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Capítulo 6. Tipos de Reunião

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CAPÍTULO

6

Tipos de Reunião

Percebemos até aqui que por um

recorte multidisciplinar, percorrendo várias disciplinas que compõem o espectro organizacional

(como administração do tempo, negociação, processo decisório, sistemas de informação, liderança, trabalho em equipe etc.), podemos desenhar um cenário que retrate como as reuniões de trabalho influenciam a vida das pessoas e das empresas, sejam elas partícipes nos níveis estratégico/ tático/operacional das empresas ou clientes externos diversos.

Um fato primordial que se deve ter em conta quando se fala em reuniões reside em que a cultura geral sobre o assunto divide a reunião em dois tipos extremos:

• Colaborativas, geralmente compostas de pessoas que atuam no ambiente interno das organizações e onde se busca a resolução de problemas e conflitos, ou que tentam mobilizar os colaboradores para a indicação de inovações que provoquem mudanças estratégicas, táticas ou operacionais.

• de Negociação, em que os elementos envolvidos geralmente estão em lados opostos, vivendo conflitos ou dilemas, buscando avaliar alternativas e propostas que permitam o alcance do chamado “mínimo denominador comum”. Podem ser patrocinadas igualmente entre pessoas que compõem o ambiente interno ou que envolvem

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Capítulo 11. Participando da Reunião

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CAPÍTULO

11

Participando da Reunião

Estar presente com alguma

antecedência no local da reunião pode lhe render frutos. Os atrasados interrompem os trabalhos, distraem os participantes e podem ser alvo de pilhérias, gerando digressões e perturbando o clima de partida.

Chegar mais cedo possibilita uma avaliação totalizante do ambiente.

Não havendo marcação de assento, a escolha de lugar é sempre interessante. Mantenha-se diante do líder, em posição de ser visto e ouvido por todos. Aprecie as facilidades do ambiente e mentalize sua apresentação, procurando fazê-lo de olhos fechados, reforçando a memorização.

Dirija-se unicamente aos participantes, esboçando um sorriso. Aos que já fazem parte do seu relacionamento dirija palavras que o façam lembrar um bom momento vivido juntos. Não alugue ninguém, e, havendo tempo, dedique-se a uma releitura do seu material e das perguntas premeditadas que você dirigirá aos diferentes participantes. Não esqueça dos cartões de visita. Distribua-os aos participantes com os quais está tendo o primeiro contato.

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Capítulo 12. Fechando a Reunião

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Fechando a Reunião

Antes de encerrar, certifique-se de que o ambiente foi de total cooperação e proatividade. Caso positivo, e em situações em que o grupo está “fechado” em torno de propósitos comuns – e ainda se o tempo não estiver se transformando de aliado em inimigo –, dê espaço para que se avalie a reunião em termos de objetivos propostos e atingidos, além de comentários e sugestões adicionais.

Porém, se a reunião foi de certa forma “pesada”, muito cuidado com o chavão “alguém deseja acrescentar algo ?...” Pronto, é a senha para mais falatório, perda de tempo e chateação, e o risco de sua reunião não fechar. Portanto, chamamos a atenção para se ter muito cuidado. Na dúvida, se todos os assuntos foram discutidos, houve um certo consenso em torno das soluções encontradas, o plano de ação foi bem definido e você tem a convicção de que a reunião não produzirá nada mais além do que já se obteve até então, agradeça a presença e a colaboração de todos e encerre a reunião peremptoriamente!

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Capítulo 10. Planejando a Reunião

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CAPÍTULO

10

Planejando a Reunião

Se a reunião é inevitável, ela deve considerar os seguintes aspectos, com vistas à obtenção dos resultados esperados:

• Abrangência do assunto: se de fato os pontos que serão abordados no decorrer da reunião são de sua alçada e dos demais participantes.

• Relevância do assunto: se tudo o que será debatido está dentro de uma importância lógica ou se se devem retirar da pauta alguns itens que podem ser resolvidos de outra forma a fim de não desviar os participantes do que é prioritário e que geram perda de tempo.

Lembre-se da matriz Urgente  Importante.

10.1 a “iNfOrmaÇãO” é bOa?

Diante do enorme volume de informações geradas a todo momento, devemos estar atentos à qualidade das informações que nos chegam, ou seja: se a fonte é fidedigna e se os dados que estão sendo repassados ou gerados são de fácil comprovação.

Embora muitos de nós estejamos naturalmente propensos a partir do

“princípio da veracidade” ao recebermos um feedback ou notícia sobre um novo evento, cautela e caldo de galinha não fazem mal a ninguém.

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Capítulo 13. Avaliando a Reunião

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CAPÍTULO

13

Avaliando a Reunião

Ao retornar ao seu ambiente de trabalho,

esforce-se para produzir a memória da reunião. A ata que poderá lhe chegar, remetida pelo líder, quase sempre é trabalhada administrativamente, permeada por uma abordagem generalista, isenta das especificidades das áreas de atuação de cada participante.

Procure desenvolver a memória, priorizando as decisões tomadas, registrando aspectos que possam reforçar a qualidade dos desdobramentos.

Composta a memória, identifique as implicações para o ambiente interno do seu órgão e nas relações com outros órgãos. Anote ações que a seu juízo devam compor os movimentos iniciais.

Reúna sua equipe e dê ciência da memória reforçando as decisões, colocando em apreciação suas ações iniciais. Evite divulgar informações que gerem fofocas e ampliem as diferenças pessoais, trazendo perturbações ao ambiente.

As ações ajustadas devem compor um pequeno plano de ação, com responsáveis, responsabilidades e prazos claramente definidos. Delegue aos seus colegas as atividades necessárias para o cumprimento das tarefas e dos prazos.

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