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Parte I - 7 Estilo e Técnicas de Elaboração de Cartas Comerciais

MEDEIROS, João Bosco; HERNANDES, Sonia Grupo Gen PDF Criptografado

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Estilo e Técnicas de Elaboração de Cartas Comerciais

1 Elaboração do texto

Nossos dias reclamam objetividade e rapidez. Por isso, mais do que nunca é preciso buscar clareza de pensamento, concatenação de ideias, vocabulário exato. A linguagem usada nas relações comerciais exige o conhecimento de certas fórmulas e praxes em que se deve exercitar o redator comercial.

Antes de iniciar a redigir, é necessário: o ter um objetivo em mente; o colocar-se no lugar do receptor; o ter informações suficientes sobre o fato, e prestar informações precisas e exatas; o planejar a estrutura da comunicação a ser feita; o dominar todas as palavras necessárias. Dispor de vocabulário adequado; o tratar do assunto com propriedade; o selecionar fatos e evitar opiniões; o refletir adequada e suficientemente sobre o assunto; o ser natural, conciso e correto; o usar linguagem de fácil compreensão; frases curtas, portanto; o responder a todas as perguntas feitas anteriormente pelo destinatário, no caso de resposta a uma carta dele; o calcular antecipadamente o tamanho do texto para evitar cartas espremidas; o observar que numa carta o espaço branco é muito importante. A boa estética transfere ao leitor sensações agradáveis; o evitar a separação silábica se prejudicar a leitura; o usar espaço maior em cartas de texto pequeno.

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J

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J

Jacuzzi

No início do século XX, o sr. e a sra. Jacuzzi moravam na Itália e já tinham gerado sete filhos e seis filhas. Decididos a partir para outra atividade, emigraram para os Estados Unidos e se estabeleceram na Califórnia. Ali os rapazes começaram a trabalhar em engenharia de aviação. O fracasso não demorou a chegar: em

1921, o primeiro monoplano Jacuzzi se espatifou em seu voo inaugural. “Mama

Jacuzzi” fez um escândalo à italiana e proibiu os filhos de continuarem a fazer seus aviõezinhos. Foram tão obedientes à “mama” – e ai do italiano que não o seja – que partiram para outra novidade bem afastada da aviação: inventaram e patentearam uma bomba de água para regar jardins.

Mais tarde, um dos Jacuzzinhos começou a padecer de artrite reumatoide (inflamações, deformações e dores nas articulações). Cândido Jacuzzi, um dos irmãos, desenvolveu então uma bomba portátil que provocava torvelinhos na água de uma banheira, gerando uma hidromassagem de efeito terapêutico para a doença do irmão.

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Parte I - 10 Pontuação – Acentuação – Crase

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Pontuação – Acentuação – Crase

1 Introdução

A falta de observância das regras de pontuação prejudica o estabelecimento de uma comunicação rápida e eficaz. O comércio exige mensagens claras, de fácil compreensão. Cartas comerciais, relatórios administrativos que não observam com rigor os sinais de pontuação correm o risco de incompreensão.

Um leitor que não atenta para as vírgulas, pontos finais, ponto-e-vírgula, doispontos, exclamações, interrogações, reticências, parênteses acaba por fazer uma leitura malfeita, que não gera o entendimento do texto. Esse mesmo tipo de leitura, se feito em voz alta, frustra qualquer ouvinte.

Os sinais de pontuação indicam pausas e, para quem sabe ler, indicam a entonação da voz. Os sinais de pontuação ajudam a dividir o pensamento, aclarando-o, facilitando a compreensão. Embora sejam orientadores de leitura, sua razão de ser não se reduz a isto; eles são resultado da sintaxe. Assim, é possível dizer que aprende a pontuar quem conhece sintaxe gramatical. Por exemplo, as orações subordinadas são separadas das orações principais por vírgula.

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A

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A

À beça

Gumercindo Bessa (1859-1913), jornalista e jurista sergipano, foi adversário de

Rui Barbosa na Questão Acreana, em que o estado do Amazonas pretendia incorporar o território do Acre. Bessa venceu a questão em favor do Acre, apresentando argumentos irrefutáveis e numa quantidade impressionante.

Posteriormente mas não muito, Rodrigues Alves (presidente do Brasil de 1902 a 1906) diria a um cidadão que lhe apresentava um pedido com justificativas infindáveis: “O senhor tem argumentos à Bessa.” A partir daí, popularizou-se a expressão à beça com o sentido de em grande quantidade ou intensidade.

Por que os dois esses viraram cê-cedilha? Ninguém sabe.

A dar com um pau

Avoantes são aves que vêm, em grandes bandos, da África para o Brasil e pousam em algumas regiões do Nordeste, para desova. Exaustas e famintas, são mortas, aos milhares, pelos sertanejos a pauladas. Daí veio a expressão a dar com um pau com o sentido de em grande quantidade.

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9 Regulamento e Estatuto

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Regulamento e Estatuto

1 Redação

1.1 Regulamento

Regulamento é um conjunto de regras ou normas estabelecidas como necessárias a uma organização; é um regimento em que se determina o modo de direção, funcionamento e outras exigências de uma empresa, associação ou entidade, ou de um concurso.

REGULAMENTO INTERNO

DA GAIVOTA CELESTE & IRMÃOS LTDA.

1.  Do Regulamento e de sua aplicação

  1.1  A GAIVOTA CELESTE & IRMÃOS LTDA. institui o presente Regulamento Interno de Trabalho, que contém regras disciplinares que devem regular e orientar o desenvolvimento dos trabalhados de sua atividade comercial e conexas aos contratos de trabalho com seus empregados.

  1.2  Este Regulamento visa ao estabelecimento de uma forma única de disciplina interna, imprescindível ao desenvolvimento de um trabalho profícuo e satisfatório, além de ser elemento de equilíbrio social, benéfico a ambas as partes envolvidas no contrato de trabalho.

  1.3  Para a necessária compreensão e adaptação das regras contidas neste Regulamento, bem como para sua aplicação e cumprimento, a elas estão subordinados todos os que diretamente prestam serviços a esta empresa, podendo ser efetuadas alterações ou introduções por intermédio da Diretoria ou Gerência Administrativa, sem anuência dos empregados, mas com seu conhecimento.

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U

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U

Uísque

Do inglês whisky ou whiskey, que veio da abreviação de uma palavra em gaélico

(língua falada na Irlanda e na Escócia pelos celtas, povo indo-germânico): uisgebeatha, literalmente água da vida — uisge (água) + beatha (do grego bíos, vida). Agora, tente convencer o seu médico.

A palavra aguardente (água + ardente) também aparece com o sentido de

água da vida em vários idiomas, como no francês, eau-de-vie, e no italiano, acquavite, o que é explicado pela alquimia.

Tudo começou em 1300, quando o alquimista espanhol Arnau de Villanova destilou o vinho e obteve álcool, em razoável estado de pureza, pela primeira vez. O líquido foi chamado, em latim, de spiritus vini, espírito do vinho, porque os alquimistas acreditavam que o álcool seria a essência, o espírito do seu elemento original (em inglês, a palavra spirits é um nome genérico para bebidas alcoólicas destiladas). Os alquimistas achavam que o álcool era o elixir da longa vida que tanto procuravam e o chamaram de acqua vitae, água da vida em latim. Entusiasmado com sua descoberta, Villanova certa vez disse que o álcool “fortalecia o corpo e prolongava a vida”. Provavelmente estava de porre.

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17 Descrição

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17

Descrição

1 Redação

1.1 Conceito de descrição

Descrever é representar verbalmente um objeto, uma pessoa, um lugar, mediante a indicação de aspectos característicos, de pormenores individualizantes.

Na descrição, não ocorre transformação ou alteração temporal: o objeto a ser descrito permanece imóvel, inalterado. Exemplo:

Após o almoço, por volta das 13 horas, nada acontece no escritório: observo a calma, a tranquilidade, o quadro na parede, ouço o barulho da rua! (não há alteração temporal, tudo ocorre ao mesmo tempo).

Às sete da manhã o escritório está vazio; às oito, recebe os primeiros funcionários; às dez horas é uma verdadeira feira... (agora, o texto é narrativo, pois há transformação temporal).

A descrição requer observação cuidadosa, para tornar o que vai ser descrito um modelo inconfundível. Não se trata de enumerar uma série de elementos, mas de captar os traços capazes de transmitir uma impressão autêntica. Descrever é mais que apontar, é muito mais que fotografar. Impõe-se, por isso, o uso de palavras específicas, exatas.

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Parte I - 1 Relações Humanas

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Relações Humanas

1 Conceito

Relações Humanas é uma disciplina que tem por objetivo a investigação de fatos relativos ao estabelecimento de normas em vista de uma convivência melhor dos seres humanos na empresa, no lar, na escola. Vale-se sobretudo da Psicologia Humana para determinar as normas do bom relacionamento (DORIN, 1978, p. 246-247). Para

Agostinho Minicucci (1984, p. 18), “o termo Relações Humanas tem sido empregado, com frequência, para referir-se a relações interpessoais’’.

Relações Humanas é o estudo do comportamento humano e não de normas de boas maneiras (como portar-se à mesa, como viver em comunidade).

Da secretária moderna exigem-se não só conhecimentos econômicos e técnicofinanceiros, como também de comportamento interpessoal e compreensão das pessoas com quem se relaciona. Para bem compreender as pessoas, é necessário colocar-se dentro do mundo psicológico delas.

Para Williams (1972, p. 37),

“a menos que façamos uma tentativa sistemática para compreender o comportamento humano, as ações das pessoas com as quais entramos em contato não terão frequentemente nenhum significado para nós. É importante conservar em mente, no entanto, que mesmo uma extensa experiência de relações humanas e um profundo conhecimento da mecânica do comportamento não possibilitarão a um indivíduo compreender a si mesmo e/ou seus companheiros, além de certo limite’’.

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Parte I - 13 Formulários

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Formulários

1 Condições para que uma mensagem se torne informativa

As organizações só se tornam viáveis quando possuem meios apropriados para adquirir informações a respeito de si mesmas e de seu ambiente. E subsistem quando há comunicação interna e externa bem estabelecida. Suas finalidades e seus regulamentos são cumpridos à medida que processos eficazes de comunicação impulsionam-lhes o movimento na direção de metas específicas.

Para que uma mensagem se torne informativa, são necessários alguns requisitos: estar fisicamente ao alcance do receptor; ser compreensível para ele; poder ser por ele comprovada; ser de alguma utilidade para o receptor.

A informação é indispensável ao administrador como base para atingir metas e para que possa descobrir e definir áreas problemáticas que impedem a organização de atingir seus objetivos.

É por meio da informação que o administrador avalia desempenhos individuais ou coletivos, pois a eficiência do trabalho em grupo depende de informações que permitam fazer os ajustamentos necessários.

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X

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X

Xeque-mate

Do persa xāh (rei) māt (morto), através do árabe xāyh māka.

O xah (rei) persa, também através do árabe, deu no português xá e xeque, que, em inglês, é sheik. Assim, em português, diz-se que um chefe muçulmano é um xeque e não um sheik. E milk shake não é o resultado do cruzamento de xeque com vaca.

Xerox

A história da xerox começa com dois fatos ocorridos no mesmo país, Estados

Unidos, e no mesmo ano, 1906: o nascimento de Chester Carlson em Seattle e a fundação da Haloid Company, em Rochester (NY), fabricante e vendedora de papel fotográfico.

Carlson se formou em física, mas, em plena Grande Depressão, só conseguiu emprego num escritório de advocacia em Nova Iorque. Mais que advogados, o que particularmente irritava Carlson era a tortura de fazer cópias e mais cópias de documentos, através de processos fotográficos e fotostáticos, caros e lentíssimos.

Com um dinheirinho emprestado pela sogra, Carlson montou uma pequena oficina no Queens e passou três anos pesquisando como fazer cópias mais rápidas e baratas, com a ajuda do amigo Otto Kornei, um físico alemão. Em 1938, a dupla conseguiu a primeira imagem eletrofotográfica (a palavra “xerografia” ainda não existia).

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11 Aviso, Bilhete, Ordem de Serviço

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Aviso, Bilhete,

Ordem de Serviço

1 Redação

1.1 Aviso

O aviso caracteriza-se como informação, comunicado de uma pessoa para outra. Burocraticamente, é um ofício de um ministro para outro. É utilizado no comércio, na indústria, no serviço público e na rede bancária. Serve para ordenar, cientificar, prevenir, noticiar, convidar. Uma forma conhecida de aviso

é aquela em que o empregado ou empregador comunica a rescisão de contrato de trabalho e que se constitui no chamado aviso prévio.

Como uma das principais funções do aviso é comunicar com eficácia, advindo daí economia de tempo, favorecem a consecução desse objetivo o texto breve e a linguagem clara.

1.2 Bilhete

Bilhete é uma carta simples e breve, sem as fórmulas das cartas ordinárias.

É um aviso escrito em que se anota algum fato para ser levado a conhecimento de outra pessoa, mas de modo apressado. As principais modalidades são:

RR Bilhete de visita: cartão com nome impresso e com indicação da profissão e morada respectivas.

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Parte I - 3 Comunicações Organizacionais

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Comunicações Organizacionais

1 Introdução

Até os anos de 1970, a comunicação foi tratada do ponto de vista da comunicação de negócios, com ênfase na habilidade dos interlocutores e na qualidade das mensagens escritas e orais. Os anos de 1980 ampliaram esses horizontes, e os estudos de comunicação passaram a ocupar-se da perspectiva estratégica. Comunicações organizacionais, portanto. Essa ampliação da disciplina é resultado da percepção das imbricações entre discurso, comportamento e simbolismo organizacional. A comunicação, por estar comprometida com o discurso e o comportamento humano, situa-se num espaço entre ciência e arte, por onde passam a Psicologia, a Sociologia, a Antropologia, a Filosofia, a Ética, a Linguística, a Semiótica. E um dos resultados dessa nova perspectiva é a reflexão crítica sobre o discurso organizacional e a análise de seu funcionamento e de seus resultados e efeitos no âmbito interno e externo das organizações. As próprias organizações passaram a ser compreendidas como discurso.

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6 Memorando

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6

Memorando

1 Redação

1.1 Memorando

A comunicação interna utiliza-se de linguagem que se aproxima de níveis informais. Não se devem, portanto, usar preciosismos e tampouco terminologia excessivamente técnica em memorandos (memo), ou CI (Comunicado Interno). Deles devem constar:

RR Para: nome ou cargo do destinatário.

RR De: nome ou cargo do emissor.

RR Assunto ou referência: o título que resume o teor da comunicação.

RR Data.

RR Mensagem.

RR Fecho.

RR Assinatura.

Por se tratar de comunicação rotineira e corriqueira, evita-se explicar siglas e apresentar personagens envolvidos na comunicação.

Quando o memorando é distribuído em diversos departamentos, deve-se evitar colocar apenas as siglas do departamento emissor ou somente o primeiro nome do receptor das cópias. Outros procedimentos desejáveis: evitar chavões, frases feitas, adjetivações inúteis.

Memorando 

123

MEMORANDO

PARA: DEPARTAMENTO

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S

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S

Sabotar

Do francês saboter.

A palavra francesa sabot, no início do século XIV, significava pião (o brinquedo). No começo do século seguinte, ganhou o sentido de tamanco, que, depois de velho, era matéria-prima do pião.

De sabot, o francês fez, no século XVIII, o verbo saboter, chocar-se, agitar, por associação com o destino de todo pião. Posteriormente, o verbo ficou com o sentido de pisar ruidosamente com tamancos e, daí, destruir. No início do século XIX, a combinação dos sentidos de agitar e de destruir deu a saboter o significado de fazer mal e rapidamente qualquer coisa e, depois, estragar um trabalho.

Somente no final do século XIX é que saboter ganharia o significado atual, com que passaria para o português (prejudicar clandestinamente).

Safado

Do particípio do verbo safar, que provavelmente veio do espanhol zafar, desembaraçar.

Safar, além de livrar (safar-se = livrar-se), significa gastar pelo uso constante.

Daí safado ter os sentidos de gasto pelo uso (roupa safada), apagado (desenho safado, moeda safada). Popularmente no Brasil, o significado de safado se estendeu para o de desavergonhado, devasso, imoral.

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Parte I - 12 Serviços da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos

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Serviços da Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos

1 Observação

Para uso adequado dos serviços postais, é necessário que a secretária conheça os serviços que a Empresa Brasileira de Correios e Telégrafos (EBCT) oferece.

Em primeiro lugar, o endereço deve estar corretamente grafado: nome do destinatário, rua, número e CEP. Certifique-se ainda de que tudo foi selado de acordo com a tarifa estabelecida e de que todos os volumes estão acondicionados segundo normas dos Correios.

Para sua carta chegar mais rapidamente ao destino, observe as seguintes normas: o selo no canto superior direito; o se houver mais de um selo, utilize a parte lateral direita superior do envelope; o endereço no centro do envelope, com uma informação em cada linha (na primeira linha, escreva o nome do destinatário; na segunda, a rua e o número; na terceira, a cidade e a sigla do Estado); o número do CEP; o não use cola em excesso; o use envelope de tamanho padronizado.

O CEP possibilita a identificação imediata do endereço e a distribuição da correspondência com maior rapidez.

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