Técnicas de arquivamento em saúde

Visualizações: 65
Classificação: (0)

Visando facilitar a compreensão sobre o arquivamento de prontuários, esta publicação faz uma introdução à arquivologia, abordando esse trabalho com documentos, sua evolução e os métodos para organização e referência. Trata das legislações sobre o tema no que se refere à produção, à manutenção e à eliminação de documentos. Discute a situação atual de nossas instituições e os serviços técnicos e administrativos no hospital. Aborda as funções do departamento de arquivo médico e a coleta de dados gerais e específicos relativos à prestação da atenção médica. Explica ainda os aspectos assistenciais e jurídicos do prontuário, o Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP) e o Sistema Integrado de Informação.
O conteúdo pode ser aplicado para os cursos técnicos em Gerência em Saúde, Registros e Informações em Saúde, Vigilância em Saúde, entre outros.
Possui material de apoio ao professor.

FORMATOS DISPONíVEIS

eBook

38 capítulos

Formato Comprar item avulso Adicionar à Pasta

1.1 Introdução à arquivologia

PDF Criptografado

1

Organização e

Administração

Para começar

O objetivo deste capítulo é abordar a trajetória histórica do ensino da Arquivologia, com a intenção de demonstrar as influências e as fases pelas quais o ensino passou e está passando. Para isso, será abordado cada passo para a formação de um arquivista, desde os conceitos de arquivos e documentos até seus métodos de arquivamento e atividades para pesquisa.

1.1 Introdução à arquivologia

A Arquivologia é uma  ciência que tem como objeto a documentação da informação registrada sob os mais variados suportes. Segundo o Dicionário Brasileiro de Terminologia Arquivística, a

Arquivologia, também chamada de arquivística, “é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos”. A Arquivologia trabalha com o documento, que, na descrição da terminologia arquivística, nada mais é do que a informação registrada, independentemente do suporte que a contém.

 

1.2 Classificação dos documentos de arquivo

PDF Criptografado

1.2 Classificação dos documentos de arquivo

Os documentos podem ser classificados quanto ao gênero, espécie ou natureza. O que determina sua classificação são as características, a forma e o conteúdo. Os vários momentos da classificação de documentos arquivísticos refletem, muitas vezes, o clima epistemológico da época em que foram criados e aplicados.

1.2.1 Quanto ao gênero

De acordo com Paes (1986, p. 29), a classificação dos documentos quanto ao gênero pode ser feita conforme a Tabela 1.1.

Tabela 1.1 – Classificação de documentos quanto ao gênero

Gênero

16

Descrição

Textuais

Documentos manuscritos, datilografados ou impressos.

Sonoros

Documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos

(discos e fitas audiomagnéticas).

Cartográficos

Documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia (mapas, plantas, perfis).

 

1.3 Gestão de documentos

PDF Criptografado

Tabela 1.4 – Classificação de documentos quanto à temporalidade do sigilo

Característica

Tempo

Ultrassecreto

Máximo de 30 anos

Secreto

Máximo de 20 anos

Confidencial

Máximo de 10 anos

Reservado

Máximo de 5 anos

Esse arquivo pode passar pelo processo de reclassificação, em que o grau do sigilo poderá ser modificado, ou desclassificação, quando há o cancelamento da classificação e o documento perde as características de sigilo. Nesse processo de arquivamento há também a possibilidade da prorrogação, que poderá ocorrer uma vez, por igual período, pela autoridade hierarquicamente superior. Se não houver prorrogação, a desclassificação é automática devido ao transcurso do prazo previsto, que ocorrerá no final deste.

Essas alterações estão previstas no Decreto nº 5.301, de 9 de dezembro de 2004, e no Decreto nº 4.553, de 27 de dezembro de 2002: o primeiro regulamenta o disposto na Medida Provisória nº 228, de 9 de dezembro de 2004, que dispõe sobre a ressalva prevista na parte final do disposto no inciso XXXIII do art. 5o da Constituição e dá outras providências, e o segundo dispõe sobre a salvaguarda de dados, informações, documentos e materiais sigilosos de interesse da segurança da sociedade e do Estado, no âmbito da Administração Pública Federal, e dá outras providências.

 

1.4 Organização e administração de arquivos

PDF Criptografado

Outro fator determinante para o descarte do arquivo é a frequência de uso. Nesse caso, para a eliminação do material faz-se necessário que ele seja submetido a um processo de análise, avaliação e seleção para posteriormente ser eliminado.

Esse processo ao qual o documento é submetido tem por finalidade determinar o tempo de vida do arquivo, bem como se seu descarte será efetivo.

Para determinar o valor real dos documentos, há uma classificação que os divide em três grupos: permanentes vitais, permanentes e temporários. O primeiro refere-se a materiais de importância vital e deverão ser conservados por tempo indeterminado. O segundo grupo deverá ser conservado por tempo indeterminado por conter informações precisas de caráter sigiloso ou ostensivas, e o terceiro possui data para descarte ou prazo para vencimento do documento, ou seja, é de valor e prazo determinados.

Independentemente da classificação para o descarte e eliminação do material, este não poderá ser feito de forma indiscriminada, ou seja, independentemente do aspecto ou da classificação do documento, deverá levar em conta também o valor dos documentos e verificar se o prazo de descarte não será renovável.

 

1.5 Arquivos permanentes

PDF Criptografado

6)

Identificação e capacitação dos recursos humanos;

7)

Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo permanentes;

8)

Desenvolvimento de arquivos intermediários e permanentes;

9)

Viabilização de recursos financeiros;

10) Elaboração do projeto de arquivo;

11) Implantação e acompanhamento do projeto;

12) Criação de manuais.

Convém ressaltar que entre todos os elementos levantados o mais importante será o método utilizado para arquivamento no arranjo da documentação. Por existirem documentos que devem ser ordenados de maneira diferenciada, podem-se empregar diferentes métodos, porém baseados em cuidadosa análise das atividades desenvolvidas pela organização.

Deve-se definir então o método principal e, assim como o método, o arranjo, que é a ordenação dos documentos em fundos, uma das funções mais importantes em um arquivo e que deve ser desenvolvida por profissionais habilitados e especialistas na área de gestão de documentos nesses ambientes institucionais.

 

1.6 Arquivos especiais

PDF Criptografado

Schellenberg distingue política de acesso e política de uso. Para ele, a política de acesso teria como objetivo a proteção dos interesses privados e a segurança do Estado, enquanto a política de uso, embora relacionada, estaria voltada para a preservação dos documentos.

Para estabelecer a política de regulamentação quanto ao acesso aos documentos públicos que satisfaça tanto aos funcionários quanto ao público em geral, é necessário esboçar normas para determinar e impor restrições no uso dos documentos. [...] a “declaração de restrição é um documento de uma página, podendo, em certos casos, desdobrar-se em várias. As declarações são emitidas em papel de cor diferente a fim de chamar a atenção dos funcionários quanto à proibição do uso de documentos com que estejam trabalhando. As declarações são também publicadas nos instrumentos de busca do Arquivo Nacional. Esse processo serve para cristalizar os critérios de acesso aos documentos” (SCHELLENBERG, 2006, p. 346).

Prosseguindo, Schellenberg ainda adverte que uma política de acesso limitado é inviável de ser ministrada com justiça e é de mérito duvidoso, pois o uso de documentos públicos deve ser facilitado sem se considerar a pessoa ou o seu objetivo. Se o princípio da igualdade não servir de leme ao arquivista, este incorre no sério risco de favorecer tão somente os “historiadores da corte” (SCHELLENBERG, 2006, p. 350). Uma política de privilégios é incompatível com os preceitos democráticos.

 

1.7 As técnicas modernas a serviço dos arquivos

PDF Criptografado

1.6.2 Arquivo de fita magnética

É uma mídia de armazenamento não volátil que consiste em uma fita plástica coberta de material magnetizável (em geral, partículas de óxido de ferro). É composta por três camadas: partículas metálicas, aglutinante e suporte, e pode ser utilizada para o registro de informações analógicas ou digitais, incluindo áudio, vídeo e dados de computador.

A fita magnética foi utilizada para o registro de informações em diferentes formatos, tais como: fita cassete (para registros sonoros), quadruplex, U-matic, Betamax, VHS, S-VHS e DV (para registros audiovisuais), disco magnético ou disquetes, fitas DAT, DDS e AIT, além de discos rígidos

(para registro de dados).

Os métodos de arquivamento mais indicados são numérico simples e unitermo. Além de códigos atribuídos aos documentos, há necessidade de criar fichas que permitam a recuperação das informações para pesquisa.

1.7 As técnicas modernas a serviço dos arquivos

1.7.1 Microfilmagem

 

Agora é com você!

PDF Criptografado

Vamos recapitular?

A Arquivologia é uma ciência que tem como objeto a documentação da informação registrada sob os mais variados suportes. Também chamada de arquivística, é a disciplina que estuda as funções do arquivo e os princípios e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos.

Partindo desse pressuposto, podemos afirmar que a principal finalidade do arquivo é servir como fonte de armazenamento e consulta à administração, pois se constitui em documentos produzidos ou recebidos pela entidade mantenedora do acervo, podendo, com o passar do tempo, servir de base para o conhecimento da História. Outra classificação que recai sobre os arquivos é quanto ao uso, e nesse sentido temos três elementos: arquivos correntes, intermediários e permanentes. O primeiro refere-se a arquivos constituídos de documentos em curso, de utilização constante, para a tomada de decisões das administrações. O segundo refere-se a um método de arquivamento transitório que assegura a preservação dos documentos enquanto aguardam o período correto para arquivamento definitivo ou descarte. E por fim temos os arquivos permanentes, não menos importantes, cuja finalidade é reunir, conservar, arranjar, descrever e facilitar a consulta de documentos que não são mais necessários rotineiramente para determinados órgãos, mas podendo se tornar úteis para fins administrativos, históricos, de pesquisas etc.

 

2.1 História da arquivística no Brasil

PDF Criptografado

2

Legislações

Específicas

Para começar

Este capítulo tem como objetivo apresentar em que contexto se iniciaram as normatizações acerca da arquivística, suas modificações e aplicações nos dias de hoje. Cabe destacar que foi graças às legislações vigentes no presente que contamos com um plano de conservação arquivística de documentos que fizeram parte de nossa história.

2.1 História da arquivística no Brasil

O século XIX foi marcado pela vinda da Família Real portuguesa ao Brasil. Com esse evento, houve inúmeras modificações. A maior mudança ocorrida nesse período aconteceu com o ciclo do café, já que dinamizou o mercado interno com o início das diferentes modalidades de trabalho assalariado, fenômeno esse que mais tarde daria início à sociedade capitalista, fortemente vinculada à chegada dos profissionais de medicina trazidos de Portugal e à inauguração da Academia Real de

Medicina Social, na Bahia, em 1808. A intenção da criação dessa Academia era a proteção da saúde da população segundo os modelos europeus e a defesa da ciência, o que contribuiu para a construção da hegemonia da prática médica no Brasil. Em 1808, Dom João VI fundou na Bahia o Colégio

 

2.2 Política Nacional de Arquivos

PDF Criptografado

2.2 Política Nacional de Arquivos

A política nacional de arquivos compreende a definição e a adoção de um “conjunto de normas e procedimentos técnicos e administrativos para disciplinar as atividades relativas aos serviços arquivísticos da administração pública, trazendo, por consequência, a melhoria dos arquivos públicos” (ARQUIVO NACIONAL, 2001). Na definição de Silva (1992), a política nacional de arquivos, consoante os princípios teóricos da moderna arquivologia, compreende a definição e a adoção de um conjunto de normas e procedimentos, técnicos e administrativos, para disciplinar as atividades relativas aos arquivos públicos e estimular a organização especial aos arquivos privados. O mesmo autor destaca que a sua finalidade consiste em...

[...] assegurar a preservação do patrimônio documental brasileiro e garantir, no que diz respeito aos arquivos públicos, o direito constitucional de acesso às informações governamentais – compatibilizando as questões inerentes à segurança do Estado e da Sociedade e à privacidade dos cidadãos – e, no que tange aos arquivos privados, estimular a pesquisa aos documentos classificados como interesse público e social – resguardando o preceito inviolável da propriedade privada (SILVA, 1992, p. 3).

 

2.3 Legislação federal

PDF Criptografado

2.3 Legislação federal

2.3.1 Leis e decretos

Decreto-lei nº 25, de 30 de novembro de 1937

Organiza a proteção do patrimônio histórico e artístico nacional.

Decreto-lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940

Código Penal / Dos crimes contra o patrimônio.

Decreto-lei nº 3.365, de 21 de junho de 1941

Dispõe sobre desapropriações por utilidade pública.

Lei nº 4.845, de 19 de novembro de 1965

Proíbe a saída, para o exterior, de obras de arte e ofícios produzidos no país até o fim do período monárquico.

Lei n° 5.433, de 8 de maio de 1968

Regula a microfilmagem de documentos oficiais e dá outras providências.

Lei nº 5.471, de 9 de julho de 1968

Dispõe sobre a exportação de livros antigos e conjuntos bibliográficos brasileiros.

Lei nº 5.869, de 11 de janeiro de 1973

Código de Processo Civil – CPC [Excertos].

Lei nº 6.015, de 31 de dezembro de 1973

Dispõe sobre os registros públicos e dá outras providências. [Excertos].

 

Agora é com você!

PDF Criptografado

Vamos recapitular?

Em 1824 foi outorgada a primeira Constituição Federal, que deu o pontapé inicial para a criação do

Arquivo Nacional, com o objetivo de conservar os documentos imperiais, a princípio denominado Arquivo

Público do Império. Em 1893, o Arquivo Público do Império passa a denominar-se Arquivo Público Nacional, e finalmente, em 1911, o Arquivo Público Nacional passa a ser conhecido como Arquivo Nacional.

No ano de 1960, o Decreto nº 48.936 cria um grupo de trabalho para estudar os problemas arquivísticos brasileiros e a transferência do Arquivo Nacional para Brasília. Anos mais tarde é assinado o Decreto nº 82.308/78, que institui o Sistema Nacional de Arquivos - Sinar, com a finalidade de assegurar a preservação de documentos do poder público, tendo como órgão central o Arquivo Nacional. Fica também instituída, junto ao Arquivo Nacional, a Comissão Nacional de Arquivos - Conar.

No ano de 1991 é então promulgada a Lei nº 8.159, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. A partir dessa data fica estabelecido que é dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura e ao desenvolvimento científico e como elemento de prova e informação. Três anos após é criado o Conarq.

 

3.1 Sistemas de informação para a gestão hospitalar

PDF Criptografado

3

Informação em Saúde

Para começar

Neste capítulo abordaremos os sistemas de informação para gestão hospitalar, destacando sua relevância para as áreas administrativa, orçamentária, entre outras. Trataremos da situação atual de instituições de saúde, em um ambiente altamente competitivo e concorrido, quadro que se reflete na qualidade de atendimento. Falaremos também da necessidade de os profissionais da saúde buscarem conhecimento e qualificação técnica para o uso dos sistemas de informação, já que, muitas vezes, a falta desse conhecimento acaba comprometendo a qualidade da informação.

3.1 Sistemas de informação para a gestão hospitalar

O ambiente geral do setor da saúde tornou-se altamente competitivo e concorrido, a exemplo do que acontece no mundo corporativo. Nesse contexto, é fundamental que os hospitais compreendam a importância da adoção de um sistema de informações hospitalares eficiente para que seus custos sejam reduzidos e eles se tornem competitivos. As informações geradas no ambiente hospitalar precisam ser verdadeiras e exatas. A maior parte dos problemas da Gestão de Tecnologia da Informação nos hospitais passa por falta de credibilidade nos dados inseridos no sistema, dados incompletos, falta de registro das atividades de assistência à saúde, profissionais desqualificados para utilizarem os equipamentos de tecnologia, o que acaba gerando dados que não podem ser utilizados corretamente e em consequência prejudicando seriamente a utilização do software gerencial.

 

Agora é com você!

PDF Criptografado

Vamos recapitular?

Nos últimos anos, os hospitais vêm passando por importante processo de qualificação dos serviços prestados, em que a tecnologia da informação se tornou uma importante ferramenta para a gestão hospitalar, assim como o gerenciamento dessas informações produzidas nesse ambiente. Essa informação passa por diferentes níveis na organização e será fundamental para a gestão hospitalar, pois dela serão conhecidos todos os indicadores e resultados obtidos pelo hospital, além de armazenar todos os dados referentes aos atendimentos hospitalares dos pacientes.

A informação de todo o sistema de saúde depende em grande parte dos dados de cada hospital; daí a sua importância tanto para o estabelecimento quanto para o sistema de atenção médica. É essencial a colaboração do hospital com os órgãos da saúde pública, especialmente no que diz respeito ao arquivamento de dados para estudos epidemiológicos e sociais, de real valia para a prevenção e o controle eficazes de doenças que exigirão hospitalização e cuidados dispendiosos.

 

4.1 Definição

PDF Criptografado

4

Serviço de Arquivo

Médico e Estatística

(Same)

Para começar

Enfatizaremos neste capítulo o serviço técnico de suma importância para o hospital e que permite estimar o valor do trabalho profissional e o grau de eficiência com que são tratados os pacientes que recorrem a ele. O Serviço de Arquivo Médico e Estatística (Same) se entrosa com os demais serviços técnicos e administrativos da instituição, colaborando para o aprimoramento do padrão de assistência prestada.

4.1 Definição

O Serviço de Arquivo Médico e Estatística (Same) é um serviço técnico imprescindível ao hospital e que permite estimar o valor do trabalho profissional e o grau de eficiência com que são tratados os pacientes que a ele recorrem. Esse serviço se entrosa com os demais serviços técnicos e administrativos da instituição, colaborando com eles no aprimoramento do padrão de assistência prestada.

O serviço ou departamento de arquivo médico encarrega-se da coleta dos dados clínicos, do arranjo correto dos prontuários, da intercalação dos diversos documentos necessários para a integração do prontuário, da sua guarda, da conservação e da microfilmagem, em suma, de todas as funções relacionadas com o movimento e a conservação do prontuário médico; e, por outro lado, da coleta de dados gerais e específicos relativos à prestação da atenção médica, que integram os aspectos da estatística geral e da bioestatística.

 

4.2 Importância

PDF Criptografado

A coleta de dados, além de permitir apreender a qualidade dos serviços prestados pela unidade médica, em diferentes ângulos, serve de base ao departamento de contabilidade para calcular os custos unitários e estabelecer o controle de diferentes processos administrativos do hospital, assegurando uma administração sadia e evitando desperdícios e perdas. Não podemos esquecer que os dados proporcionados pela bioestatística são os melhores índices para se conhecer a qualidade da atenção médica e suas características específicas.

Podemos definir como serviço de arquivo médico e estatística aquela unidade do hospital “responsável pela guarda adequada dos prontuários médicos dos pacientes e pela confecção de análises e relatórios necessários para demonstrar a qualidade e a quantidade de serviço prestado, colaborando com o progresso da ciência médica através do registro dos dados.”

Fique de olho!

No Brasil, o Hospital das Clínicas da Faculdade de Medicina da USP, em 1943, foi precursor na implantação de um

 

4.3 Funções do Same

PDF Criptografado

Os administradores, em níveis nacional, regional e local, necessitam saber que serviços médicos e sanitários têm sido prestados e quantos pacientes, de que idade e sexo, foram tratados ou necessitarão de tratamento e para que doenças. Os arquivos médicos dos pacientes proporcionarão informação para ambos os fins: como veículo de comunicação para o pessoal de saúde que intervém no cuidado dos pacientes e como fonte de dados administrativos.

As estatísticas hospitalares têm uma função primordial a cumprir, e todo hospital moderno deve possuir um departamento adequado de registros hospitalares, não só para a boa administração da atenção médica no próprio hospital, mas, também, para poder fornecer valiosos dados sobre morbidade, permitindo realizar um melhor planejamento das atividades de saúde para a população em geral.

Um bom prontuário médico é útil para vários propósitos. Além de o objeto primordial que justifica a existência do prontuário médico proporcionar uma documentação escrita sobre a doença do paciente, ele fornece também uma prova escrita da natureza e da qualidade da atenção e do tratamento recebidos pelo paciente.

 

4.4 Profissionais que atuam na área

PDF Criptografado

Fique de olho!

Os principais departamentos de um hospital são seu corpo clínico (diretoria médica) e o Serviço de Arquivo Médico e

Estatística (Same); o setor administrativo de manutenção e o setor financeiro.

4.4 Profissionais que atuam na área

O progresso exige maior especialização. Dentro de cada empresa, à medida que ela se organiza, sente-se a necessidade de profissionais de diversas especialidades. Cada departamento, seção e até mesmo setor necessitam de elementos especializados para o desenvolvimento das atividades.

No hospital, em face da complexidade de sua estrutura, cresce a exigência de recursos humanos especializados, condição imprescindível para conseguir viabilidade financeira e padrão de atendimento compatível com as necessidades da comunidade a que serve.

Dentro de um hospital moderno existem diversas atividades desempenhadas por profissionais de nível superior, além de outras que requerem nível técnico de instrução. O simples fato de ser um profissional de nível superior não significa ter habilitação real para atuar no contexto hospitalar, todavia não deixa de ser uma base razoável para cabal desempenho da função em médio prazo.

 

Carregar mais


Detalhes do Produto

Livro Impresso
Book
Capítulos

Formato
PDF
Criptografado
Sim
SKU
BPP0000271341
ISBN
9788536530802
Tamanho do arquivo
14 MB
Impressão
Desabilitada
Cópia
Desabilitada
Vocalização de texto
Não
Formato
PDF
Criptografado
Sim
Impressão
Desabilitada
Cópia
Desabilitada
Vocalização de texto
Não
SKU
Em metadados
ISBN
Em metadados
Tamanho do arquivo
Em metadados