Organização de eventos: procedimentos e técnicas (6a edição)

Autor(es): Marlene Matias
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A organização de eventos é uma atividade que vem apresentando crescimento constante em todo o mundo, tornando-se uma importante fonte econômica e geradora de benefícios sociais.
Assim, surge a necessidade de profissionalização e de estudos especializados na área. Esta obra apresenta a evolução dos eventos e sua contextualização no turismo atual e aborda, entre outros temas:
– o surgimento do turismo de eventos;
– conceitos e estratégias para o desenvolvimento da atividade;
– aspectos teóricos e práticos para seu planejamento e sua organização;
– dados recentes sobre o panorama internacional e a situação do Brasil no segmento.
A sexta edição deste livro foi revisada e atualizada, tornando-se obra de grande relevância em um momento que grandes eventos começam a movimentar o cenário brasileiro.
É de grande interesse para os profissionais do setor, professores e estudantes dos cursos de turismo e hotelaria.

Preço: R$ 53,90

8 capítulos

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Lista de abreviaturas

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Lista de abreviaturas

ABAV – Associação Brasileira de Agências de Viagens

ABBTUR – Associação Brasileira de Bacharéis em Turismo

Abeoc – Associação Brasileira das Empresas de Eventos

Abraccef – Associação Brasileira de Centros de Convenções, Exposições e Feiras

ACT – Atividades Características de Turismo

AIPC – Association Internationale des Palais de Congrès

Ascom – Assessoria de Comunicação do Ministério do Turismo

Bacen – Banco Central do Brasil

BIE – Bureau International des Expositions

CBTUR – Congresso Brasileiro de Turismo

Cocal – Federação de Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da

América Latina

COI – Comitê Olímpico Internacional

CVB – Convention and Visitors Bureau

DPF – Departamento de Polícia Federal

Ecad – Escritório Central de Arrecadação e Distribuição

xxii

II

Organização de eventos

Embratur – Empresa Brasileira de Turismo (até 1992), depois Instituto

 

Lista de quadros

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Lista de quadros

Quadro 1.1 �Concílios ecumênicos no período de 325 a 1965 �

16

Quadro 1.2 �Exposições mundiais no período de 1851 a 1967 �

25

Quadro 1.3 ��Características das exposições mundial e internacional/ especializada 

29

Quadro 1.4 �Jogos Olímpicos no período de 1896 a 2016  �30

Quadro 1.5 �Feiras de amostras no período de 1916 a 1927  �32

Quadro 1.6 ��Países-sede da Copa do Mundo no período de 1930 a 2014 33

Quadro 1.7 ��Países-sede dos Jogos Pan-Americanos no período de

1951 a 2015 �

36

Quadro 1.8 ��Países-sede da Jornada Mundial da Juventude no período de

1984 a 2013 

38

Quadro 1.9 ��Países-sede do Fórum Social Mundial no período de

2001 a 2013 �

39

Quadro 1.10 �Congressos da Abav de 1959 a 2012 �

45

Quadro 1.11 ��Número de congressistas e número total de participantes nos congressos da Abav  �47

Quadro 1.12 ��Total de m² comercializados nas feiras dos congressos da Abav 

48

 

Introdução

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Introdução

Evento é um acontecimento que, desde as suas origens, na antiguidade, e em sua trajetória histórica até chegar aos tempos modernos, sempre envolve várias pessoas nas diversas fases do seu planejamento e organização, como também atrai um grande número de participantes.

Atualmente, o evento, em função dos objetivos fixados, do grande número de pessoas que envolve e das diversas expectativas e necessidades que essas pessoas apresentam, tornou-se uma importante atividade econômica e social, que deve ser tratada de forma profissional. Isto é, para o sucesso da atividade é imprescindível que a associação, empresa e/ou indústria promotora do evento contrate os serviços de um “organizador de eventos”. Assim, para maior segurança e eficiência na prestação dos serviços, é aconselhável que seja contratada uma empresa organizadora de eventos.

Para a contratação desta, recomenda-se a abertura de um processo de licitação e/ou de concorrência em que estarão previstos os critérios e requisitos necessários para a participação.

 

Parte I – Fundamentos econômicos, históricos e sociais dos eventos

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PA R T E I

FUNDAMENTOS ECONÔMICOS,

HISTÓRICOS E SOCIAIS DOS

EVENTOS

CAPÍTULO

1

Evolução histórica: dos eventos ao turismo de eventos

As Origens dos Primeiros Eventos

Antes do surgimento da palavra turismo, os homens haviam descoberto que existia um grande espaço no seu entorno e que nele poderiam deslocar-se pelos mais diversos motivos.

O ser humano sempre foi ávido por viver situações de descobertas e grandes acontecimentos. Isso pode ser verificado desde a civilização antiga, em que se encontram os primeiros registros de deslocamentos de pessoas de uma localidade a outra, onde se reuniam para tratar de assuntos de interesse de todos.

Os primeiros registros que identificaram esses deslocamentos, que podem ser considerados como origens do Turismo, mais especificamente do Turismo de Eventos, foram os primeiros Jogos Olímpicos da Era

Antiga, datados de 776 a.C.

Esse tipo de evento acontecia na Grécia a cada quatro anos e possuía caráter religioso. No período em que estavam ocorrendo os jogos, estabelecia-se uma trégua e nenhum tipo de combate era travado.

 

Parte II – Compreendendo o que é evento

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PA R T E I I

Compreendendo o que é evento

CAPÍTULO

3

Conceitos, classificação e tipologia

Conceitos

Para que se possa entender melhor o objeto deste estudo, dentro de um processo histórico, torna-se necessário inicialmente conceituá-lo.

Segundo Simões (1995), evento é um acontecimento criado com a finalidade específica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas. Caso esse acontecimento não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente, problemático.

Para Giácomo (1993), “evento é componente do mix da comunicação, que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo no intuito de engajar pessoas numa ideia ou ação”.

Como os eventos são uma atividade dinâmica, sua conceituação tem sido objeto de modificações, conforme vai evoluindo. Portanto, segundo a experiência de vários especialistas da área, evento significa:

 

Parte III – Associações, empresas e/ou indústrias promotoras de eventos e estratégias para o desenvolvimento de eventos

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PA R T E I I I

Associações, empresas e/ou indústrias promotoras de eventos e estratégias para o desenvolvimento de eventos

CAPÍTULO

4

A estrutura jurídica das organizações promotoras de eventos

As organizações promotoras de eventos possuem papel fundamental no planejamento da atividade, pois é com base na estrutura jurídica dessas organizações que as características dos eventos são definidas.

De acordo com a estrutura jurídica, as organizações promotoras de eventos podem ser classificadas em associações, indústrias ou empresas.

Segundo o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas –

Sebrae/MG, “as associações, em um sentido amplo, são qualquer iniciativa formal ou informal que reúne pessoas físicas ou outras sociedades jurídicas com objetivos comuns, visando superar dificuldades e gerar benefícios para os seus associados”.

Com base nesse conceito, pode-se dizer que, formalmente, uma associação é uma forma jurídica de legalizar a união de pessoas em torno de seus interesses e que sua constituição permite a construção de condições maiores e melhores do que as que os indivíduos teriam isoladamente para a realização dos seus objetivos.

 

Parte IV – Aspectos teóricos e práticos do planejamento e organização de eventos

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PA R T E I V

Aspectos teóricos e práticos do planejamento e organização de eventos

CAPÍTULO

7

Planejamento e organização de eventos

As fases do processo de planejamento e organização de eventos são:

Concepção: incorporação da ideia;

ÊÊ Pré-evento: planejamento e organização;

ÊÊ Per ou Transevento: realização;

ÊÊ Pós-evento: avaliação e encerramento.

ÊÊ

Concepção

Antes de organizar um evento, é importante que a ideia seja incorporada por alguns empreendedores, que começarão a lhe dar forma mediante o levantamento do maior número possível de elementos, tais como:

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

Reconhecimento das necessidades desse evento;

Elaboração de alternativas para suprir as suas necessidades;

Identificação dos objetivos específicos;

Coleta de informações sobre os participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;

Listagem dos resultados desejados;

 

Considerações finais

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Considerações finais

Evento é uma atividade econômica e social que surgiu praticamente com a civilização humana e que caminha paralelamente a ela, adquirindo características representativas de cada período da nossa história, até chegar aos tempos modernos e à forma como é conhecida hoje.

A atividade eventos, como é tratada atualmente em todas as suas fases, desde a concepção da ideia, o planejamento e a organização, a realização, a avaliação e o encerramento, representa um grande estímulo para a economia de uma localidade. Isto é, envolve um grande número de agentes econômicos, o que dinamiza e incrementa as atividades econômicas, ocasionando:

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

ÊÊ

Aumento de receita;

Aumento do número de empregos (diretos e indiretos);

Criação de novas profissões;

Ampliação da arrecadação de impostos;

Melhora na capacitação de mão de obra empregada no setor;

Redistribuição da renda individual, local e regional;

Outros.

 

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