Gestão de eventos em lazer e turismo

Autor(es): Watt, David C.
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1. Introdução aos Eventos

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Capítulo

1

Introdução aos Eventos

O dicionário define evento como sendo “qualquer coisa que aconteça, diferentemente de qualquer coisa que exista” ou “uma ocorrência, especialmente de grande importância”. Essas definições especificam o assunto deste texto – eventos – como coisas importantes que acontecem. As definições são bastante amplas, mas devem ser abrangentes para permitir sua universalidade, inata no caso do campo de lazer e turismo, que será abordado a seguir. Podemos tratar desde eventos realizados em pequenas comunidades até espetáculos internacionais com participantes de todo o mundo.

Outras definições:

Um evento especial é um fato que ocorre uma vez na vida, voltado a atender necessidades específicas em um determinado momento.

Os eventos de comunidades locais podem ser definidos como atividades estabelecidas para envolver a população local em uma experiência compartilhada, visando seu benefício mútuo.

(Wilkinson)

Ou ainda, tomemos a definição de Goldblatt:

Um evento especial reconhece um momento único no tempo, com cerimônia e ritual, para satisfazer necessidades específicas.

 

2. Gestão

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Capítulo

2

Gestão

Existe um ditado anônimo que diz:

Gerenciar é a arte de fazer com que os outros trabalhem.

O bom gerenciamento é muito importante para o sucesso da organização de eventos locais ou internacionais e a implementação eficaz de princípios e práticas sólidos de gestão organizacional e individual é fundamental. Segundo os dicionários, gerenciar significa: conduzir, dirigir, controlar, liderar, lidar, auxiliar e treinar. Gerenciamento é fazer com que as coisas aconteçam, por intermédio de pessoas eficazes e processos eficientes.

O famoso autor da área de gestão, Peter F. Drucker, definiu um gestor como sendo “alguém que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que ofereça mais do que a soma dos recursos nela investidos”.

Mais uma vez se enfatiza que a unidade de propósitos é a meta da boa gestão, o que já havíamos identificado como sendo vital para qualquer evento de sucesso. No início de qualquer trabalho devemos definir a unidade de propósitos como sendo um de nossos objetivos-chave e, para obtê-la por meio do bom gerenciamento, devemos levar em consideração e empregar alguns conceitos centrais.

 

3. Organização e Comunicação

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Capítulo

3

Organização e Comunicação

Estes dois conceitos – organização e comunicação – receberam um capítulo específico em função de sua grande importância. A organização e a comunicação são fundamentais para o processo de gerenciamento de eventos e, portanto, devem ser estudadas profundamente pelo profissional ou estudante.

Organização

Podemos considerar organização como sendo a definição das atividades especiais a serem realizadas rumo aos objetivos finais; a articulação dessas atividades em estruturas relevantes; a alocação da realização dos objetivos, por meio dessas atividades, para grupos ou indivíduos apropriados.

Os gerentes precisam compreender as organizações, pois estas fornecem a estrutura dentro da qual os indivíduos podem cooperar para conquistar aquilo que não seria possível por conta própria. A organização é a forma pela qual os ideais e as metas se tornam realidade. A elaboração de uma estrutura e a definição de quem faz o quê serão passos fundamentais na realização de um evento.

 

4. Recursos Financeiros

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Capítulo

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Recursos Financeiros

Um evento não será bem-sucedido sem suporte financeiro. O maior erro, e talvez o mais comum, é comprometer-se com a realização sem a garantia prévia dos recursos financeiros necessários, gerando um desgaste durante todo o processo, e levando a uma baixa qualidade (orçamento baixo) e, possivelmente, ao fracasso do evento. Na verdade, ele pode até ser cancelado em algum momento, deixando todos com uma má impressão.

Dois pontos importantes:

• Às vezes, é melhor suspender um evento no início, do que insistir e apresentar um fracasso, gerando uma imagem negativa para sua organização.

• Nem todos os eventos necessitam de uma grande soma de dinheiro para ter sucesso, especialmente os locais.

Entretanto, lembre-se de que, se houver despesas a pagar, é melhor garantir que isso possa ser feito já no início. Para verificar esse fator, as finanças devem ser um elemento-chave em qualquer estudo de viabilidade, talvez o mais importante. Na verdade, pode valer a pena fazer um estudo separado da viabilidade financeira, verificando-o mais de uma vez, em função de sua importância.

 

5. Marketing

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5

Marketing

É possível que o termo marketing seja um dos mais utilizados e menos compreendidos em muitas situações de gerenciamento, incluindo os eventos. O mais importante é que todos os envolvidos tenham muito claro que o marketing é uma abordagem, e não apenas um conceito, devendo ser um método que permeia a organização como um todo e não somente uma declaração de intenções ou uma afirmação com relação à promoção. O processo de gerenciamento de projetos deve ser dominado, em seu conjunto, pelo desejo de oferecer um evento a todas as partes interessadas, não somente a espectadores e participantes, mas também a patrocinadores, mídia, VIPs, equipe, anunciantes e público.

Existem muitas definições de marketing:

O marketing é um processo integrado de produção, distribuição e venda de bens e serviços. (fonte desconhecida)

O marketing é um esforço integrado, necessário para descobrir, criar, estimular e satisfazer as demandas do consumidor – de lucratividade. (The Institute of Marketing)

 

6. Avaliação de Eventos

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Capítulo

6

Avaliação de Eventos

É fundamental que cada evento, seja pequeno ou grande, tenha um processo de avaliação criterioso, que deve ser desenvolvido ao final (somativo) e durante (formativo) a sua realização.

Durante o desenvolvimento do projeto, o processo costuma ser chamado de controle ou monitoramento, mas, na verdade, constitui uma avaliação permanente dos erros e acertos, sendo muito importante para garantir que o desembolso financeiro e a ação estejam bem direcionados e em dia.

As responsabilidades por esse processo de monitoramento devem ser delegadas a indivíduos ou grupos capacitados, mas consideradas como responsabilidade conjunta de todos os participantes da organização. Os mecanismos para esse controle podem ser uma auditoria financeira formal ou uma conversa informal entre colegas. Melhor ainda, um bom processo de avaliação deve utilizar realmente todos os métodos possíveis para garantir que o projeto não perca o foco.

A avaliação final também é importante e deve ser desenvolvida sempre. O grau de formalidade irá variar de acordo com a situação, indo dos simples questionários até pesquisas de mercado encomendadas a profissionais especializados; e de uma discussão entre colegas até uma longa série de sessões de instrução a todos os níveis da equipe. Embora os mecanismos possam variar, o princípio é o mesmo: a avaliação final é vital e deve ser realizada.

 

7. Práticas de Gestão de Eventos

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Capítulo

7

Práticas de

Gestão de Eventos

Este capítulo descreve alguns casos de organização de eventos, assim como dispositivos e procedimentos para a sua implementação prática. Os primeiros seis capítulos já apresentaram estruturas gerenciais, organizacionais e financeiras que devem ser consideradas. Aqui, ilustraremos a forma como o processo é desenvolvido, apresentando estudos de caso e métodos utilizados por profissionais em atividades concretas.

Os dados apresentados foram obtidos a partir de diversas fontes; muitos deles foram elaborados por mim, outros foram produzidos por pessoas que trabalham na área. Todas as autorias estão devidamente registradas, mas devo agradecer sinceramente a cada indivíduo e organização por permitir que seu trabalho seja publicado, contribuindo com outros profissionais e estudantes na busca de excelência na produção de eventos. Este capítulo visa a apresentar a boa prática bem como dados reais àqueles que trabalham com eventos, para que tais experiências possam ser adequadamente adaptadas à sua própria situação.

 

8. Fontes de Auxílio, Assessoria e Apoio

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8

Fontes de Auxílio,

Assessoria e Apoio

Muita gente entra em contato com a gestão de eventos quase que por acidente, através de envolvimento voluntário ou de uma mudança de atividade profissional. Estas últimas talvez sejam tão numerosas quanto aquelas que ingressam voluntariamente no ramo. É comum que qualquer um que entre para a organização de eventos se sinta, pelo menos inicialmente, confuso e solitário. Isto se deve à escassez de formação e também ao sentimento de insegurança que caracteriza a área (“será que eu fiz alguma coisa errada?”). É difícil obter mais informações, mesmo daquelas pessoas muito envolvidas na atividade. Esta é a razão pela qual decidi escrever um livro. A falta de informação se deve, em parte, ao fato de que muitos eventos deixam poucos registros escritos que possam ser repassados, e também porque muitas das experiências ainda são individuais.

Lembre-se, contudo, que poucos são os projetos totalmente novos ou originais. É muito provável que alguém já tenha feito algo semelhante ao seu empreendimento, quando não a mesma coisa. Identificar estas pessoas e trazê-las para trabalhar consigo torna a sua tarefa muito mais fácil e, provavelmente, muito mais bem-sucedida. É sempre melhor aprender com os erros de outros, ao invés dos seus próprios. Reserve um tempo para escutar; a maioria dos organizadores de eventos conta os detalhes de sua experiência com satisfação. Seria uma atitude tola negligenciar tal conhecimento.

 

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