Iniciação a sistemas, organização e métodos – SO&M

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Sistematizar, organizar e metodizar uma empresa não é tarefa fácil. Essa tarefa é uma responsabilidade da área de sistemas, organização e métodos (SO&M), qual precisa ser capaz de dotar a empresa com a criatividade e inovação necessárias ao seu sucesso, juntar imaginação, engenhosidade e soluções inovadoras. Este livro mostra esse perfil criativo da SO&M em linhas gerais.

 

9 capítulos

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1 – A atividade de sistemas, organização e métodos

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Capítulo

1

A atividade de sistemas, organização e métodos

Tópicos deste capítulo a Conceito de SO&M a O que é SO&M a Objetivos da SO&M a Evolução da SO&M a Consultoria de SO&M a A velha O&M e a nova SO&M a O processo de SO&M a Questões para revisão

Toda organização ou empresa enfrenta continuamente desafios externos que surgem a cada momento – em função das mudanças que ocorrem em seu ambiente externo, do mercado, dos clientes, das competições intensas, das crises ou oportunidades, das novas tecnologias etc. – e, simultaneamente, enfrenta desafios internos – decorrentes de novos produtos ou serviços, processos, metodologias, novos formatos de negócios, novas tecnologias em implantação etc. Todos esses desafios externos e internos não têm fim e logo que um deles é enfrentado e resolvido, surgem vários outros em uma escala cada vez mais intensa e rápida. Para ultrapassar tantos desafios é necessário que a organização ou a empresa também faça a sua lição de casa: mudando, melhorando, aperfeiçoando constantemente suas tarefas e operações e aprendendo cada vez mais como realizar de maneira eficaz essa verdadeira redefinição, reconstrução e mesmo reinvenção do seu modelo de negócio.

 

2 – A abordagem de sistemas

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Capítulo

2

A abordagem de sistemas

Tópicos deste capítulo a Conceito de sistema a Finalidade dos sistemas a Componentes dos sistemas a A importância da informação a Comunicação a Análise de sistemas a Questões para revisão a Exercícios

É impressionante como certos conceitos aparentemente simples facilitam a vida das pessoas e a compreensão do mundo real. O conceito de sistema é exatamente uma dessas ideias felizes e capazes de dizer muitas coisas com poucas palavras. A palavra sistema está intimamente associada à ideia de totalidade, globalidade, síntese e integração.

Ela permite perceber o todo e suas partes constituintes de maneira incrivelmente fácil. Na verdade, o conceito de insight já era tratado pela chamada psicologia da forma – a Gestalt Theorie: o todo tem características diferentes das características das partes que o constituem. Contudo, como veremos adiante, o conceito de sistema é bem complexo, dadas as suas características e os fenômenos que nele ocorrem.

 

3 – Sistemas de informação organizacional

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Capítulo

3

Sistemas de informação organizacional

Tópicos deste capítulo a O profundo impacto da tecnologia da informação a Banco de dados a Sistemas de informação organizacional a Questões para revisão a Exercícios

Um sistema aberto – como as organizações em geral e as empresas em particular – somente pode funcionar adequadamente quando suas partes estão apropriadamente interligadas e inter-relacionadas

– tanto do ponto de vista interno como externo –, de modo a assegurar totalidade que permita oferecer sinergia ao sistema. Essa interligação poderosa é proporcionada pelos sistemas de informação organizacional.

Vimos que a informação é uma decorrência de dados organizados e ordenados de maneira coerente e significativa no sentido de proporcionar compreensão e análise para quem a recebe. Ela constitui um conjunto de dados ordenados e estruturados que possuem significado, relevância e finalidade. E as pessoas envolvidas precisam entender e compreender as informações que recebem, e saber exatamente as informações que devem proporcionar.

 

4 – Organizando as organizações

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Capítulo

4

Organizando as organizações

Tópicos deste capítulo a A empresa como uma organização social a As organizações precisam ser organizadas a A importância das organizações a Evolução histórica das organizações a As organizações típicas da Era Industrial a O modelo burocrático de organização a Princípios fundamentais de organização da Era Industrial a As organizações da Era da Informação a A função de organizar a Questões para revisão a Exercícios

Existem organizações bem-sucedidas que duram séculos e organizações que não conseguem emplacar e logo desaparecem do mapa. Muitas vezes, organizações possuidoras de enormes recursos financeiros e tecnológicos não conseguem se viabilizar no médio ou longo prazo. Dispor de recursos é uma vantagem importante, mas que não garante a sustentabilidade das organizações. É preciso muito mais do que isso. Então surge a pergunta: a que se deve o sucesso das organizações? A resposta quase sempre se concentra na maneira como as organizações são administradas e como elas ganham competências que garantem sua competitividade. E isso quase sempre independe do volume disponível de recursos.

 

5 – Estruturas organizacionais

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Capítulo

5

Estruturas organizacionais

Tópicos deste capítulo a Conceito de estrutura organizacional a Níveis hierárquicos a Desenho organizacional a Tipos de estruturas organizacionais a Centralização e descentralização a Departamentalização: conceito e tipos a Questões para revisão a Exercícios

Para ser adequadamente organizada, toda organização precisa dispor de uma estrutura organizacional capaz de agrupar e interligar seus órgãos e pessoas, definir suas atribuições, determinar os recursos necessários, aglutinar seus relacionamentos e garantir uma integração para que ela funcione como uma totalidade. Esse é o papel da estrutura organizacional: integrar e coordenar toda a atividade organizacional.

Conceito de estrutura organizacional

A palavra estrutura significa a disposição ou ordem das partes que compõem um sistema, seja ele um ser vivo, organização ou empresa, máquina, sociedade, edifício, livro etc. Significa também a disposição ou ordem dos órgãos ou cargos que compõem uma empresa. A estrutura garante a totalidade de um sistema e permite sua integridade. Da mesma forma, toda organização ou empre-

 

6 – Hierarquia

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Capítulo

6

Hierarquia

Tópicos deste capítulo a Conceito e importância da autoridade a Origem da autoridade a Delegação de autoridade a Tipos de autoridade a Amplitude administrativa a Centralização e descentralização a Questões para revisão a Exercícios

Uma das consequências do princípio da divisão do trabalho

é a diversificação funcional dentro da organização. A pluralidade de funções imposta pela especialização exige o desdobramento da função de comando, cuja missão é dirigir todas as atividades para que estas cumpram harmoniosamente suas respectivas funções. Isso significa que, além de uma estrutura de funções especializadas, a organização precisa também de uma estrutura hierárquica para dirigir as operações dos níveis que lhe estão subordinados. Daí o princípio da hierarquia: o princípio escalar. Em toda organização formal existe uma hierarquia que divide a organização em camadas ou níveis de autoridade. Na medida em que se sobe na escala hierárquica, aumenta-se gradativamente o volume de autoridade do administrador11.

 

7 – Processos e cadeia de valor

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Capítulo

7

Processos e cadeia de valor

Tópicos deste capítulo a Os processos empresariais a Reengenharia de processos a A cadeia de valor a Benchmarking a Projetos a Questões para revisão a Exercícios

Em geral, costumamos visualizar as empresas sob o ponto de vista de suas funções básicas por meio do tradicional organograma, isto é, de suas áreas funcionais, como produção/operações, finanças, marketing, recursos humanos etc. Essa visualização é predominantemente vertical, uma vez que cada área funcional tem a sua hierarquia própria, indo desde o diretor da área e passando pelos gerentes e supervisores na cadeia escalar. Contudo, atravessando horizontalmente por baixo de todas essas áreas funcionais ocorrem os processos típicos de cada empresa, como produzir, comprar, vender, atender ao cliente etc.

Enquanto cada área funcional tem o seu proprietário ou dono principal – diretor ou executivo – os processos não possuem proprietários nem donos e dependem da atuação parcelada e segmentada de cada

 

8 – Métodos de trabalho

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Capítulo

8

Métodos de trabalho

Tópicos deste capítulo a Conceito de método a Funções básicas do método a Fases do processo de organização e reorganização a Técnicas de definição do método a Elaboração de fluxos e rotinas de trabalho a Questões para revisão a Exercícios

Metodologia é uma competência absolutamente necessária para quem se dedica à SO&M. É muito comum certas pessoas dizerem que possuem um método para fazer as coisas. E que o seu método é o melhor de todos. Também é comum certas pessoas se dizerem metódicas, porque gostam de fazer as coisas de uma maneira correta e previamente planejada. A palavra método tem muitos significados, mas quase todos eles se referem à maneira de fazer as coisas, executar trabalhos, desempenhar funções ou de fazer acontecer.

Conceito de método

Método (do grego méthodos, caminho para chegar a um fim) significa o meio pelo qual as coisas são feitas. O método detalha como o trabalho deve ser executado, qual é a melhor maneira possível. Nesse

 

9 – Manuais e normas de serviços

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Capítulo

9

Manuais e normas de serviços

Tópicos deste capítulo a Conceito de manual e normas de serviços a Finalidade dos manuais a Funções dos manuais a Conteúdo dos manuais a Técnicas de elaboração de manuais a Distribuição dos manuais a Formulários a Questões para revisão a Exercícios

Ao longo de toda sua existência cada empresa adota e acumula uma variedade de regras e regulamentos, normas de serviços, instruções, ordens e atos oficiais que configuram exigências criadas para o bom andamento de suas atividades. Essas exigências são comunicadas a todas as pessoas por meio de vários tipos de correspondência interna que depois são arquivadas. E quase sempre caem no esquecimento por falta de consulta ou por não se saber onde ficaram arquivadas.

Por outro lado, na medida em que o tempo passa e as coisas mudam, esses textos são frequentemente modificados, acrescidos ou reduzidos, enquanto outros são substituídos e outros, ainda, implantados.

Com o tempo e com o crescimento da empresa, o volume de textos dispersos – alguns atuais, outros ultrapassados e obsoletos – se torna tão grande que as pessoas passam a encontrar enorme dificuldade em

 

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