Gestão do tempo

Autor(es): Polly Bird
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Gerir melhor o seu tempo; Melhore o seu desempenho; Saiba dizer Não! "Gestão do Tempo" mostra-lhe como pode simplificar a sua vida quando gere melhor o seu tempo. As dicas e conselhos deste livro ajudam-no a reduzir o stress, a atingir os seus objectivos, a melhorar o seu desempenho no local de trabalho e a ter mais tempo para si. Oferece-lhe sugestões práticas para tomar decisões, delegar, organizar formação para a sua equipa, planear o seu tempo, reduzir papelada… e aprender a dizer “não”!

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Prefácio de Polly Bird para a edição portuguesa

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18/11/2004

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Prefácio de Polly Bird para a edição portuguesa

O actual mundo dos negócios está em constante mudança e é implacável. Se se descansar um minuto que seja, o negócio falhará. As pressões surgem de todo o lado – lidar com os clientes, manter-se no topo da administração, expandir o negócio e torná-lo mais conhecido, cumprir a legislação e muito mais. Mesmo que tenha uma equipa a ajudá-lo, como é que pode garantir que tudo seja feito e de forma correcta? Quando é que terá a oportunidade de fazer uma pausa para analisar o seu negócio? Ou para tirar um dia de férias?

A resposta para os seus problemas é a gestão do tempo. Esta é uma das mais importantes técnicas da gestão moderna. Os pequenos e os grandes negócios precisam de se manter actualizados em relação aos seus princípios, de forma a poderem competir eficazmente na economia global dos nossos dias. Se não quer ser uma das muitas pessoas de negócios que sofre de stress e quer maximizar o potencial do seu negócio, é determinante que compreenda a gestão do tempo.

 

Introdução

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Introdução

Este livro é um guia prático e simples de gestão do tempo – a arte de organizar a sua vida de forma a controlá-la. Não precisa de equipamentos complicados, nem de uma equipa de muitas pessoas ou de uma pausa de seis meses para aprender a poupar tempo e a alcançar mais. Só precisa de boa vontade para experimentar algumas ideias inseridas neste livro e de energia para começar já.

Gerir o tempo é fácil. Tem apenas de reformular a maneira como trabalha e de utilizar eficazmente o tempo que poupa. Não é preciso fazer mais nada.

A maioria de nós vive de forma desordenada, adaptando-se como pode

às situações. Há algumas tarefas que nos exigem uma comparência fixa, como o trabalho, a universidade ou ocupações de lazer previamente estabelecidas. Mas, durante o resto do tempo, esperamos que tudo se encaixe na perfeição.

E ficamos com um sentimento de frustração. Parece nunca haver tempo suficiente para tudo o que queremos e temos de fazer. Isto traz o stress e o caos para as nossas vidas. O trabalho e a vida particular sofrem e vemos o tempo a fugir.

 

1. Defina as suas prioridades pessoais

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Defina as suas prioridades pessoais

Neste capítulo irá aprender:

• como decidir as prioridades e metas da sua vida

• como decidir que metas estabelecer

• quais os objectivos para alcançar essas metas

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Para onde vai?

Tal como a maioria de todos nós, tem provavelmente uma visão a curto prazo da sua vida. Quer fazer o seu trabalho, chegar a casa e ter tempo suficiente para se divertir. Mas, se não tiver uma visão de longo prazo e não souber para onde quer que a sua vida vá, não pode planear como lá chegar.

Vive, provavelmente, numa correria constante. Corre para chegar ao emprego, o trabalho acumula-se, parece que está sempre à pressa e que nunca tem tempo para fazer tudo. É provável que tenha momentos em que se sente esmagado pela quantidade de tarefas que tem de executar durante o dia. Dá por si a responder às exigências das outras pessoas, a interrupções e a telefonemas, em vez de controlar a sua vida. Isto pode causar stress, cansaço e depressão.

 

2. Quanto tempo tem?

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Quanto tempo tem?

Neste capítulo irá aprender:

• a descobrir quanto tempo despende nas suas actividades

• a reavaliar a forma como utiliza o tempo

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Sabe o que faz?

Para mim é fácil dizer: “Reorganize a forma como utiliza o seu tempo e tornar-se-á mais eficiente e eficaz”. Mas como pode fazê-lo se não souber exactamente como o utiliza?

Espero que saiba, mais ou menos, aquilo que faz com o seu tempo em cada dia da semana. Por exemplo, pode dizer-me que no sábado se levanta, toma o pequeno-almoço, vai às compras, visita a tia Joaquina, almoça, vai nadar, janta, vai ao cinema e deita-se. Mas pode dizer-me quanto tempo despende em cada uma destas actividades? E em relação a todas aquelas pequenas tarefas que preenchem o seu dia, por exemplo, ler jornais, beber café, conversar com os amigos – consegue recordar-se quais foram e quanto tempo despendeu nelas?

 

3. Planeie o seu tempo

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Planeie o seu tempo

Neste capítulo irá aprender:

• as vantagens e as desvantagens das ferramentas de gestão do tempo

• como utilizá-las eficazmente

• como planear o tempo para conseguir uma máxima eficiência

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Leve tempo a encontrar tempo

Muitos livros ou especialistas de gestão do tempo dir-lhe-ão para gerir todo o seu tempo utilizando uma agenda ou um mapa de planeamento

(planner). Mas podem recomendar algo tão complexo, que qualquer pessoa passaria metade do tempo a tentar preenchê-lo. Alguns incentivam a manter várias agendas – uma para casa, outra para o escritório e outra para a pasta ou para a mala. Isto pode causar problemas. A Luísa, que é directora de vendas, tinha uma agenda de secretária, uma agenda de casa e uma agenda de mala. Até que um dia marcou uma reunião importante com clientes na sua agenda de mala para a mesma altura em que já tinha marcado na sua agenda de secretária uma grande apresentação à direcção, tudo porque não coordenou as duas agendas.

 

4. Utilize os tempos de transição

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Utilize os tempos de transição

Neste capítulo irá aprender:

• o que são tempos de transição e como utilizá-los produtivamente

• como eliminar tempo não produtivo

• o que fazer com o tempo que sobra

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Gestão do Tempo

O que são tempos de transição?

Já alguma vez esteve sentado à espera de uma consulta no médico ou no dentista? Alguma vez foi para o trabalho de transportes públicos?

Alguma vez alguém se atrasou a chegar a uma reunião que tinha consigo? Já alguma vez deu por si com 10 ou 15 minutos de sobra entre compromissos?

Tudo isto são exemplos comuns de tempos de transição, ou tempo morto, ou seja, os inevitáveis períodos de tempo entre tudo o que faz. Estes valiosos períodos extra de tempo são frequentemente uma “transição”, pois as pessoas consideram-nos demasiado curtos para se fazer alguma coisa.

 

5. Vença a procrastinação

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Vença a procrastinação

Neste capítulo irá aprender:

• como começar a trabalhar quando não lhe apetece

• o que é a procrastinação e como lidar com ela

• dicas práticas para ultrapassar o sentimento de “não me apetece começar”

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Se não começar, não pode acabar

Procrastinação é a arte de adiar. Todos nós encontramos algo melhor para fazer do que o trabalho em mãos. Aquela chávena extra de café, ler os jornais, ver televisão, esclarecer o projecto só mais uma vez com o chefe, tudo isto são técnicas de procrastinação. Mas aquelas cartas na sua secretária precisam de ser terminadas agora.

O problema da procrastinação é que o trabalho continua a precisar de ser feito e, se o adia, vai acabar por tentar terminá-lo num curto espaço de tempo. Isto deixá-lo-á ainda mais frustrado. A única forma de ter as coisas feitas é começar a fazê-las.

 

6. Aprenda a dizer “não”

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Aprenda a dizer “não”

Neste capítulo irá aprender:

• porque é que dizer “não” é uma ferramenta de gestão

• como utilizá-la eficazmente

• técnicas para dizer “não” de uma forma educada e com firmeza

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O segredo de dizer “não”

Dizer “não” é um dos segredos mais bem guardados da gestão do tempo. Se seguir todas as sugestões deste livro, mas não aprender a dizer

“não”, os seus esforços serão em vão.

Pense em todos os momentos em que concordou fazer coisas que na realidade não queria. Provavelmente, na altura pareceu-lhe mais fácil dizer

“sim”. É possível que tenha sentido que não podia recusar. Se o tivesse feito, ficaria provavelmente com um sentimento de culpa; ou, muito simplesmente, talvez não se tenha lembrado de uma boa desculpa. Então, deu por si a fazer algo que lhe ocupou tempo, que não contribuiu para as suas prioridades e que não queria fazer. Mas existem boas razões para não dizer “sim”?

 

7. Reduza a papelada

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Reduza a papelada

Neste capítulo irá aprender:

• como diminuir o papel no seu gabinete, até ao mínimo indispensável

• como lidar com a papelada

• como diminuir a quantidade de papel que produz

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O mito do gabinete sem papel

Tal como muitas pessoas hoje em dia, trabalho com máquinas magníficas – computador, scanner, fotocopiadora e fax. Elas tornam a minha vida mais fácil, mas a única coisa que não fazem é reduzir a quantidade de papel com que tenho de lidar.

Mas o mito do gabinete sem papel ainda se mantém. A teoria diz que as máquinas tornaram o papel obsoleto. Podemos comunicar por telefone, fax, e-mail – o papel não tem de existir. Então porque é que ainda nos encontramos rodeados de papéis?

A resposta resulta do facto de incluirmos papel na nossa forma de trabalhar, quer seja necessário ou não. Processamos as nossas cartas e outros documentos no computador e depois imprimimos uma ou mais cópias para guardar ou para enviar. Falamos pelo telefone e depois enviamos uma confirmação por escrito. Quando os vendedores telefonam, livramo-nos deles pedindo informações, que serão enviadas pelo correio.

 

8. Domine o seu telefone

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Domine o seu telefone

Neste capítulo irá aprender:

• porque é que fazer e receber telefonemas consome tanto tempo

• que utilizar muito o telefone não é garantia de ser mais eficaz

• técnicas para diminuir os seus telefonemas

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Os telefonemas desperdiçam tempo

Se pensa que quantos mais telefonemas fizer e receber mais eficaz está a ser, pense melhor. Utilizar o telefone pode ser uma ocupação que desperdiça muito tempo. Sempre que está ao telefone não está a fazer outro trabalho. Existe, com frequência, a tentação de falar de mais enquanto se está ao telefone. Há muitos telefonemas que são desnecessários ou que se afastam do assunto. E enquanto está ao telefone a sua equipa não o pode consultar, os seus colegas não podem comunicar consigo e há outros contactos importantes não conseguem chegar até si.

 

9. Domine as suas reuniões

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Domine as suas reuniões

Neste capítulo irá aprender:

• como reduzir a quantidade de tempo perdido em reuniões

• como aperfeiçoar aquelas a que tem de comparecer

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Reuniões – trabalho ou desperdício?

Se for um quadro médio, muito do seu tempo será consumido em reuniões. Reuniões longas, reuniões breves, reuniões de pequeno-almoço, reuniões de almoço – pode (e alguns fazem-no) passar o dia inteiro em reuniões.

Mas há muitas reuniões que são um verdadeiro desperdício de tempo.

Lidam frequentemente com coisas que podiam ter sido tratadas por outros meios ou noutros locais e em menos tempo. Outras podiam ser abreviadas sem serem menos eficazes. As reuniões são, de facto, um dos maiores desperdícios de tempo de um dia de trabalho.

Pense em quanto custa uma reunião em termos de salário. Dez pessoas numa reunião de uma hora consomem dez horas de trabalho e também a soma de uma hora de salário de cada um dos dez colaboradores. Se à reunião assistirem quadros de topo, o custo dessa reunião para a empresa pode ser considerável.

 

10. A arte de delegar

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A arte de delegar

Neste capítulo irá aprender:

• como conseguir que os outros façam o seu trabalho

• porque delegar poderes à sua equipa torna todos mais produtivos

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(148) Gestão do Tempo

Não tente fazer tudo

É daqueles que não confia em mais ninguém para fazer o que precisa de ser feito? Há quem não suporte que outros o ajudem, seja de que maneira for. Não confiam em ninguém para fazer uma tarefa tão bem como eles.

Não surpreende, então, que fiquem sobrecarregados com trabalho e se queixem que têm muito para fazer. A culpa é deles. Se aprendessem a delegar, poderiam ter muito mais tempo disponível. Pode aprender a delegar e poupar muito do seu tempo.

Porquê delegar?

Delegar tem outras vantagens para além de poupar tempo e de o libertar para tarefas que são mais importantes na sua organização e que beneficiarão mais a empresa. Se delegar eficazmente, a sua equipa tornar-se-á mais qualificada e comprometida. Isto contribuirá para o sucesso da sua equipa e departamento, e da empresa. Demonstrará também as suas excelentes qualidades de gestão – um bom motivo para uma promoção.

 

11. Lide com o excesso de informação

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Lide com o excesso de informação

Neste capítulo irá aprender:

• como conquistar tempo ao reduzir a informação com a qual tem de lidar

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(164) Gestão do Tempo

De onde vem tanta informação?

Para estar actualizado em relação ao trabalho, aos hobbies, às finanças e todas as outras partes da sua vida, precisa de informação. Mas todos recebemos mais informação do que aquela que podemos assimilar ou utilizar.

Alguma informação é obviamente importante. Mas todos estamos sujeitos a uma quantidade exagerada. As origens são:

junk mail6 livros revistas newsletters rádio televisão anúncios e-mail faxes cartas catálogos

É tentador considerar toda a informação como igualmente importante e tentar assimilar o máximo possível da mesma. Mas a vida é muito curta para o fazer. Precisa de identificar o que precisa de saber, como assimilá-lo eficazmente e como lidar com informação que não quer.

 

12. Formação em gestão do tempo

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Formação em gestão do tempo

Neste capítulo irá aprender:

• como apresentar os benefícios das técnicas de gestão do tempo à sua equipa

• os tipos de formação em gestão do tempo disponíveis

• onde começar a formação dentro da empresa

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(178) Gestão do Tempo

Traga o seu conhecimento para o emprego

Leu este livro, pôs as ideias em prática e os resultados têm sido bons.

Mas pô-las em prática no emprego ou limitou-as à sua vida privada “só para ver se funcionam”? Se não pôs as ideias em prática no trabalho, façao agora. Diga à sua equipa o que está a fazer. Recrute a ajuda do seu assistente. Encoraje a sua equipa a experimentar também algumas das técnicas.

Juntos começarão a fazer a diferença.

Porquê dizer à sua equipa?

O senso comum diz que não vale a pena poupar tempo, se à sua volta tudo continua na mesma. Se, por exemplo, está a gerir o papel como foi sugerido mas a sua equipa ainda trabalha numa enorme confusão sob pilhas de papel, ou se comparece às reuniões bem preparado mas mais ninguém leu os papéis necessários, o tempo que poupou e a eficiência não irão mais longe do que a sua secretária, antes que esta fique atolada pela ineficiência dos outros.

 

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