Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial, 21ª edição

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Diferentemente dos textos convencionais que tratam das atividades de O&M, deixando relativo vazio na parte de organização, este livro foi desenvolvido segundo um enfoque gerencial, considerando básico que os executivos e profissionais das empresas adotem a atividade de sistemas, organização e métodos como um instrumento facilitador do processo decisório, bem como das decisões tomadas e do controle e avaliação dos resultados obtidos.
Dividido em quatro partes e 16 capítulos, trata dos sistemas administrativos voltados para o processo decisório, bem como explana um modelo de desenvolvimento e implementação da estrutura organizacional nas empresas. Outros assuntos abordados no texto são: tipos de departamentalização, delegação, descentralização e centralização nas empresas, levantamento, análise, desenvolvimento e implementação dos sistemas administrativos, técnicas de representação gráfica, formulários, arranjo físico, manuaisadministrativos, desenvolvimento organizacional, atribuições e atuações do profissional de sistemas, organização e métodos. Há ainda, no livro, exercícios e casos que possibilitam aplicação prática do texto.
Livro-texto para as disciplinas Organização e Métodos, Organização Empresarial, Sistemas Administrativos, Rotinas e Procedimentos Administrativos, Sistemas de Informações Gerenciais, Modelos de Gestão, Estrutura Organizacional, bem como leitura complementar para a disciplina Teoria Geral da Administração. Leitura de atualização e reciclagem profissional.

17 capítulos

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PARTE I — 1 Sistemas administrativos

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Sistemas administrativos

“Toda a arte é uma questão de seleção pela qual encontramos a agulha da verdade no palheiro da experiência.”

Thomas Rogers

1.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos da Teoria de

Sistemas, que servirão de base para o perfeito entendimento dos assuntos abordados neste livro.

Este é um capítulo com forte abordagem teórica, mas se torna necessário, para enquadrar o leitor no contexto da Teoria de Sistemas, a qual proporcionou toda a sustentação para os estudos inerentes a sistemas, organização e métodos nas empresas.

No fim deste capítulo, o leitor poderá responder a algumas perguntas, tais como:

• Qual a conceituação de sistemas?

• Qual sua importância para os executivos, em seus trabalhos nas empresas?

• Quais seus aspectos básicos?

• Como foi a evolução dos estudos de sistemas?

• Quais as contribuições específicas da Teoria de Sistemas para o analista de sistemas, organização e métodos?

 

PARTE I — 2 Sistema de informações gerenciais

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2

Sistema de informações gerenciais

“Nenhum sistema é melhor do que as pessoas que vão operá-lo.”

Autor desconhecido

2.1 INTRODUÇÃO

O executivo, em suas tarefas diárias, tem de ajustar os dados, pois, em geral, esses nunca são insuficientes ou abundantes de forma absoluta; o que ocorre é a escassez de alguns dados relevantes e o excesso de outros dispensáveis.

À medida que aumenta a complexidade interna na empresa e no ambiente em que ela atua, o processo de tomada de decisão tende a tornar-se, também, mais complexo. Para atender a essa situação de maneira adequada, os executivos necessitam de sistemas de informação eficientes e eficazes, que processem o grande volume de dados gerados e produzam informações válidas.

É importante salientar que essas informações devem propiciar a identificação dos problemas e das necessidades organizacionais nos vários níveis da empresa – estratégico, tático e operacional –, bem como fornecer subsídios para avaliar o impacto das diversas decisões a serem tomadas pelos executivos das empresas. Entretanto, nem sempre esse ideal tem sido obtido, apesar do volume de recursos aplicados à concepção e à operação desses sistemas.

 

PARTE II — 3 Estrutura organizacional

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Estrutura organizacional

“Toda civilização flutua e conhece picos e declínios.

Os melhores trabalhos são produzidos depois que um pico for atingido.”

Yasunari Kawabata

3.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentadas algumas considerações básicas a respeito da estrutura organizacional.

A estrutura organizacional é um instrumento essencial para o desenvolvimento e a implementação do plano organizacional nas empresas.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas perguntas, a saber:

• Como delinear a estrutura organizacional da empresa?

• Como a estrutura organizacional pode contribuir para o alcance dos objetivos da empresa?

• Quais os principais aspectos a serem considerados no delineamento e implantação da estrutura organizacional?

• Como pode ser avaliada uma estrutura organizacional?

3.2  ESTRUTURA ORGANIZACIONAL

A estrutura organizacional deve ser delineada de acordo com os objetivos e as estratégias estabelecidos, ou seja, a estrutura organizacional é uma ferramenta básica para alcançar as situações almejadas pela empresa.

 

PARTE II — 4 Departamentalização

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Departamentalização

“Uma meia verdade aprendida por nós próprios vale mais do que a plena verdade ouvida de outros.”

Sarvepalli Radhakrishnan

4.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados os aspectos básicos da departamentalização das empresas.

A departamentalização pode ser considerada, entre todos os componentes e subcomponentes de estrutura organizacional, como o mais conhecido pelos executivos e funcionários das empresas, embora ainda ocorram sérios desconhecimentos quanto à sua melhor aplicação.

Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais.

A estrutura organizacional é representada graficamente pelo organograma, que, entretanto, não apresenta todos os aspectos da estrutura organizacional.

Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional.

 

PARTE II — 5 Linha e assessoria

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Linha e assessoria

“Nem sempre o mundo consegue entender a profissão de fé de alguém, mas nunca deixa de compreender o serviço realizado.”

Jan MacLaren

5.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos inerentes às atividades de linha e de assessoria de uma empresa.

Esse não é um assunto a que as empresas têm proporcionado a importância devida. Entretanto, quando o analista de sistemas, organização e métodos efetua estudo desse assunto, a empresa pode ficar numa situação mais adequada para desenvolver as suas atividades.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas questões, tais como:

• O que representam as atividades de linha e de assessoria para as empresas?

• Quais as diferenças entre esses dois tipos de atividades nas empresas?

• Quais os conflitos que podem ocorrer entre os profissionais alocados nas unidades organizacionais de linha e de assessoria?

• Como a empresa pode melhor utilizar as atividades de linha e de assessoria?

 

PARTE II — 6 Atribuições das unidades organizacionais

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Atribuições das unidades organizacionais

“Só diante de certas coisas perdidas percebemos que elas, um dia, foram nossas.”

Mauro Motta

6.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos de mais um item componente da estrutura organizacional.

As atribuições das unidades organizacionais representam uma forma de consolidar e representar, formalmente, todas as responsabilidades da unidade considerada.

É evidente que esse item componente da estrutura organizacional aparece no sistema de responsabilidades, conforme apresentado no Capítulo 3 – seção

3.3.1.1 – pelo princípio da maior predominância, mas o referido componente, também considera os outros sistemas evidenciados – autoridades, comunicações e decisões – em menor escala.

Salienta-se que essa observação quanto ao princípio de maior predominância é válida para todos os outros componentes de estrutura organizacional.

No fim deste capítulo, o leitor poderá responder a algumas perguntas, tais como:

 

PARTE II — 7 Delegação, centralização e descentralização

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Delegação, centralização e descentralização

“As pessoas com superabundância de posse e excesso de poder sempre acabaram como objeto do ridículo.”

Charles Chaplin

7.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são abordados os principais aspectos da delegação, da descentralização e da centralização, que são assuntos que podem facilitar, ou prejudicar, os trabalhos de supervisão e da coordenação numa empresa.

Fica evidente a necessidade de adequado conhecimento de seus conceitos, vantagens e precauções na utilização, para que a empresa possa tirar o máximo de proveito de cada situação.

No fim deste capítulo, o leitor poderá responder a algumas importantes perguntas, tais como:

• Qual o conceito de delegação e como ela pode ser utilizada de forma otimizada pela empresa?

• quais os conceitos de descentralização e centralização nas empresas?

• quais as principais vantagens de cada um desses assuntos?

• quais as principais precauções na utilização de cada um desses assuntos?

 

PARTE II — 8 Amplitude de controle e níveis hierárquicos

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Amplitude de controle e níveis hierárquicos

“Quase tudo o que você fizer será insignificante, mas é muito importante que o faça.”

Mohandas K. Gandhi

8.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados os principais aspectos inerentes à amplitude de controle e aos níveis hierárquicos nas empresas.

Se o analista de sistemas, organização e métodos desenvolver adequado e racional estudo inerente a esses dois assuntos, estará proporcionando, no mínimo, uma estrutura organizacional mais barata para a empresa.

Conforme vai ser apresentado neste capítulo, existe uma relação inversa entre esses assuntos, ou seja, a amplitude de controle é maior nos níveis hierárquicos inferiores.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas perguntas, tais como:

• Como o analista de sistemas, organização e métodos pode otimizar a estrutura organizacional por meio da adequada análise da amplitude de controle?

• Idem, com referência aos níveis hierárquicos.

 

PARTE III — 9 Metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativos

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Metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação de métodos administrativos

“Cuidado com a pessoa que sabe a resposta antes de ouvir a pergunta.”

Oren Harriz

9.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo é estudado o importante aspecto da metodologia de levantamento, análise, desenvolvimento e implementação dos métodos administrativos, ou seja, está-se considerando o “M” da atividade de O&M – Organização e Métodos – nas empresas.

Não se pretende afirmar que as fases apresentadas sejam as únicas que o analista deverá seguir; entretanto, pode-se afirmar que o conhecimento das principais fases a serem seguidas é de suma importância para o adequado desenvolvimento dos trabalhos entre a área de sistemas, organização e métodos e a área dos usuários.

Nessa situação, devem conhecer essa metodologia os seguintes profissionais das empresas:

• o(s) analista(s) de sistemas, organização e métodos;

• o(s) executivo(s) responsável(eis) por sistemas, organização e métodos; e

 

PARTE III — 10 Técnicas de representação gráfica

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Técnicas de representação gráfica

“O campo dos sistemas é parte essencial do trabalho do administrador.

Todo dirigente é responsável pelos procedimentos que seus subordinados adotam.”

William R. Dill

10.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, é analisada a importante técnica da representação gráfica, que permite esquematizar e visualizar os sistemas de forma racional, clara e concisa, facilitando seu entendimento geral por todos os envolvidos.

Entre as técnicas de representação gráfica, a mais usada pelo analista de sistemas, organização e métodos é a do fluxograma.

Por meio dos fluxogramas, o analista de sistemas, organização e métodos pode representar os vários fatores e as variáveis que ocorrem no sistema, os circuitos de informações correlacionadas ao processo decisório, bem como as unidades organizacionais envolvidas no processo.

Métodos administrativos são os meios manuais, mecânicos ou eletrônicos pelos quais as operações administrativas individuais e/ou das unidades organizacionais são executadas.

 

PARTE III — 11 Formulários

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Formulários

“O saber sem o pensamento é trabalho perdido; o pensamento sem o saber é perigoso.”

Confúcio

11.1 INTRODUÇÃO

O formulário é um importante meio de comunicação, transmissão e registro de informações, principalmente as baseadas em dados quantitativos.

Tanto o usuário, quanto o analista de sistemas, organização e métodos devem saber que formulário é um assunto a ser tratado com muita atenção, pois os sistemas são apoiados por documentos cuja clareza, formato e conteúdo tornam esses documentos eficientes e eficazes, contribuindo de forma fundamental para o bom funcionamento dos sistemas e métodos administrativos.

A necessidade dos formulários pode ser justificada em função dos seguintes fatores:

• a importância dos dados e informações, pois a sobrevivência de uma empresa pode depender de ter os dados ou as informações certos, na hora certa, e de utilizá-los rápida e corretamente;

• as exigências legais e governamentais, pois a empresa, como sistema, recebe influências de seu ambiente, e um dos principais fatores de influência é o governo na geração de formulários, inerentes aos decretos, às leis e aos regulamentos estabelecidos;

 

PARTE III — 12 Arranjo físico

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12

Arranjo físico

“As ideias não se conservam.

É preciso fazer alguma coisa por elas.”

Alfred North Whitehead

12.1 INTRODUÇÃO

Principalmente pela evolução tecnológica aplicada nas empresas, o estudo de arranjo físico ou layout tem assimilado importância maior.

A preocupação principal neste capítulo é a abordagem dos aspectos básicos do arranjo físico nos escritórios, o que está de acordo com as atividades profissionais do analista de sistemas, organização e métodos.

O arranjo físico adequado proporciona para a empresa maior economia e produtividade, com base na boa disposição dos instrumentos de trabalho e por meio da utilização otimizada dos equipamentos de trabalho e do fator humano alocado no sistema considerado.

O arranjo físico apresenta um dinamismo correlacionado à evolução dos sistemas, bem como ao aprimoramento técnico-profissional dos funcionários alocados no sistema considerado. Portanto, representa um assunto para o qual o analista de sistemas, organização e métodos deve proporcionar forte atenção.

 

PARTE IV — 13 Manuais administrativos

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Manuais administrativos

“O passado nunca morre.

Você o esquece e vive o presente; mas lá está ele, esperando o regresso.”

Corey Ford

13.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são analisados os aspectos básicos dos manuais administrativos, que consolidam e criam condições de apresentação e entrega aos usuários dos sistemas desenvolvidos pela equipe de sistemas, organização e métodos da empresa.

Manual é todo e qualquer conjunto de normas, procedimentos, funções, atividades, políticas, objetivos, instruções e orientações que devem ser obedecidos e cumpridos pelos executivos e funcionários da empresa, bem como a forma como esses assuntos devem ser executados, quer seja individualmente, quer seja em conjunto.

Não se consideram, neste capítulo, as divulgações das informações por meio de memorandos, circulares etc., que são, apenas, instrumentos que servem para informações normalmente mais instáveis, enquanto os manuais estão mais preocupados em divulgar, pela empresa, aspectos mais estáveis que, geralmente, estão correlacionados com a estrutura organizacional e seus métodos, rotinas e procedimentos administrativos básicos.

 

PARTE IV — 14 Controle e avaliação

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Controle e avaliação

“Se pudéssemos saber, em primeiro lugar, em que ponto nos encontramos e até que ponto avançaremos, estaríamos em melhores condições para julgar o que fazer e como fazê-lo.”

Abraham Lincoln

14.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são abordados os aspectos básicos da função controle e avaliação inerentes ao sistema de informações gerenciais (Parte I deste livro

– “Sistemas”), à estrutura organizacional (Parte II – “Organização”) e das rotinas, métodos e procedimentos administrativos (Parte III – “Métodos”).

A todo processo de controle, o analista de sistemas, organização e métodos deve efetuar, e sempre, a avaliação dos resultados apresentados. Portanto, embora nem sempre apareça o termo avaliação quando dos comentários dessa função administrativa, fica evidente a consideração automática. Esse mesmo comentário vale em relação ao termo controle.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas perguntas, tais como:

 

PARTE IV — 15 Mudança planejada

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Mudança planejada

“Tenho em mim que existe em todos os homens uma oposição inata contra qualquer coisa que eles próprios não hajam sugerido.”

Barnes Wallis

15.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são apresentados alguns aspectos da metodologia administrativa denominada desenvolvimento organizacional, a qual é, costumeiramente, chamada DO.

A necessidade de se estudar DO prende-se ao fato de o analista de sistemas, organização e métodos ter de conhecer determinados instrumentos que possam minimizar os tipos básicos de resistências às mudanças. E, considerando os assuntos tratados neste livro, podem ocorrer determinadas resistências à implantação dos sistemas de informações, da estrutura organizacional e/ou dos métodos administrativos.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas perguntas, tais como:

• o que é desenvolvimento organizacional ou aplicação da mudança organizacional de forma planejada, e qual sua importância para o analista de sistemas, organização e métodos?

 

PARTE IV — 16 Profissional de sistemas, organização e métodos

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Profissional de sistemas, organização e métodos

“O comportamento de uma empresa depende muito mais do desempenho dos homens que a compõem, do que da excelência de seus manuais ou de sua organização.”

Hélio Beltrão

16.1 INTRODUÇÃO

Neste capítulo, são abordadas as habilidades e as atividades básicas inerentes ao profissional de sistemas, organização e métodos.

É de suma importância que o analista de sistemas, organização e métodos esteja enquadrado nessas especificações, para o adequado desenvolvimento dos trabalhos.

E, como reforço à melhor atuação do profissional, é necessário que a área de sistemas, organização e métodos tenha uma filosofia de atuação, perante os vários usuários da empresa, de maneira adequada. Portanto, são apresentados os aspectos básicos para a empresa tirar o melhor proveito possível de sua equipe de sistemas, organização e métodos.

No fim deste capítulo, o leitor estará em condições de responder a algumas perguntas, tais como:

 

Glossário

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Glossário

“Um bom aforismo é a sabedoria de um livro inteiro condensado em uma frase.”

Theodor Fontane

A seguir, são apresentadas as definições básicas dos principais termos utilizados neste livro.

Ao abordar algum conceito básico, partiu-se da própria bibliografia, cujos principais autores foram mencionados, juntamente com suas ideias, no decorrer do livro. Também se trabalhou com definições próprias, que, no entender do autor, se apresentam como válidas.

Salienta-se que a pesquisa bibliográfica evidenciou que, acima de diferenças semânticas e terminológicas, existem profundas divergências conceituais e que não se pretendeu saná-las no presente livro, por escapar aos objetivos propostos.

Adaptação do sistema: habilidade do sistema em se modificar – adaptação passiva – e/ou a seu ambiente – adaptação ativa –, quando, pelo menos, um deles se altera.

Área Estratégica de Negócios (AEN): parte ou segmento do mercado com o qual a empresa, por meio de suas

 



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