Manual de Técnicas Administrativas

Autor(es): CRUZ, Tadeu
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Esta obra é um ótimo convite a entender, de forma prática, o que é e como funciona uma empresa. Concebida para atender alunos de cursos técnicos e tecnólogos de administração e profissionais atuantes em áreas administrativas, abrange ampla gama de conhecimentos, como introdução à administração, constituição e legalização de empresas, noções de gestão de projetos, gestão de processos, noções sobre qualidade, fundamentos de estatística, rotinas administrativas, recursos humanos, cálculos e legislação trabalhista, gestão de materiais, processos financeiros, qualidade de vida, saúde e segurança nos ambientes de trabalho e noções de marketing e atendimento a clientes. Esses conhecimentos são enriquecidos com estudos de caso, formulários (também disponíveis para download), exemplos e exercícios. Todos esses recursos tornam o livro ainda mais prático e acessível às novas gerações de estudantes de cursos técnicos, de universidades e a profissionais que desejam adquirir multifuncionalidade e estar à altura de um mercado de trabalho tão desafiador como o atual. Livro-texto para cursos técnicos e tecnólogos de Administração. Leitura de interesse e de reciclagem para profissionais que atuam em áreas administrativas._x000D_
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13 capítulos

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CAPÍTULO 1 – INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO

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C A P Í T UL O 1

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INTRODUÇÃO À

ADMINISTRAÇÃO

COMO TUDO COMEÇOU

A imperiosa necessidade de multiplicar o potencial dos recursos disponíveis levou o ser humano, desde a pré-história, a praticar os princípios da organização do trabalho. Se todos tivessem de fazer tudo de forma desordenada e desorganizada, não haveria a quantidade de recursos necessária para alcançar determinado objetivo. Como veremos adiante, pelas inúmeras descobertas realizadas por cientistas dos mais diversos ramos do conhecimento, o princípio da divisão das tarefas sempre existiu, e a condição essencialmente social da espécie humana ajudou a desenvolver o que antes era apenas um sentimento atávico. É fundamental notar que muitas estruturas organizacionais que hoje moldam empresas em diversos segmentos vão e voltam através do tempo levando-nos a supor que sejam inteiramente novas, mas a maioria delas não é.

A organização do trabalho começou até mesmo antes da evolução da humanidade para o homo sapiens, e deve ter ocorrido com o desenvolvimento do nosso cérebro, das nossas habilidades linguísticas e da nossa capacidade de desenvolver ferramentas.

 

CAPÍTULO 2 – CONSTITUIÇÃO E LEGALIZAÇÃO DE EMPRESAS

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C A P Í T UL O 2

CONSTITUIÇÃO

E LEGALIZAÇÃO

DE EMPRESAS

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O QUE É EMPRESA

Várias são as definições de empresa. O dicionário eletrônico Michaelis1 define empresa assim:

“Sociedade organizada para a exploração de indústria ou comércio; com a finalidade de obter um rendimento monetário através da produção de bens ou de serviços: Empresa industrial. Empresa mercantil. Empresa de alimentos em conserva. Empresa de transportes.”

O dicionário eletrônico Aurélio2 define empresa do seguinte modo:

“Execução de um projeto; empreendimento, comedimento. Negócio, sociedade comercial; todo estabelecimento que vende, compra produtos ou oferece algum tipo de serviço.

Unidade econômica de produção: existem empresas privadas, públicas e de economia mista. Companhia organizada juridicamente; firma.”

ELEMENTOS OU RECURSOS DE UMA EMPRESA

Para que uma empresa possa operar adequadamente e assim atingir seus objetivos, é necessária a união de quatro elementos ou recursos:

 

CAPÍTULO 3 – GESTÃO DE PROJETOS

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C A P Í T UL O 3

GESTÃO DE

PROJETOS

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O QUE É UM PROJETO?

A definição é a seguinte: Projeto é uma série de atividades que serão executadas com tempo predeterminado – começo, meio e fim – com a utilização de recursos diversos, para que determinado objetivo seja atingido uma única vez.

O PMBOK define assim: “Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.”

Produto, serviço ou resultado único significa dizer que um projeto não se repete nem pode ser cíclico. Daí a diferença principal entre projetos e processos. Por definição, processos são conjuntos de atividades que processam entradas para produzirem um produto, que pode ser um bem ou um serviço, e além disso podem ser repetidos várias vezes com o objetivo de gerar produtos semelhantes, ao passo que um projeto só pode ser executado uma única vez.

Ainda segundo o PMBOK, os objetivos do projeto podem produzir uma ou mais das seguintes entregas:

 

CAPÍTULO 4 – GESTÃO DE PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

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GESTÃO DE

PROCESSOS

ORGANIZACIONAIS

PROCESSOS

Processos são, ao mesmo tempo, universos complexos e simples, aterrorizantes e fascinantes. Como pode algo ser tão oposto ao mesmo tempo?

Tudo depende da nossa relação com eles! Tudo depende de como capturamos os dados e as informações deles, como os entendemos e do nosso grau de conhecimento sobre o que produzem, como produzem e para quem produzem.

No ambiente de negócio, damos o nome de processo de negócio ao conjunto de elementos que produzem bens e/ou serviços. A expressão processo de negócio foi traduzida do inglês, Business Process, já que estamos muito ligados à escola americana de administração. Entretanto, essa nomenclatura facilitou-nos diferenciar processos que produzem bens e serviços de outros tipos de processos, como os jurídicos, que produzem sentenças e decisões, que, por sua vez, essencialmente, são processos de negócio.

Esses processos também são conhecidos como organizacionais. Ambas as definições estão corretas e significam a mesma coisa. Portanto, ao longo deste livro tanto uma como outra denominação podem ser usadas.

 

CAPÍTULO 5 – NOÇÕES SOBRE QUALIDADE

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C A P Í T UL O 5

NOÇÕES SOBRE

QUALIDADE

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O QUE É QUALIDADE?

A International Standardization Organization (ISO), situada na Suíça e responsável pelas normas de qualidade, define qualidade deste modo: “Qualidade é a adequação ao uso. É a conformidade às exigências. É cumprir com o prometido.”

Basicamente, qualidade está em dois lugares quando falamos de produção de bens e serviços:

■■ Qualidade no processo de produção.

■■ Qualidade no produto.

PRINCÍPIOS DA QUALIDADE

Os princípios da gestão da qualidade são tópicos definidos para dar base às organizações que desejam se estabelecer no mercado com eficiência de gestão. Esses princípios são:

1. Foco no cliente.

2. Liderança.

3. Envolvimento das pessoas.

4. Abordagem de processo.

5. Abordagem sistêmica da gestão.

6. Melhoria contínua.

7. Abordagem factual para tomadas de decisões.

8. Relações mutuamente benéficas com fornecedores.

 

CAPÍTULO 6 – NOÇÕES BÁSICAS DE ESTATÍSTICA

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C A P Í T UL O 6

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NOÇÕES BÁSICAS

DE ESTATÍSTICA

O QUE É ESTATÍSTICA?

É a parte da matemática aplicada que se ocupa em obter conclusões com base em dados observados. É também uma metodologia ou conjunto de técnicas que utiliza:

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Coleta de dados.

Classificação de dados.

Apresentação ou representação dos dados.

Análise e interpretação dos dados.

RAMOS DA ESTATÍSTICA

Os ramos da estatística são os seguintes:

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Descritiva ou dedutiva:

■■ Descreve e analisa grupos de observações (amostras).

■■ Uso de medidas e formas de representação (tabelas, gráficos, curvas)

Inferencial ou indutiva: processo de generalização com base na análise e interpretação de dados amostrais.

Probabilidade: parte da estatística que utiliza métodos e técnicas apropriadas ao estudo de processos com margem de incerteza.

CONCEITOS

Os principais conceitos da estatística são os seguintes:

 

CAPÍTULO 7 – ROTINAS ADMINISTRATIVAS

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C A P Í T UL O 7

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ROTINAS

ADMINISTRATIVAS

O QUE FAZ UM ASSISTENTE ADMINISTRATIVO?

O assistente administrativo é um profissional imprescindível a toda e qualquer organização. Ele atua na gestão das empresas, com foco na administração financeira, nos processos operacionais e nos de logística. É o profissional responsável pelo controle de receitas e despesas, contas a pagar e contas a receber, e pelo gerenciamento das tarefas de rotina essenciais ao funcionamento de qualquer organização, tais como emissão de documentos, atualização de cadastro e atendimento a fornecedores e clientes.

A formação mínima exigida na maioria das empresas é o Ensino Médio completo. Entretanto, saem na frente aqueles candidatos com cursos técnicos, como o de

Administração, e quem domina a língua inglesa e tem bons conhecimentos de informática.

PRINCIPAIS TAREFAS DO ASSISTENTE ADMINISTRATIVO

O assistente administrativo tem papel fundamental no acompanhamento e no controle das rotinas de trabalho das empresas e organizações. Atua muitas vezes como secretário, auxiliando gestores e líderes na condução dos processos organizacionais e na interface com demais setores da empresa, como o público externo. Sua especialidade é a gestão administrativa.

 

CAPÍTULO 8 – ADMINISTRAÇÃO DE PESSOAL – CÁLCULOS E LEGISLAÇÃO TRABALHISTA

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C A P Í T UL O 8

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ADMINISTRAÇÃO DE

PESSOAL – CÁLCULOS

E LEGISLAÇÃO

TRABALHISTA

Todos os assuntos e todos os capítulos deste livro são igualmente importantes, mas o elemento mais importante em qualquer organização chama-se gente!

Ainda que hoje em dia se fale muito em robôs, por muito tempo as organizações vão ser operadas e administradas por gente. Então, este capítulo sobre administração de pessoal é mais importante que os demais.

O PAPEL DO RH

Importante ponto de atenção em qualquer organização, a administração de pessoal tem evoluído consideravelmente nos últimos tempos na maioria das empresas. Entretanto, muitas ainda praticam somente rotinas de departamento de pessoal em vez de terem uma política de administração de recursos humanos.

As rotinas de departamento de pessoal são compostas de tarefas bem específicas, tais como admissão e demissão de pessoal, controle de ponto, folha de pagamento. Já a política de administração de pessoal é muito mais ampla, inclui as rotinas de departamento de pessoal, mas vai além.

O papel do RH é extremamente importante, pois ele abrange, além das rotinas administrativas, a formulação e a execução da política de pessoal nas modernas organizações.

 

CAPÍTULO 9 – GESTÃO DE MATERIAIS

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GESTÃO DE

MATERIAIS

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CONCEITOS E PRINCÍPIOS

Seja grande, seja pequena, a empresa precisa ter uma gestão de materiais que funcione adequadamente. Essa gestão deve economizar muito dinheiro ao organizar e executar corretamente os processos de seleção de fornecedores, compras, recebimento e análise de compras efetuadas.

Para que a empresa tenha uma gestão de materiais eficiente, precisamos, antes de qualquer outra providência, disseminar na organização a “cultura da necessidade”, para que os colaboradores evitem a todo custo desperdícios de materiais.

CULTURA DA NECESSIDADE

O que vem a ser a cultura da necessidade?

Todos sabemos da importância de preservarmos o planeta, o meio ambiente e recursos como água, energia, madeira etc. e então, temos de difundir a cultura da necessidade dentro das empresas, conscientizando a todos para a necessidade de poupar tais recursos e, consequentemente, os recursos financeiros da empresa na qual trabalhamos.

 

CAPÍTULO 10 – PROCESSOS FINANCEIROS

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C A P Í T UL O 10

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PROCESSOS

FINANCEIROS

NOÇÕES DE CONTABILIDADE

De acordo com pesquisas arqueológicas, a contabilidade surgiu durante a pré-história, mais precisamente no período mesolítico, quando a humanidade começou a usar registros em fichas de barro que continham, por exemplo, símbolos de animais, materiais têxteis, recipientes, metais, entre outros, por meios de sinais pictográficos.

A palavra contabilidade deriva do latim, computare, que significa contar, computar, calcular.

A contabilidade é um instrumento que auxilia a tomada de decisão, pois sua dinâmica capta, registra, planeja, acompanha, resume, analisa, interpreta e controla todas as situações que afetam o patrimônio de vários grupos, conforme listado a seguir.

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Pessoas físicas: utilizam a contabilidade para controlar seus patrimônios e as finanças pessoais.

Governo: faz uso das informações contábeis para tributar e cobrar impostos, taxas e contribuições das pessoas físicas e jurídicas, bem como para projetar cenários econômicos por meio da coleta e geração de dados estatísticos.

 

CAPÍTULO 11 – QUALIDADE DE VIDA, SAÚDE E SEGURANÇA NOS AMBIENTES DE TRABALHO

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C A P Í T UL O 11

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QUALIDADE DE VIDA,

SAÚDE E SEGURANÇA

NOS AMBIENTES

DE TRABALHO

O tema qualidade de vida está presente em todos os setores de produção e em nossa vida pessoal hoje em dia. Os sistemas de avaliação da saúde, do meio ambiente e da qualidade de vida fazem parte das preocupações da maioria das organizações e por isso deve, também, fazer parte das boas práticas do assistente administrativo.

Este capítulo traz amplo resumo dos pontos mais importantes dessas preocupações e aborda como todos nós, profissionais de qualquer área, podemos fazer a nossa parte, seja na empresa, na comunidade onde a empresa atua e, até, na nossa vida pessoal.

SUSTENTABILIDADE E RESPONSABILIDADE

SOCIOAMBIENTAL

O consumidor já não aceita o descaso no tratamento dos recursos naturais e está interessado em produtos “limpos”, aqueles que não agridem a natureza. Claro, essa consciência varia de país para país. Nos países mais desenvolvidos, a atitude da sociedade é mais organizada, e as pressões são mais fortes.

 

CAPÍTULO 12 – NOÇÕES DE MARKETING

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C A P Í T UL O 12

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NOÇÕES DE

MARKETING

FUNDAMENTOS DE MARKETING

Há algum tempo, vender era muito mais fácil que atualmente. Até porque a concorrência não era tão grande como é hoje. Mesmo assim existia marketing – de forma mais incipiente, claro, menos agressivo e, muitas vezes, até mesmo ingênuo, se comparado com as campanhas que vemos algumas vezes.

Hoje não. Hoje a guerra é muito grande e, por isso, o marketing assumiu outra dimensão, outra postura, mais agressiva, mais refinada, mais trabalhada. Aliás, de tão agressivo, algumas vezes o marketing de determinada empresa tem de retirar uma campanha do ar por ter extrapolado nas suas colocações. A tecnologia também ajudou nessa evolução do marketing, possibilitando campanhas antes inimagináveis.

O marketing é exatamente o que definiu a American Marketing Association (AMA),

“um processo que deve ser executado para criar, comunicar, entregar e trocar produtos que tenham valor para clientes, parceiros e sociedade em geral”.

 

Gabarito dos exercícios

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GABARITO DOS EXERCÍCIOS

Capítulo 1

1. a

2. b

3. e

4. a

5. b

Capítulo 5

1. a

2. b

3. e

4. a

5. c

Capítulo 9

1. d

2. c

3. a

4. b

5. c

Capítulo 2

1. a

2. d

3. a

4. c

5. a

Capítulo 6

1. a

2. b

3. d

4. d

5. a

Capítulo 10

1. a

2. d

3. b

4. a

5. b

Capítulo 3

1. a

2. e

3. b

4. a

5. d

Capítulo 7

1. c

2. c

3. a

4. b

5. a

Capítulo 11

1. a

2. c

3. b

4. c

5. a

Capítulo 4

1. b

2. d

3. d

4. a

5. c

Capítulo 8

1. c

2. c

3. a

4. a

5. b

Capítulo 12

1. b

2. a

3. c

4. a

5. a

 

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