Introdução à administração, 6ª edição

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Um dos campos do conhecimento que mais têm evoluído nas últimas décadas, quer quanto ao montante de suas novas conquistas teóricas, quer quanto às correspondentes técnicas desenvolvidas para aplicação, é o da Administração. Embora o advento da administração científica, através das contribuições de Taylor e Fayol, seja relativamente recente, observou-se, sobretudo após a Segunda Grande Guerra, uma expressiva multiplicação de novos desenvolvimentos teóricos, que culminaram com a abordagem sistêmica e suas mais recentes ramificações.
Os desdobramentos resultantes da profusa produção científica de Administração exigem que os textos básicos de ensino da disciplina não só incorporem as contribuições mais recentes, como também assimilem as linhas mestras das tendências mais atuais, no sentido de que o próprio ensino da matéria, ainda que em nível introdutório, seja estruturado a partir delas. É exatamente aqui que reside o mérito mais significativo deste livro-texto, estruturado a partir da teoria sistêmica, principalmente na parte em que aborda, uma a uma, as grandes áreas funcionais da empresa.
A obra está organizada em quatro partes. A primeira trata de uma introdução geral à administração, em que são focalizados temas como a importância da administração, sua evolução histórica como ciência e as diferenças fundamentais entre o trabalho individual e em grupo. Na segunda parte focalizam-se as grandes áreas funcionais da empresa. Inicia-se com uma descrição da função produção e de seus correspondentes subsistemas, para a seguir cuidar das funções financeiras de marketing e de recursos humanos. A terceira parte examina o processo empresarial, onde são destacados o processo de gerenciamento e suas funções principais, relacionadas ao planejamento, à organização e ao controle. Finalmente, a quarta parte trata da empresa. Aqui são vistas as formas de propriedade e de aquisição entre empresas, a expansão da empresa e o ambiente organizacional.
Livro-texto para a disciplina INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO, dos cursos de Administração, Ciências Contábeis e Economia. Obra recomendada para cursos especiais de Administração de Empresas.

 

18 capítulos

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Parte I - 1 Importância da Administração

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1

Importância da

Administração

Administrar é um processo integrativo da atividade organizacional que permeia nossa vida diária. A necessidade de administrar surge do confronto entre as variáveis que compõem uma atividade formalmente estruturada, como recursos materiais e humanos, tecnologia, restrições ambientais, entre outros.

A administração não está confinada apenas a setores produtivos de bens e serviços. Até mesmo um núcleo familiar requer certo grau de administração.

Quanto maior o nível de complexidade de atividade definida pelo grupo formal, maior a necessidade de aplicar os conhecimentos da ciência administrativa.

A teoria das organizações amplia de forma considerável a tipologia das organizações: as de transformação – fábricas; as de serviços – hospitais, bancos etc.; as assistenciais – igrejas, ONGs. Há objetivos únicos, múltiplos, coletivos, pessoais. Há organizações temporais e outras permanentes, sem perder de vista a classificação por tamanho e poder econômico, intensa em tecnologia, em capital humano etc.

 

Parte I - 2 A Linha do Tempo e a Teoria Administrativa

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A Linha do Tempo e a

Teoria Administrativa

Onde se inicia a história da administração é puramente uma questão de escolha. Podemos, por exemplo, começar pela Antigüidade, Idade Média ou Renascimento; outros preferem iniciar pela Revolução Industrial.

A Antigüidade caracteriza-se por ter sido uma época particularmente profícua para as ciências. Seus pensadores e filósofos criaram e desenvolveram muitas áreas do conhecimento humano, com tal profundidade que até hoje se fazem sentir os efeitos de seus trabalhos.

No que se refere à administração, nunca foram encontradas obras que comprovem seu desenvolvimento na Antigüidade. Entretanto, a construção de uma pirâmide, a estrutura de uma cidade como Atenas e a administração de um império tão vasto como o Império Romano certamente revelam conhecimentos de administração.

É difícil compreender, à primeira vista, por que a administração não recebeu igual tratamento na época; porém, a realidade social contemporânea torna mais fácil a compreensão desse fenômeno. Predominava, nessa época, forte preconceito em relação ao trabalho, a tal ponto que era considerado uma atividade desprezível.

 

Parte I - 3 Trabalho Humano

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Trabalho Humano

Todo ato humano é, em geral, um trabalho. Nesse conceito muito amplo incluem-se atividades involuntárias e próprias do organismo, na área fisiológica, e também as atividades voluntárias, desde os simples gestos e movimentos até os mais elaborados processos intelectuais. No sentido econômico e social, o trabalho pode ser definido como o emprego que faz o homem de suas forças físicas e mentais, para a produção de riquezas.

Se quisermos definir uma linha de tempo da evolução do trabalho desde a

Antigüidade até nossos dias, sem que isso signifique acompanhamento cronológico na História, poderíamos limitar-nos a um estudo das diferentes etapas por que passou o trabalho em sua evolução progressiva do nível inferior para o nível superior na escala de interesse dos estudiosos do assunto do mais imperfeito para o mais perfeito, dentro do aspecto de qualidade e do mais simples até o mais sofisticado, do ponto de vista tecnológico. As diferentes épocas por que vem passando o mundo caracterizam-se pela predominância de determinados tipos de trabalho, o escravo, o servil, o assalariado, o liberal.

 

Parte I - 4 Trabalho em Grupo

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Trabalho em Grupo

As pessoas não são ilhas. Sempre há necessidade de interação social, mesmo quando se trata de um trabalhador autônomo.

Um indivíduo associa-se a outros em forma de grupos e a organização não só necessita trabalhar com indivíduos, mas também reconhecer o grupo. Se ignorar esse aspecto, poderão ocorrer sérios conflitos organizacionais. Os indivíduos têm necessidades sociais, procuram companhia, afeto e reconhecimento. Esse fenômeno ocorre também no trabalho. Socialização por meio de formação de grupos é uma característica de todas as organizações.

Argyris e Schön argumentam que a dinâmica interpessoal na organização é sempre manipulativa, uma vez que as pessoas buscam o uso das teorias comportamentais para enfatizar autoproteção e controle sobre os demais membros do grupo. Isso leva ao desenvolvimento de um modelo alternativo de eficácia, baseado em valores comuns e aprendizado contínuo do comportamento de outros e suas diferenças.

Pequenos grupos são sempre criticados por suas tendências a gastar muito tempo para produzir pouco, porém ser satisfatórios ou ineficazes depende de como são conduzidos, e nenhuma organização poderá abrir mão deles. Os administradores devem entender que os grupos sempre funcionam em dois níveis: tarefas e processos, e ambos precisam ser bem administrados. Entre os vários processos em que os grupos estão envolvidos, um é o que se relaciona com suas normas, regras, papéis informais, liderança e conflitos interpessoais. É o que veremos a seguir.

 

Parte II - 5 Áreas Funcionais e Ambiente Organizacional

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5

Áreas Funcionais e

Ambiente Organizacional

5.1 VISÃO GLOBAL DAS ÁREAS FUNCIONAIS

As áreas funcionais sofreram evolução no tempo, conforme podemos observar no Quadro 5.1. Essas mudanças não foram só no nome, mas também em sua concepção.

Quadro 5.1

Linha do tempo em relação às áreas administrativas.

Administração

Política dos Negócios

Liderança nos negócios

Pessoal

Recursos Humanos

Administração de pessoas

Vendas

Vendas e Marketing

Vendas e Marketing

Produção

Operação

Valor adicionado

Contabilidade

Contabilidade

Medida de Resultados

Finanças

Finanças

Finanças

De 1922 a 1945

De 1945 a 1998

A partir de 1999

Ao analisar a organização e suas principais funções, utilizaremos a teoria de sistema. A teoria de sistema, de Ludwig (1951), só foi considerada importante no campo da administração no final da década de 50, do século XX, início de 60, quando a visão de ambiente organizacional tornou-se importante.

 

Parte II - 6 Função Produção/ Operação/Valor Adicionado

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Função Produção/

Operação/Valor

Adicionado

Nossa sociedade é formada por um sistema econômico em que qualquer empresa busca seu melhor desempenho por meio da conquista do mercado no qual atua, oferecendo produtos e/ou serviços de qualidade e a custos acessíveis. Se essa empresa está classificada como de produtos, é importante que a função produção seja bem estruturada. Trata-se de uma empresa de serviços, a área de produção adquire um perfil diferente, porém não menos importante. Um banco, por exemplo, dispõe de vários produtos, mas não podemos usar para ele a expressão chão de fábrica, tão usada numa indústria de aço.

A função produção é responsável pela transformação de matéria-prima, energia e informação em bens e/ou serviços.

ENTRADA

PROCESSO DE TRANSFORMAÇÃO

Capital

Trabalho

Bens

Serviços

Monitoração da saída

Ajustes no processo

Ajustes de entrada

Figura 6.1

SAÍDA

Fluxo de produção.

 

Parte II - 7 Função Financeira

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Função Financeira

7.1 QUE É CAPITAL FINANCEIRO?

Capital é, basicamente, o dinheiro que se ganhou com empréstimos passados, o que se economizou dos ganhos com lucros ou salários, a riqueza acumulada disponível para financiar novos empreendimentos. O capital físico está nas fábricas e em suas máquinas; o capital financeiro existe como riqueza investida nas empresas por meio de empréstimos tomados, ações vendidas ou outros instrumentos financeiros.

Assim como muitas coisas no mundo contemporâneo, o aspecto financeiro de uma empresa sofreu muitas mudanças. No passado, a principal preocupação da função financeira era a obtenção de fundos. Mais tarde, maior atenção foi dada para o uso dos fundos e um dos aspectos importantes desenvolvidos então foram os procedimentos de análise sistemática da empresa, focalizando o fluxo de fundos correspondentes. Isso gerou a necessidade de utilizar controles financeiros rígidos, e a administração financeira tornou-se uma função importante da empresa.

 

Parte II - 8 Função Marketing e Vendas

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Função

Marketing e Vendas

De todas as funções administrativas, a de marketing parece ser a que chama mais a atenção de toda a empresa que tenha o lucro como objetivo, pois dirige o fluxo de bens e serviços.

Existem muitas abordagens que conceituam o marketing de várias formas e todas são corretas; podemos destacar algumas:

“Marketing é o conjunto de atividades humanas que tem por objetivo facilitar e consumar as relações de troca” (Kotler).

“O processo de conquistar e manter clientes” (Theodore Levitt).

“É o processo através do qual a economia é integrada à sociedade para servir as necessidades humanas” (Drucker).

Uma definição mais moderna de marketing mostra que é a fixação de um padrão de vida para a sociedade. A idéia é de que construir um bom produto não resultará em sucesso empresarial. O produto deve ser vendido ao consumidor. De outro lado, devem-se determinar as necessidades e os desejos do consumidor e produzir bens que satisfaçam a essas necessidades.

 

Parte II - 9 Função Recursos Humanos/Administração de Pessoas

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Função Recursos

Humanos/Administração de Pessoas

A administração de Recursos Humanos representa todo o esforço da organização para atrair profissionais do mercado de trabalho, prepará-los, adaptá-los, desenvolvê-los e incorporá-los de forma permanente ao esforço produtivo e utilizar adequadamente o profissional de que uma organização necessita.

A administração de Recursos Humanos tem-se esforçado muito para acompanhar a evolução da teoria administrativa, porém a influência sofrida pela escola clássica persiste em manter sua posição. Nos últimos 20 anos, houve pesada carga retórica humanística, buscando modelos alternativos para a forma como as pessoas são devidamente administradas. A influência da Psicologia e da Sociologia Organizacional muito contribui para a melhoria das relações patrão-empregado e para a descoberta de novos padrões de administração de pessoas. Algumas empresas foram bem-sucedidas no uso de modelos participativos na solução de problemas administrativos.

 

Parte II - 10 Do Planejamento à Estratégia Competitiva

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Do Planejamento à

Estratégia Competitiva

A necessidade de planejar surgiu, no início dos anos 60, em resposta à ansiedade das empresas em saber em que nível de competitividade e atuação perante seus competidores no mercado elas se posicionavam. Isso gerou a necessidade de definir objetivos organizacionais, acreditando que com isso se facilitaria a avaliação final. Podemos considerar que o surgimento dos “objetivos organizacionais” é um marco histórico na evolução da teoria administrativa.

A necessidade de definir um rumo para a empresa e tornar as coisas mais organizadas na mente de seus gestores surge de um conjunto de instrumentos para a tomada de decisão. Estava iniciada a era do planejamento. Em 1963, Cyert &

March publicaram um livro que foi muito lido e seguido, A behavioral theory of the firm. Ele explora como as políticas internas da empresa impedem os administradores de maximizar os lucros e defendem a idéia de que a definição dos objetivos da organização era feita pelo poder político dos executivos e não representava a organização em sua totalidade. Isso trouxe um descrédito sobre a maximização dos objetivos da empresa; o objetivo era o da pessoa que detinha o maior poder dentro da organização.

 

Parte III - 11 Organização

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Organização

Um administrador raramente tem a oportunidade de estruturar uma organização desde sua criação. Em muitos casos, executa mudanças em uma estrutura existente para satisfazer a necessidades como a de crescimento. Em todos os casos, os componentes básicos de tecnologia, objetivos e recursos são conhecidos e podem ser analisados.

Os administradores podem mudar a estrutura organizacional de forma rápida ou lenta, dependendo do que as condições garantam. As decisões relativas à estrutura propriamente dita e os métodos de mudança levam em consideração o processo de decisão, comunicação potencial de crescimento e muitos outros elementos. Organização é mais bem definida como a estrutura ou a rede de relações entre indivíduos e posições em um ambiente de trabalho e o processo pelo qual a estrutura é criada, mantida e usada. A definição tem dois aspectos inter-relacionados: estrutura e processo. A estrutura consiste em uma rede de relacionamento específico entre indivíduos, posições e tarefas. Essa é uma visão estática. Processo, que é visão dinâmica, refere-se às funções gerenciais pelas quais as organizações são criadas, adaptadas e mudadas continuamente. Ambos os aspectos são importantes. A estrutura ajuda-nos a observar e a classificar os principais aspectos da anatomia organizacional e a compará-los com outras organizações.

O processo enfoca as ações administrativas que criam e mudam a estrutura.

 

Parte III - 12 Direção

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Direção

Efetuar planos e estruturar uma organização não significa que as tarefas serão executadas e os objetivos atingidos. A divisão de tarefas, com a finalidade de aumentar a eficiência operacional, necessita ser coordenada para que as pessoas possam executá-las sem dispersão de recursos e energias. A tarefa de dirigir está diretamente relacionada com a interface entre as pessoas dentro de uma organização, quer sejam superiores, quer sejam subordinadas, quer sejam pares. Como

Chester Barnard bem coloca, “uma organização simples ou completa é sempre um sistema impessoal de coordenar esforços humanos”.

O fracasso em coordenar adequadamente as atividades em uma organização pode ser observado quando do surgimento de sintomas, como: perda de controle, excesso de conflito, falha em competência, responsabilidades negligenciadas e perda de autoridade.

Direção é necessária em toda organização. Conceitos como unidade de comando, centralização e descentralização, autoridade, poder e responsabilidade, delegação e relações laterais entre departamentos são alguns dos aspectos importantes a serem considerados para uma direção eficaz.

 

Parte III - 13 Controle

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Controle

Planejamento e controle estão sempre tão relacionados que chega a ser difícil identificar onde um termina e outro começa. Um planejamento representa antecipação da ação, que é um conceito passivo até o momento de sua execução.

Controle é um processo ativo que procura manter o planejamento dentro de seu curso inicial. Uma boa definição de controle administrativo é o processo por meio do qual os administradores sabem que as atividades efetivas estarão de acordo com as atividades planejadas.

No planejamento das atividades de uma organização determinam-se metas a serem cumpridas. O processo de controle mede o progresso rumo a essas metas e permite que se descubram os possíveis desvios a tempo de tomar medidas corretivas.

Robert J. Mockler, em seu livro Management control process, apresenta conceituação bastante ampla:

“O controle administrativo é um esforço sistêmico de estabelecer padrões de desempenho, com objetivos de planejamento, projetar sistemas de feedback de informações, comparar desempenho efetivo com estes padrões predeterminados, determinar se existe desvio, medir sua importância e tomar qualquer medida necessária para garantir que todos os recursos estejam sendo usados da maneira mais eficaz e eficiente possível, para a consecução dos objetivos da empresa.”

A avaliação não pode ser considerada pragmática. Ela não está fundamentada em etapas a serem cumpridas. Está associada a posições favoráveis que a

 

Parte III - 14 Administrando a Excelência e a Qualidade

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Administrando a

Excelência e a Qualidade

“Qualidade é de graça. Não é um presente, mas é de graça. O que custa muito dinheiro é a falta de qualidade no que se faz, todas as ações que envolvem o não fazer as coisas bem feitas logo na primeira vez.”

Assim começa o livro de Philip B. Crosby sobre qualidade total, Quality is free, que tomei a liberdade de reproduzir, pois considero uma filosofia que deveria ser seguida por todos que têm a intenção ou que efetivamente conduzem um negócio. O interesse e a iniciativa pela melhoria da qualidade total vêm sendo discutidos exaustivamente dentro da área de produção, uma vez que ela é vista como diretamente ligada ao resultado final do produto e à satisfação do cliente. Contudo, experiências mostram que toda a organização deverá estar envolvida no processo de qualidade total.

Como vocês podem observar, estamos considerando esse aspecto da administração como um processo e como tal colocado na seção do livro em que tratamos desse assunto. No decorrer do tópico, verificaremos que muitos aspectos dos processos administrativos estão comprometidos com o sucesso da qualidade total da organização, bem como todas as áreas devem ter uma parcela de tarefas a serem cumpridas para que esse objetivo seja atingido.

 

Parte IV - 15 Formas de Propriedade e de Associação entre Empresas

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Formas de Propriedade e de Associação entre

Empresas

Entre as diversas descrições da estrutura básica empresarial, há duas que têm um significado específico: a dos tipos de propriedade e a dos tipos de organização. Em outras palavras, quais são os proprietários das empresas industriais do país e como elas estão organizadas para a consecução das operações industriais.

15.1 TIPOS DE PROPRIEDADE

Propriedade é um termo jurídico que significa o direito legal de uma coisa, ou o direito de possuir ou dispor de uma coisa. Aplicado à empresa, esse termo significa o direito de possuir o ativo de uma empresa, o direito de determinar sua política e de receber e dispor de seus juros.1 Quando uma empresa está organizada de tal forma que um grupo exerce esses direitos e benefícios em favor próprio, ela é privada. Se esses direitos correspondem a agências políticas, ou seja, a go-

1 No termo propriedade, inclui-se o domínio sobre o que se possui. Apesar disso, desde o desenvolvimento da sociedade anônima ou corporação há uma certa tendência a separar a propriedade do domínio. Com isso, queremos dizer que, não obstante todos os direitos de propriedade estarem nas mãos dos acionistas, as condições práticas obrigam a que a direção dos assuntos da sociedade passe às mãos dos funcionários e diretores, muitos dos quais são acionistas da empresa. Esse poder é tão substancial que os que exercem a direção usufruem praticamente de todas as vantagens da propriedade, e muitas vezes com maiores poderes que os proprietários legais. Para uma discussão completa desse assunto, veja o trabalho de Berle e Means, The corporation and private property.

 

Parte IV - 16 Criação e Expansão da Empresa

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Criação e Expansão da

Empresa

16.1 CRIAÇÃO DE EMPRESAS

A satisfação pessoal de possuir e construir uma empresa própria é uma motivação importante para tornar-se um empreendedor. O desejo da interdependência econômica por meio de uma empresa bem-sucedida é um atrativo para muitas pessoas; o risco de ter ou não sucesso compensa a satisfação de ter um negócio próprio.

Uma vantagem para iniciar um novo negócio é que facilita a determinação da natureza e do local da operação e não fica limitada a algumas imposições de terceiros. Podemos optar pela mais moderna ou alta tecnologia, treinar o pessoal, segundo suas necessidades, estabelecer seus principais objetivos, planos e desenvolver um sistema adequado de monitoração de resultados, com maior grau de liberdade.

Existem também algumas desvantagens na criação de uma empresa própria.

A imposição no mercado, tanto consumidor como fornecedor, é uma barreira a ser transposta. Os recursos financeiros, no início, são uma demanda maior e mais difícil de obter. Atrasos ou erros de previsão inicial, associados à experiência dos empreendedores, contribuem para as dificuldades operacionais iniciais.

 

Parte IV - 17 Papel Social das Organizações

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Papel Social das

Organizações

Dentro da teoria clássica de administração, a preocupação principal das organizações era a de obter maior lucro para seus membros, quer fossem acionistas quer não. Com o surgimento de novas teorias e o próprio desenvolvimento técnico e científico do mundo, as pessoas que contribuem de alguma forma, quer como consumidores ou fornecedores de produtos, quer como parte do processo produtivo desses produtos, passaram a ter uma importância se não maior, pelo menos diferente. Com isso, surgiu, paralelamente ao objetivo de crescimento e desenvolvimento das organizações, o objetivo social, ou seja, as empresas passaram também a ter uma responsabilidade social junto a seus empregados, consumidores, acionistas e toda a comunidade em que elas atuam. Muitas das questões sobre responsabilidade social da empresa têm sido centradas nas grandes instituições como um tipo de instituição social. Não devemos, entretanto, perder de vista a importância da responsabilidade social das pequenas empresas.

 

Parte IV - 18 Futuro da Administração

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18

Futuro da Administração

A administração não é um modo de vida ou uma filosofia isolada; é o pensamento e a ação que unem a vida humana na busca dos valores sociais. A administração é a causadora e a formadora da organização; ela atua e realiza-se por meio da organização. Mais significativamente, portanto, a administração deve ser encarada como parte da sociedade, e sua atividade, como conseqüência dos valores sociais. Por essa razão, o Capítulo 15 é uma exploração das sociedades no futuro. Somente três sociedades básicas são consideradas, ainda que muitas variações possam ser vistas dentro dessas formas amplas. Essas três formas de sociedade implicam duas ideologias básicas e uma terceira ideologia caótica, soma das três, que é novamente um resumo de todas as variedades de pensamento do homem. O tópico da sociedade do futuro precisa ser abordado de modo cuidadoso. Fatos do presente oferecem subsídios para diagnosticar tendências do futuro, e não são meramente decorrência linear da confusão do mundo atual. Se alguém propõe uma teoria sobre nosso futuro, nós podemos somente concordar que o futuro é dele – para especular – tanto quanto nosso. Não estamos aptos a decidir sobre nenhum futuro – destruição, robotismo ou humanismo –, mas, antes, a desejar deixar o leito com a idéia de que os valores decisivos do futuro são também decisivos para tudo o que dissermos sobre administração e organização.

 

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