação, é necessário considerar as normas da Associação Brasileira de Normas Técnicas (ABNT). Entre elas, sobressaem-se:

RR A NBR 10520:2002 – “Informação e documentação – Citações em documentos – Apresentação”. Essa norma é apresentada neste capítulo.

RR A NBR 14724:2011 – “Informação e documentação – Trabalhos acadêmicos – Apresentação”. Essa norma é vista neste capítulo.

RR A NBR 6023:2002 – “Informação e documentação – Referências – Elaboração”. Essa norma, que trata das referências bibliográficas e estabelece regras para compô-las, é vista pormenorizadamente no Capítulo 14.

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