Sistemas de Informações Contábeis - Fundamentos e Análise

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A tecnologia da informação possibilita um enorme avanço na estruturação dos Sistemas de Informações Contábeis à disposição das empresas. O objetivo deste livro é orientar os profissionais e acadêmicos da área de Contabilidade para que consigam o desempenho máximo dos Sistemas de Contabilidade.

A obra apresenta os principais fundamentos que estruturam um Sistema de Informação Contábil, com ênfase na análise para a decisão de implantação de um sistema que atenda a todas as necessidades informacionais da empresa, tanto para os aspectos societários e legais como para os aspectos gerenciais.

O livro está dividido em quatro partes:

Sistema de Informação.
Ciência Contábil e Sistema de Informação Contábil.
Subsistemas do Sistema de Informação Contábil.
Decisão e Implantação.


Esta nova edição apresenta como novidades, ainda, os seguintes assuntos:

ERP: aquisição versus desenvolvimento interno;
Plano de contas: de classificações básicas aos erros mais comuns na estruturação;
Monitoramento de controles internos.



APLICAÇÃO
Livro-texto para a disciplina Sistemas de Informações Contábeis do curso de Ciências Contábeis. Leitura complementar para as disciplinas Controladoria, Contabilidade Gerencial, Processamento de Dados e Análise de Sistemas voltados à Contabilidade. Recomendado para profissionais de Contabilidade e Finanças envolvidos em projetos de implantação e reformulação dos Sistemas de Informações Contábeis das Empresas.

29 capítulos

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1 Conceito de sistema e enfoque sistêmico

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Fundamentalmente, o conceito de sistema decorre da Teoria Geral dos Sistemas, assim explicada por Bertalanffy:1 “Seu objeto é a formulação de princípios válidos para os ‘sistemas’ em geral, qualquer que seja a natureza dos elementos que os compõem e as relações ou ‘forças’ existentes entre eles. A teoria geral dos sistemas portanto é uma ciência geral da ‘totalidade’, que até agora era considerada um conceito vago, nebuloso e semimetafísico.”

Ainda conforme o mesmo autor: “A teoria geral dos sistemas em sentido restrito (TGS) procura derivar da definição geral do ‘sistema’ como complexo de componentes em interação, conceitos característicos das totalidades organizadas, tais como interação, soma, mecanização, centralização, competição, finalidade etc., e aplicá-los a fenômenos concretos.”2

Para Bertalanffy,3 a Teoria dos Sistemas na ciência opõe-se a uma visão clássica de procedimentos analíticos. O significado da expressão “o todo é mais que a soma das partes” consiste simplesmente em que as características constitutivas não são explicáveis a partir das características das partes isoladas.4 O “procedimento analítico” significa que uma entidade pode ser estudada resolvendo-se em partes e por conseguinte pode ser constituída ou reconstituída pela reunião destas partes.5

 

2 Empresa como sistema e seus subsistemas

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As organizações empresariais interagem com o ambiente e a sociedade de maneira completa. A empresa é um sistema em que há recursos introduzidos, que são processados, e há a saída de produtos ou serviços. Uma empresa é considerada um sistema aberto em razão de sua interação com a sociedade e o ambiente onde ela atua. Essa interação com a sociedade provoca influência nas pessoas, aumento nos padrões de vida e o desenvolvimento da sociedade.

Assim, podemos dizer que toda empresa tem uma missão em relação à sociedade e que a missão das empresas corresponde aos seus objetivos permanentes, que consistem em otimizar a satisfação das necessidades humanas.

Conforme Bio,1 “os sistemas abertos envolvem a ideia de que determinados inputs são introduzidos no sistema e, processados, geram certos outputs. Com efeito, a empresa vale-se de recursos materiais, humanos e tecnológicos, de cujo processamento resultam bens ou serviços a serem fornecidos ao mercado”.

 

3 Informação, tecnologia da informação e sistema de informação

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Informação é o dado que foi processado e armazenado de forma compreensível para seu receptor e que apresenta valor real ou percebido para suas decisões correntes ou prospectivas, conforme Davis.1

Dado é o registro puro, ainda não interpretado, analisado e processado.

Comunicação é o processo de transmissão de informação e de compreensão que somente se efetiva mediante uso de símbolos comuns.

Resumindo, informação é o dado processado de forma a ser entendido pelo receptor. A transferência de informação é a comunicação.

Para que uma informação seja considerada boa, ela deve preencher os seguintes requisitos:

• conteúdo;

• relatividade;

• precisão;

• exceção;

• atualidade;

• acionabilidade;

• frequência;

• flexibilidade;

• adequação à decisão;

• motivação;

• valor econômico;

• segmentação;

• relevância;

• consistência;

• entendimento;

 

4 Banco de dados, informações estruturadas e não estruturadas

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Um dos conceitos mais importantes para a análise de sistemas de informações e, consequentemente, de um sistema de informação contábil, é o entendimento do conceito de banco de dados.

Conforme Bio,1 banco de dados é um “conjunto de arquivos estruturados, não redundantes e inter-relacionados, que proporciona uma fonte única de dados para uma variedade de aplicações”.

O conceito de banco de dados implica no armazenamento de informações de forma estruturada para acesso variado. Nesse sentido, quando, por exemplo, da formatação do lançamento e das contas contábeis dentro de um sistema de contabilidade, será necessário ter em mente que as informações contábeis deverão ser armazenadas no sistema de informação contábil sob a forma de banco de dados. Assim, tanto os registros referentes aos lançamentos bem como os demais dados inerentes a cada fato contabilizado devem ser armazenados sob esta forma de arquivo informático.

Conforme Gil,2 para o sistema construído sob a forma de banco de dados existem softwares de gerenciamento de banco de dados.

 

5 Sistemas operacionais, sistemas de gestão e sistemas de suporte à decisão

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Os sistemas de informação classificam-se em: sistemas de informação de apoio às operações e sistemas de informação de apoio à gestão.

Os sistemas de informações de apoio às operações nascem da necessidade de planejamento e controle das diversas áreas operacionais da empresa. Esses sistemas de informações estão ligados ao sistema físico-operacional e surgem da necessidade de desenvolver as operações fundamentais da firma. Podemos dizer até que esses sistemas são criados automaticamente pelas necessidades de administração operacional. Como exemplo, podemos citar os sistemas de informações de controle de estoque, de banco de dados de estrutura de produtos, de processo de produção, de planejamento e controle da produção, de compras, de controle patrimonial, de controle de recursos humanos, de carteira de pedidos, de planejamento das vendas, de acompanhamento de negócios etc.

Os sistemas de apoio às operações têm como objetivo auxiliar os departamentos e atividades a executarem suas funções operacionais (compras, estocagem, produção, vendas, faturamento, recebimentos, pagamentos, qualidade, manutenção, planejamento e controle de produção etc.).

 

6 Sistemas integrados de gestão empresarial (ERP)

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São assim denominados os sistemas de informações gerenciais que têm como objetivo fundamental a integração, consolidação e aglutinação de todas as informações necessárias para a gestão do sistema empresa. Os Sistemas Integrados de Gestão Empresarial também têm sido denominados ERP (Enterprise Resources Planning) – Planejamento de Recursos Empresariais.

Esses sistemas unem e integram todos os subsistemas componentes dos sistemas operacionais e dos sistemas de apoio à gestão, por meio de recursos da tecnologia de informação, de forma tal que todos os processos de negócios da empresa possam ser visualizados em termos de um fluxo dinâmico de informações que perpassam todos os departamentos e funções.

Permitem, com isso, uma visão horizontal e de processo, em oposição à visão tradicional verticalizada da hierarquia funcional das empresas. O sistema de informação contábil deverá estar completamente integrado ao sistema de gestão empresarial.

Fundamentalmente, foram as grandes corporações mundiais que sempre desejaram uma arquitetura totalmente integrada e padronizada. Assim, podemos elencar os três fatores principais que têm levado as empresas a adotar esta solução:

 

7 Aplicativos genéricos e tecnologias de apoio a sistemas de informação

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O avanço tecnológico em geral e especialmente o avanço da tecnologia da informação permitiram a existência de um número muito grande de opções informacionais, operacionais e logísticas à humanidade, que podem ser cooptadas pelas empresas objetivando incrementar, flexibilizar e agilizar seus sistemas de informação.

Particularmente, os Sige permitem uma utilização muito forte de aplicativos genéricos e tecnologias de apoio, aumentando sua integração e a velocidade de processamento de informações. Algumas tecnologias, sistemas e aplicativos são de tamanha relevância que já estão se tornando vitais e elementos diferenciais entre as empresas, quando utilizados dentro de seus sistemas de informação.

Sem a pretensão de esgotarmos as possibilidades, principalmente porque a tecnologia em desenvolvimento permitirá sua inovação, substituição ou incrementação, apresentaremos a seguir um breve painel desses aplicativos genéricos e tecnologias de apoio à empresa e aos sistemas de informação.

 

8 Contabilidade dentro do sige e do processo de gestão

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O processo de gestão, também denominado processo decisório, caracteriza-se pelo ciclo Planejamento, Execução e Controle. O planejamento subdivide-se em duas fases: Planejamento estratégico e planejamento operacional.

É fase de definição de políticas, diretrizes e objetivos estratégicos, e tem como produto final o equilíbrio dinâmico das interações da empresa com suas variáveis ambientais. Nesta etapa realizam-se as leituras dos cenários do ambiente e da empresa, comumente confrontando as ameaças e oportunidades dos cenários vislumbrados com os pontos fortes e fracos da empresa.

Define os planos, políticas e objetivos operacionais da empresa e tem como produto final o orçamento operacional. Realiza-se, geralmente, por meio do processo de elaboração de planos alternativos de ação, capazes de implementar as políticas, diretrizes e objetivos do plano estratégico da empresa e do processo de avaliação e aprovação dos mesmos.

É a fase do processo de planejamento em que se replaneja a curto prazo, adequando-se às expectativas, frente às alterações do ambiente externo e interno.

 

9 Sistemas operacionais

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O objetivo deste capítulo é apresentar uma breve descrição dos sistemas de informações de apoio às operações, com o intuito de permitir uma visão geral do fluxo operacional de uma empresa, com enfoque na indústria, para que se possa fazer uma ligação entre as necessidades informacionais dos sistemas operacionais e sua captação e interação com o sistema contábil.

É necessário que o profissional contábil, responsável pelo sistema de informação contábil, compreenda profundamente o processo operacional da empresa e as informações necessárias geradas pelos sistemas que apoiam as operações, para que o sistema de informação contábil seja completamente integrado aos demais, o que, além de evitar a redundância de dados, seguramente possibilitará a ampliação da importância da informação contábil dentro da empresa.

Daremos ênfase especial à produção, evidenciando, neste caso, as atuais correntes, ou filosofias, de administração de produção, pois elas têm impacto profundo na forma de mensurar determinados eventos contábeis.

 

10 Contabilidade e controladoria

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Segundo Mosimann et al.1 “a controladoria consiste em um corpo de doutrinas e conhecimentos relativos à gestão econômica. Pode ser visualizada sob dois enfoques:

a) como um órgão administrativo com uma missão, funções e princípios norteadores definidos no modelo de gestão e sistema empresa e

b) como uma área do conhecimento humano com fundamentos, conceitos, princípios e métodos oriundos de outras ciências”.

“Sob esse enfoque, a Controladoria pode ser conceituada como o conjunto de princípios, procedimentos e métodos oriundos das ciências da Administração, Economia, Psicologia, Estatística e principalmente da Contabilidade, que se ocupa da gestão econômica das empresas, com o fim de orientá-las para a eficácia.”2

Na visão desses autores, a controladoria é uma ciência autônoma e não se confunde com a contabilidade, apesar de utilizar pesadamente o instrumental contábil. Consideramos questionável este aspecto da definição desses autores. Em nossa opinião, a controladoria pode ser entendida como a ciência contábil evoluída. Como em todas as ciências, há o alargamento do campo de atuação. Esse alargamento do campo de abrangência da contabilidade conduziu a que ela seja melhor representada semanticamente pela denominação de controladoria.

 

11 Sistema de informação contábil e enfoque sistêmico aplicado

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O Sistema de Informação Contábil ou o Sistema de Informação de Controladoria são os meios que o contador geral, o contador gerencial ou o controller utilizarão para efetivar a contabilidade e a informação contábil dentro da organização, para que a contabilidade seja utilizada em toda a sua plenitude.

Para tanto, há necessidade de se aplicar ao sistema de informação contábil o enfoque sistêmico, pois, além de ser um sistema de informação, a contabilidade, como um sistema aberto, está inserida dentro do ambiente do sistema empresa.

Do trabalho de Riccio1 extraímos as seguintes definições de contabilidade e objetivos do sistema de informação contábil:

“O Sistema de Informação Contábil é um veículo formal para o processamento operacional de dados contábeis e para as atividades de suporte à decisão.”

Inclui:

• avaliação de desempenho;

• dados estatísticos expressos em termos não monetários;

• aceita input de outras fontes além das transações financeiras tradicionais.

 

12 Os subsistemas do sistema de informação contábil

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Neste capítulo, faremos uma introdução aos componentes ou subsistemas do sistema de informação contábil. Posteriormente, na Parte III do livro, faremos uma apresentação detalhada de cada subsistema.

A proposta que apresentaremos pode ser trabalhada de forma diferente para cada empresa, observando as características de cada uma e suas necessidades informacionais. Entendemos que, em linhas gerais, esses são os principais componentes ou subsistemas contábeis e cada empresa poderá dar maior ou menor ênfase para cada um.

Esta proposta foi desenvolvida conforme a apresentação da estrutura da controladoria que apresentamos no Capítulo 10.

Para configurar a abrangência do sistema de informação contábil, ou seja, para definir quais seus componentes ou subsistemas, devemos ter como linha norteadora a concepção da ciência contábil como controle patrimonial e que toda a informação contábil deve ser útil à administração.

A ciência contábil, mesmo considerando a unicidade de seu arcabouço teórico, ao longo de seu desenvolvimento no correr dos séculos, especializou-se em diversas áreas, segmentando seu sistema de informação para atender adequadamente aos diversos usuários e às diversas necessidades informacionais.

 

13 Informação contábil e teoria contábil

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A informação contábil, como toda informação, parte de dados coletados por toda a empresa, tratando-os conforme seus critérios, para dar um formato denominado contábil, que tem uma série de características e obedece necessariamente a uma metodologia.

Esta metodologia não é uma metodologia apenas de cunho ferramental, mas sim, tem como fundamento a Ciência Contábil.

Neste capítulo, desenvolveremos o estudo da informação contábil e suas características, seus pontos fortes e pontos fracos, lastreados na Ciência Contábil.

A Ciência Contábil é que transforma a Contabilidade, ou como entendemos nós a Controladoria, em uma ciência.

Uma ciência pode ser confirmada fundamentalmente pelas suas teorias. Das teorias contábeis e de controle, destacamos a visão de Glautier, que apresentamos a seguir, de forma sintetizada.

Glautier1 identifica as raízes da teoria contábil como sendo a teoria da decisão, a teoria da mensuração e a teoria da informação.

A teoria da decisão é tida como o esforço para explicar como as decisões são realmente feitas. A teoria da decisão, para a tomada de decisões, objetiva solucionar problemas e manter o caráter preditivo, por meio de um modelo de decisão.

 

14 Metodologia contábil

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A contabilidade cumpre seu objetivo como ciência do controle patrimonial, por meio do método contábil.

O método contábil é o registro dos fatos (eventos econômicos) que afetam o patrimônio empresarial.

O registro dos fatos dá-se pela escrituração dos mesmos em livros contábeis.

A escrituração contábil faz-se pelo lançamento contábil.

O lançamento contábil é efetuado pelo método das partidas dobradas.

A sistematização dos lançamentos contábeis é efetuada por meio das contas contábeis.

Procurando ampliar a visão sobre a metodologia contábil, apresentaremos primeiro alguns conceitos importantes sobre a base da escrituração contábil, que são fundamentais para explorarmos ao máximo o potencial da informação contábil e, consequentemente, do sistema de informação contábil.

Ijiri1 desenvolveu dois trabalhos fundamentais no âmbito da mensuração contábil, apresentando novas abordagens para os registros contábeis e novas dimensões da metodologia e do lançamento contábil, que, em nosso entendimento, têm um relacionamento conceitual com nossas propostas sobre sistemas de informações contábeis.

 

15 Lançamento contábil

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O lançamento contábil é o registro (escrituração) das transações dos eventos econômicos (fatos contábeis ou fatos administrativos) segundo o método das partidas dobradas.

Conforme D’Amore,1 dentre os fins mais comuns que se pretende obter com a escrituração, citam-se os seguintes:

a) a vigilância e o controle dos órgãos administrativos;

b) a determinação dos resultados e da eficiência da administração;

c) a determinação da marcha das operações e suas tendências, de modo a poderem-se elaborar fundamentadas previsões.

Também conforme D’Amore, há dois tipos básicos de escrituração:

a) escrituração cronológica;

b) escrituração sistemática.

Elas estão representadas na contabilidade legal nos dois livros contábeis principais, o Diário e o Razão. A escrituração cronológica é a forma de lançamento do livro Diário e a escrituração sistemática é a forma do livro Razão. A escrituração sistemática não se limita, contudo, ao livro Razão. Toda e qualquer escrituração que seja feita destinada a um determinado objetivo de acumulação de informação contábil é considerada sistemática.

 

16 Sistema de acumulação das informações contábeis: planos de contas e departamentalização

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O patrimônio deve ser representado de modo qualificativo, isto é, os diversos valores que o compõem devem ser discriminados por espécies. Para que possa existir essa discriminação é necessário efetuar os registros contábeis, obedecendo a uma prévia classificação.

As contas contábeis são meio para tal. Podemos definir conta como a representação contábil de elementos patrimoniais de natureza igual ou semelhante.

É tão importante o conceito de contas, que as primeiras teorias contábeis e a própria ciência contábil eram confundidas com a ciência das contas. Daí o nome de contador para o profissional contábil.

As primeiras escolas de pensamento contábil foram denominadas contismo, ou seja, a contabilidade era o estudo das contas. O contismo chegou a um ponto de aprofundamento conceitual que as contas eram representadas como se fossem vivas ou pessoas, surgindo a escola do personalismo.

Somente com o advento da escola neocontista é que os estudos da azienda conduziram ao atual estágio da contabilidade como ciência do controle, abandonando o conceito estrito de ciência das contas para o atual estágio científico da contabilidade.

 

17 Subsistema de contabilidade societária e fiscal

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Também denominado Sistema de Contabilidade Geral, o Subsistema de Contabilidade Societária e Fiscal é o coração do Sistema de Informação Contábil.

Mesmo dentro de uma concepção gerencial, este subsistema é o que merece a maior parte das atenções, porque, bem estruturado, facilitará sobremaneira a construção dos demais subsistemas.

Em resumo, como já havíamos introduzido anteriormente, a estruturação de um ótimo sistema contábil gerencial requer uma estruturação ótima da escrituração, cuja base de dados está no subsistema de contabilidade societária e fiscal. Em outras palavras, quanto mais gerencial for o sistema contábil, mais atenção deve ser dada à parte de registro dos lançamentos contábeis.

Obviamente, dentro desse conceito, é necessário ter em mente o enfoque gerencial do sistema, para que o subsistema societário e fiscal permita a potencialização da informação contábil e sua utilização integrada pelos demais subsistemas.

Os objetivos deste subsistema são os mais conhecidos. Presta-se a criar e estruturar a base de dados e informações para atender às informações de caráter legal, seja da legislação comercial (societária) ou seja da legislação fiscal.

 

18 Subsistema de controle patrimonial

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Este subsistema tem sido necessário devido a grande quantidade de itens de ativos imobilizados e intangíveis, principalmente imobilizados, que devem ser controlados dentro de uma empresa.

A par da grande quantidade de itens, o próprio atributo de serem ativos fixos determina uma filosofia específica de gestão, decorrente desta característica de fixação e imobilidade física e escritural.

Adicionalmente, necessidades legais e fiscais determinam toda uma sistemática de cálculos e controles, que, pela sua complexidade, exigem tratamentos contábeis bastante específicos.

São os seguintes:

a) assegurar o controle físico e escritural de todos os itens considerados como ativos fixos dentro da empresa;

b) permitir o processo de valorização contábil fiscal e gerencial do ativo fixo da empresa;

c) permitir o processo de planejamento e controle dos recursos fixos à disposição da empresa;

d) armazenar todas as informações necessárias para todas as gestões relacionadas com o ativo fixo da empresa;

 

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