Excel aplicado à gestão empresarial

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Apresenta a planilha eletrônica Microsoft Excel, destacando suas principais aplicações e usos em empresas. Diferentes categorias e usos da planilha são explorados e apresentados, como os principais menus, funções e suplementos. Para facilitar a aprendizagem, o livro oferece inúmeros exemplos e exercícios, além de um grande conjunto de planilhas e testes prontos para uso disponibilizados no CD que acompanha o livro.
Recomendado para quem deseja conhecer ou melhorar o uso da planilha eletrônica Microsoft Excel.

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18 capítulos

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1 - Conhecendo o Excel

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1

Conhecendo o Excel

“De invento em invento, por caminhos antes obscuros, atrevido se lança o pensamento.”

Javier de Burgos

1.1  Objetivos do Capítulo

No últimos anos, graças ao desenvolvimento da microinformática, muitas das técnicas quantitativas aplicáveis à gestão de custos e formação de preços tornaram-se mais simples e fáceis.

Técnicas relativamente complexas ou trabalhosas, como as análises de regressão e correlação, puderam ser facilmente executadas com um simples clique de mouse.

Este capítulo tem o propósito de expor a planilha eletrônica Microsoft Excel, especificamente na sua versão 2007, a qual apresenta uma série de alterações em comparação com as versões anteriores, e alguns dos seus principais recursos aplicáveis ao processo de gestão empresarial. No decorrer do texto, diversas funções aplicáveis à administração são discutidas.

1.2 �Conhecendo as novidades da versão 2007

Este livro utiliza a versão 2007 do Excel.

 

2 - Entendendo o básico

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Entendendo o básico

“Não há nada constante, exceto a mudança.”

Heráclito

2.1  Objetivos do capítulo

A operação inicial com planilhas eletrônicas demanda a compreensão por parte do usário do que são os componentes básicos de uma planilha, representados por meio de pastas, planilhas, células, linhas, colunas.

De forma complementar, a navegação no

Excel e o uso dos seus recursos requer o conhecimento das suas barras de formatação, edição, status e outras.

Este capítulo possui o objetivo geral de apresentar e conceituar os recursos mais elementares do Excel, permitindo a posterior apresentação dos recursos mais avançados.

2.2 �Identificando pasta de trabalho e planilhas

O Excel encontra-se estruturado em pastas, planilhas e células, nesta ordem hierárquica, conforme destaca a Figura 2.1. Uma pasta pode conter inúmeras planilhas, cada uma formada por um grande conjunto de células.

PASTAS > PLANILHAS > CÉLULAS

Figura 2.1  Hierarquia do Excel.

 

3 - Conhecendo os principais menus

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Conhecendo os principais menus

“Todas as minhas experiências me provaram que não existe outro deus a não ser a verdade.”

Gandhi

3.1  Objetivos do capítulo

O uso dos diferentes recursos e aplicações do Excel demanda o conhecimento por parte do usuário dos seus principais menus, submenus e comandos. É preciso conhecer as alternativas disponibilizadas nos menus Início, Inserir,

Layout da Página, Fórmulas, Dados, Revisão,

Exibição, Desenvolvedor e Suplementos.

Este capítulo possui o objetivo geral de apresentar os menus e seus demais caminhos no Excel 2007, destacando as suas principais opções.

3.2  Utilizando novo acesso aos recursos

As operações realizadas pelo Excel 2007 são acessíveis através dos menus e comandos ou através dos atalhos – colocados através dos botões nos menus, além de uma série de comandos a partir do teclado, utilizando algumas teclas em conjunto. Os menus do Excel 2007 podem ser vistos na Figura 3.1.

 

4 - Trabalhando com fórmulas simples

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Trabalhando com fórmulas simples

“Todo conhecimento vem da experiência.”

Immanuel Kant

4.1  Objetivos do capítulo

As operações mais elementares do Excel costumam envolver a inserção de fórmulas matemáticas simples e comandos como copiar, cortar e colar. De forma simples, o usuário deve ser capaz de desenvolver formulações algébricas, bem como utilizar com desenvoltura a função de cópia com referências relativas e absolutas do Excel.

Este capítulo possui o objetivo geral de apresentar algumas das mais simples operações do

Excel, que envolvem fórmulas algébricas.

4.2  Entendendo as fórmulas

Uma fórmula é uma equação que analisa dados em uma planilha. As fórmulas efetuam operações, como adição, multiplicação e comparação em valores da planilha; além disso, podem combinar valores. As fórmulas podem referir-se a outras células na mesma planilha, a células em outras planilhas da mesma pasta de trabalho ou a células em planilhas em outras pastas de trabalho.

 

5 - Inserindo gráficos

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Inserindo gráficos

“A água dos rios que você toca é a última daquela que se foi e a primeira daquela que vem. Assim é o tempo presente.”

Leonardo da Vinci

5.1  Objetivos do capítulo

Uma maneira relativamente simples para apresentar informações contidas em tabelas consiste no uso de gráficos. O Excel apresenta inúmeras opções de gráficos, que podem ser inseridos de maneira simples e rápida. A versão

2007 do Excel tornou os gráficos mais suaves e melhores. Por outro lado, não foram criados novos tipos de gráficos.

Região

Norte

Sul

Leste

Oeste

Soma

Vendas

10

15

12

18

55

Figura 5.1  Vendas fictícias.

Para construir um gráfico com base nos dados apresentados, é preciso digitar os dados em uma planilha do Excel, conforme apresenta a Figura 5.2.

Este capítulo possui o objetivo geral de ilustrar as principais operações com gráficos no Excel. Especificamente, espera-se que ao final da leitura do capítulo o usuário seja capaz de montar gráficos padrão e formatá-los de acordo com sua necessidade, bem como tenha uma visão de quando utilizar cada tipo de gráfico do Excel.

 

6 - Usando as funções matemáticas

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Usando as funções matemáticas

“Todo grande progresso da ciência resultou de uma nova audácia da imaginação.”

Os argumentos também podem ser constantes, fórmulas ou outras funções.

John Dewey

A sintaxe de uma função começa com o nome da função, seguido de um parêntese de abertura, os argumentos da função separados por vírgulas e um parêntese de fechamento. Se a função iniciar uma fórmula, digite um sinal de igual (=) antes do nome da função. Quando você for criar uma fórmula que contenha uma função, a Caixa de criação de fórmulas irá auxiliá-lo.

6.1  Objetivos do capítulo

As aplicações desenvolvidas em planilhas eletrônicas tornam-se muito mais simples e rápidas por meio do uso de funções prontas, que permitem realizar os mais diferentes procedimentos e operações.

Este capítulo inicia a apresentação do uso de funções no Excel, apresentando a categoria das funções matemáticas.

6.2  Usando funções prontas

As funções são fórmulas predefinidas que efetuam cálculos usando valores específicos, denominados argumentos, em uma determinada ordem, denominada sintaxe. Por exemplo, a função SOMA adiciona valores ou intervalos de células, e a função PGTO calcula os pagamentos de empréstimos com base em uma taxa de juros, na extensão do empréstimo e no valor principal do empréstimo.

 

7 - Trabalhando com funções de texto e de informação

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Trabalhando com funções de texto e de informação

“Só existem dois dias em que nada pode ser feito. Um se chama ontem e o outro amanhã. Portanto, hoje é o dia certo para acreditar, amar, fazer e principalmente viver.”

Dalai Lama

7.1  Objetivos do capítulo

O Excel permite que operações que envolvam a busca de informações sobre a planilha ou sobre as operações nela realizadas sejam simplificadas por meio do uso de funções de informação. De forma similar, quando desejamos realizar operações que envolvam textos no Excel, podemos contar com o apoio de funções de texto.

Este capítulo apresenta o uso das funções de texto e de informação do Excel.

7.2 �Usando funções de texto e de informação na empresa

As funções de texto e de informação representam um dos mais usuais grupos de funções do

Excel, especialmente quando as bases de dados analisadas são importadas de outros sistemas.

É comum que os dados, ao serem importados via ferramenta de importação/exportação de outros sistemas, ao serem abertos no Excel apareçam desformatados. Pode-se citar o exemplo do sistema ERP SAP/R3, da fabricante alemã SAP. Os dados podem ser salvos do banco de dados do sistema no formato do Excel (*.xls).

 

8 - Empregando funções estatísticas

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Empregando funções estatísticas

“O homem comum fala, o sábio escuta, o tolo discute.”

Sabedoria oriental

8.1  Objetivos do capítulo

A categoria funções estatísticas do Excel permite a obtenção de diferentes medidas estatísticas, calculadas a partir de um intervalo de dados existente na planilha. Diversas opções são disponíveis, permitindo calcular diferentes medidas de posição central ou de dispersão.

Este capítulo apresenta as funções estatísticas mais usuais do Excel.

8.2 �Empregando funções estatísticas na gestão do negócio

Embora os cálculos estatísticos não sejam muito atrativos, a utilização da Estatística para fins de Gestão Empresarial é imprescindível.

Não há como desvincular as informações que as estatísticas promovem da gestão de uma organização.

O Excel possui um conjunto de funções estatísticas que torna a obtenção da informação algo menos trabalhoso e árduo. As informações podem ser obtidas de maneira relativamente simples utilizando o conjunto de funções estatísticas do Excel. Destaca-se que o capítulo aborda muito mais a questão da obtenção da informação, do que o cálculo estatístico que gerou a informação.

 

9 - Inserindo funções de data e hora

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Inserindo funções de data e hora

As células da planilha anterior apresentam o mesmo valor: 38102. Na célula C3 o número aparece como de fato é compreendido pelo Excel. A célula C3 possui seu número formatado como Geral. Veja a Figura 9.2.

“Há quatro coisas que não voltam para trás: a pedra atirada, a palavra dita, a ocasião perdida e o tempo passado.”

Anônimo

9.1  Objetivos do capítulo

Algumas funções do Excel possibilitam inúmeras operações com datas ou com valores temporais. Este capítulo possui o objetivo de apresentar as funções de data e hora do Excel.

9.2 �Usando funções de data e hora na gestão do negócio

Diversos são os usos de funções que envolvem cálculos com datas e horas nas aplicações empresariais. Um importante grupo de recursos do Excel é representado pelas funções de data e hora.

O Excel armazena datas como números de série sequenciais para que ele possa executar cálculos com esses números. O Excel armazenará 1o de janeiro de 1900 como número de série

 

10 - Trabalhando com funções lógicas

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10 Trabalhando com funções lógicas

“Existe algo mais importante do que a lógica: a imaginação.

Se a ideia é boa, a lógica deve ser jogada pela janela.”

Alfred Hitchcock

10.1  Objetivos do capítulo

Algumas das funções mais úteis do Excel permitem comparações lógicas. A depender do fato de uma condição ser verdadeira ou falsa, diferente poderá ser a resposta fornecida ou o procedimento desenvolvido na planilha.

Este capítulo apresenta o uso das mais usuais­ funções lógicas do Excel.

10.2 �Usando funções lógicas na gestão da empresa

As funções lógicas do Excel permitem analisar e executar procedimentos a partir de situações entendidas como verdadeiras ou falsas.

No geral, as funções lógicas auxiliam no tratamento dos dados e na criação de outras variá­ veis a serem analisadas. Sem dúvida, a principal função lógica é a função SE. Esta função é fundamental para a análise de dados e a manipulação de grandes bases de dados, nas quais é necessário conduzir teste condicionais.

 

11 - Usando funções de pesquisa, referência e gerenciamento de listas e bancos de dados

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11 Usando funções de pesquisa, referência e

gerenciamento de listas e bancos de dados

“O que vemos depende principalmente do que estamos procurando.”

John Lubbock

11.1  Objetivos do capítulo

Um dos mais importantes usos do Excel refere-se à possibilidade de integração de diferentes bases de dados apresentadas em tabelas diversas. Pode-se, por exemplo, manter os códigos e caracterizações de produtos em uma tabela e, por meio apenas do uso dos códigos, desenvolver uma série de novas planilhas e aplicações.

As funções de pesquisa e referência possibilitam o emprego de recursos relacionados a bancos de dados nas operações do Excel. Uma das funções úteis do Excel nas aplicações desenvolvidas na empresa é a função PROCV.

11.3 �Entendendo a sintaxe das funções

As funções de referência do Excel apresentam alguns componentes comuns em sua sintaxe, apresentados como:

• ref: corresponde a uma referência a uma

Outras importantes funções discutidas ao longo do capítulo fazem referência ao gerenciamento de listas e bancos de dados.

 

12 - Operando as funções financeiras

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12 Operando as funções financeiras

“Quando eu era jovem, pensava que o dinheiro era a coisa mais importante do mundo. Hoje, tenho certeza.”

do anterior. A capitalização do valor futuro está apresentada na Figura 12.1.

Oscar Wilde

12.1  Objetivos do capítulo

Um grupo de funções do Excel facilita as operações básicas da matemática financeira na planilha. De um modo geral, as funções financeiras do Excel operam no denominado regime dos juros compostos. Dentre as mais usuais funções financeiras, destacam-se as apropriadas para o cálculo do valor presente, do valor futuro, da taxa e do número de períodos.

Este capítulo possui o objetivo de apresentar o uso das funções financeiras no Excel, ilustrando o seu emprego com inúmeros exemplos.

12.2  Operando os juros sobre juros

As funções financeiras do Excel trabalham exclusivamente no regime de capitalização composta ou, simplesmente, regime de juros compostos. Neste regime, a incidência de juros ocorre sempre de forma cumulativa. A taxa de juros incidirá sobre o montante acumulado no final do período anterior. Ou seja, existirá o mecanismo da incidência dos “juros sobre juros”.

 

13 - Aplicando formatação condicional

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13 Aplicando formatação condicional

“Aquilo que você mais sabe ensinar

é o que você mais precisa aprender.”

Richard Bach

13.1  Objetivos do capítulo

A formatação condicional do Excel 2007 apresenta uma série de vantagens em relação às versões anteriores. Talvez a principal delas tenha sido uma visualização das cores e as possibilidades de realizar formatações condicionais com gráficos, barras coloridas e com ícones.

A formatação condicional é acessada através do menu Início> Formatação Condicional. Algumas opções são disponibilizadas, como pode ser visualizado na Figura 13.1.

A opção Realçar regras das células permite que sejam criadas formatações condicionais utilizando-se os seguintes critérios: maior do que;

Este capítulo tem o objetivo de apresentar os usos e aplicações dos recursos de formatação condicional do Excel.

13.2 �Entendendo os condicionantes para a formatação de células

A formatação condicional do Excel permite que o usuário formate algumas células de modo que elas pareçam “personalizadas”, dependendo de uma condição especificada. É possível, por exemplo, definir que células com valores negativos fiquem com a cor amarela, ou que a fonte fique vermelha. Ao entrar com um valor na célula, o Excel examinará o resultado (caso seja uma fórmula) e a formatação condicional e, em seguida, aplicará a formatação especificada. Pode-se utilizar ícones para informar se determinado número está aumentando, descendo ou se mantendo inalterado. Enfim, os exemplos são muitos.

 

14 - Usando as opções do menu dados

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14 Usando as opções do menu dados

“O presente é a sombra que se move separando o ontem do amanhã. Nele repousa a esperança.”

Frank Lloyd Wright

14.1  Objetivos do capítulo

Os recursos do menu Dados permitem a validação da entrada de dados e sua posterior análise, síntese e comparação. Diferentes conjuntos de dados podem ser estudados e processados de maneira rápida e eficiente.

Este capítulo possui o propósito de apresentar os principais recursos avançados do menu

Dados do Excel.

14.2 �Analisando o exemplo fictício de um supermercado

As explicações sobre os usos das Opções do Menu Dados se baseiam na análise de uma base de dados fictícia de um supermercado, apresentada na Figura 14.1. O exemplo consiste em um conjunto formado por 24 notas fiscais, apresentando as variáveis NF (número da nota fiscal), Produto (uma descrição da categoria do produto adquirido), Origem (Estado de origem do fornecedor), Preço (preço praticado do produto na nota fiscal), Custo (custo contábil do produto, excluindo-se impostos recuperáveis). Todos os dados podem ser vistos na planilha COMPREBEM.XLS, presente no material de apoio do livro.

 

15 - Construindo tabelas e gráficos dinâmicos

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15 Construindo tabelas e gráficos dinâmicos

“Coloque seus ideais nas estrelas, mesmo que você não consiga alcançar a metade do caminho.”

Tolstoi

15.1  Objetivos do capítulo

A análise das mais diversas bases de dados torna-se muito simples mediante o uso de dois dos mais importantes recursos do Excel: as tabelas e gráficos dinâmicos. De forma rápida e eficiente, diferentes tabelas e gráficos sintéticos podem ser construídos, facilitando a análise e poupando o tempo necessário para a sua construção.

Este capítulo possui o objetivo de apresentar e ilustrar os principais usos das tabelas dinâmicas e dos gráficos dinâmicos do Excel.

15.2  Dinamizando a elaboração de tabelas

O recurso Tabela Dinâmica, disponibilizado através do menu Inserir, permite a tabulação, consolidação e análise de dados apresentados no Excel. Suas características principais consistem na flexibilidade das análises, cálculos e cruzamentos de informações.

Para acessar o recurso, é necessário clicar primeiramente na área de dados e, depois, selecionar o menu Inserir > Tabela Dinâmica. Veja a Figura 15.1.

 

16 - Facilitando os cálculos com o Atingir Meta e o Solver

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16 Facilitando os cálculos com o

Atingir Meta e o Solver

“... esse episódio de imaginação a que chamamos realidade.”

Fernando Pessoa

16.1  Objetivos do capítulo

As operações quantitativas feitas no Excel são muito facilitadas pelo uso de duas ferramentas importantes: o Atingir Meta e o Solver. Ambos permitem obter de forma rápida e eficiente respostas para diversas situações apresentadas em planilhas.

Este capítulo possui o objetivo de apresentar os dois importantes recursos do Excel.

excel.indb 260

Figura 16.1  Recurso Atingir Meta.

16.2  Atingindo as metas de forma fácil

o valor desejado do lucro, basta parametrizar a função Atingir Meta conforme exibido na Figura 16.2.

O recurso Atingir Meta consiste em uma ferramenta bastante útil na solução de equações algébricas. Pode ser acessado através de opção sempre disponível no Excel, através do menu Dados, categoria Ferramentas de dados > Teste de

Hipóteses > Atingir Meta. Veja a Figura 16.1.

 

17 - Programando com VBA

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17 Programando com VBA

“A melhor maneira de explicar é fazendo”

Lewis Carroll

17.1  Objetivos do capítulo

Este capítulo possui o objetivo de descrever e ilustrar a operação das rotinas de programação do

Excel, através dos recursos da linguagem Visual

Basic for Aplications, ou, simplesmente, VBA.

Atualmente, é bastante comum o desenvolvimento de macros para a automatização de tarefas com o Excel nas empresas. As macros podem ser usadas para obter dados para um relatório, formatar uma tabela, gerar gráficos ou até mesmo gerar aplicações mais avançadas de simulação de cenários.

17.2  O que é o Visual Basic Aplication

Um determinado procedimento, que costuma ser aplicado de forma rotineira na operação de planilhas do Excel, pode ser automatizado através de rotinas armazenadas sob a forma de macros de planilha. Uma macro é uma sequência de comandos do Excel. As macros podem ser utilizadas para automatizar tarefas repetitivas que envolvem a execução de vários comandos por parte do utilizador. O Excel armazena informações sobre cada etapa realizada à medida que você executa uma sequência de comandos.

 

Respostas

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Respostas

Capítulo 4

B

C

2 Funcionário Diária

[1] a) Fórmula: =34+5*3 Valor: 49; b)

Fórmula: =25^2-90 Valor: 535; c) Fórmula:

=45*6+23 Valor: 293; d) Fórmula: =56*(4+3)

Valor: 392; e) Fórmula: =30/(15-9) Valor: 5.

[2]

B

2 Funcionário

3

4

5

6

7

8

9

10

11

Ana

Pedro

Maria

Gabriel

Maria

João

Antônio

Total da folha de pagamento

C

Diária

8,00

12,00

10,00

8,00

10,00

12,00

15,00

D

Dias

Trab.

16

25

14

18

23

24

12

E

Subtotal

F

Fórmula

128,00

300,00

140,00

144,00

230,00

288,00

180,00

=C3*D3

=C4*D4

=C5*D5

=C6*D6

=C7*D7

=C8*D8

=C9*D9

1.410,00 = E3 + E4 +

E5 +E6 +

+E7 + E8

+ E9

[3] A inclusão do prêmio pode ser vista na tabela seguinte. Para calcular o prêmio e o segundo subtotal foram inseridas as fórmulas

 

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