Gestão de Projetos - Uma Jornada Empreendedora da Prática à Teoria

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Gestão de Projetos – Uma jornada empreendedora da prática à teoria é um livro baseado em fatos reais que integra a prática com a teoria de gerenciamento de projetos. É uma obra que busca incentivar estudantes, professores, consultores e outros profissionais a desenvolver suas competências relacionadas à prática do gerenciamento de projetos.

Trata-se do dia a dia de Roberto Rocha, executivo de uma malharia em ritmo de expansão dos negócios, e Hélio Degaspari, experiente gerente de projetos com vivência reconhecida em vários tipos de organizações. Ambos se deparam com o desafio de implementar na empresa uma cultura de gestão de projetos.

O leitor perceberá que o objetivo da obra é realçar o uso desse conhecimento com base na aplicação prática dos conceitos. São abordados, também, aspectos do comportamento humano que influenciam os processos de mudança críticos para se alcançar melhorias significativas nos projetos de evolução ou transformação organizacional. Os leitores poderão associar as histórias presentes no livro com suas próprias experiências e terão facilidade para contextualizar seus cotidianos embasados por aspectos conceituais.

Este livro é fruto de uma combinação de experiências diversas de seus autores na administração de empresas e no gerenciamento de projetos e de mudanças. Os autores oferecem cursos para capacitação de profissionais que atuam na área de gestão de projetos e gestão de mudanças, para consultores que precisam melhorar a forma como conduzem seus projetos e para professores responsáveis por disciplinas de cursos técnicos e de graduação com conteúdos de gerenciamento de projetos.

Entre em contato para saber mais: gerolamo@sc.usp.br

35 capítulos

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1 - Boa notícia

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Boa notícia

– Gostaria de começar dando uma boa notícia para todos!

A Jovem Chic comprou a Malharia Baby&Kids.

Foi assim que Jaime Teixeira, CEO da companhia Jovem

Chic – Moda e Confecção, começou a reunião mensal de diretoria.

– Quero aproveitar para dar parabéns a todos os envolvidos na operação: Rocha, Ubaldo e Juca.

Roberto Rocha era o gerente de planejamento, Ubaldo da

Silva era o diretor comercial e de marketing e o Juca Magalhães era o diretor de finanças e de tecnologia da informação.

Ouviram-se os aplausos de todos.

A Jovem Chic – Moda e Confecção havia sido criada há 30 anos e era líder de mercado da indústria têxtil. Por estar sediada na cidade de São Paulo, resolveu comprar a

Malharia Baby&Kids, em Curitiba, no Paraná, para entrar na região Sul do País e iniciar a sua atuação no mercado de moda infantil.

Apesar de ser menor, a companhia paranaense era muito bem estruturada e tinha um parque industrial inovador, que, aliás, foi um dos motivos que levaram a empresa paulista a se interessar pela aquisição.

 

2 - A ressaca

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A ressaca

No outro dia, Rocha continuava questionando a decisão do

Teixeira e se sentindo injustiçado. No caminho para a empresa, não parava de pensar nas palavras do CEO.

“Ele está sendo injusto comigo”, pensou enquanto dirigia.

Ao chegar à empresa, Anabela percebeu a tensão no ar, mas sentiu que o chefe não queria conversar.

– Bom dia, Anabela! Você pode pedir um café para mim, por favor!

– Claro, Rocha!

Ao entrar em sua sala, o gerente de planejamento voltou seus pensamentos à conversa que teve com o CEO no dia anterior.

“Eu não sei se fico feliz ou triste com tudo isso. Até agora eu não entendi por que precisamos de um gerente para esse projeto! Parece que a empresa tem dinheiro de sobra para torrar. Depois reclamam que não têm orçamento, que eu estourei o custo no outro projeto.”

Anabela entrou na sala para entregar o café e, sentindo que o chefe ainda não queria papo, saiu sem puxar conversa.

 

3 - Repercussão

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Repercussão

Quando o executivo estava se preparando para sair, tocou o telefone.

– Oi, Rocha, tudo bem? Aqui é o Ubaldo. Você quer ir almoçar?

– Sim. Já estava saindo. Desculpe-me! Nem lembrei de ligar para ver se vocês estavam indo também.

– Eu, a Pamela e o Bruno já estamos saindo. Quer ir com a gente?

– Aonde vocês vão?

– No Costinha, aqui perto mesmo, porque eu tenho de voltar logo.

– Ok, encontro vocês na portaria.

Os quatro seguiram até o restaurante, cada um respondendo mensagens no seu celular e sem muita conversa. Somente quando se acomodaram na mesa cativa dos funcionários da Jovem Chic é que começaram a falar sobre o resultado da reunião do dia anterior.

Pamela iniciou a conversa:

– E aí, o que acharam da nova aquisição? Ontem, nós nem conseguimos conversar.

Ubaldo deu a sua opinião:

– Eu até comentei com o Bruno ontem, achei importante porque não tínhamos quase representatividade na região. Fechamos poucas vendas atualmente, porque os clientes reclamam do frete alto. Tendo um centro de distribuição lá, com certeza vai facilitar.

 

4 - Uma visão de fora

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Uma visão de fora

Rocha chegou em casa, e Marina, sua mulher, estava preparando o jantar. Ela era formada em psicologia e, depois que sua filha nasceu, abriu uma consultoria em coaching para ter mais tempo para ficar com ela.

Assim que viu o marido, deu-lhe um beijo e perguntou:

– Oi, amor, tudo bem?

– Oi, querida, tudo bem, e com você?

– Comigo também está bem. Como foi o seu dia?

– Cheio de novidades. Eu vou tomar banho e depois te conto tudo, ok?

– Nossa! Vai me deixar curiosa? Você sabe como eu sou.

Rocha sorriu para a esposa, seguiu pelo corredor e perguntou:

– Cadê a Bia?

– Ela deve chegar em breve. Está na casa da Bruna, a vizinha do sexto andar.

Beatriz, Bia como era chamada pelos pais, é a única filha do casal. Ela tem 7 anos e adora ler livros infantis, hobby herdado da mãe, que sempre lê uma história antes de ela dormir, e gibis, gosto que o pai, apaixonado por histórias em quadrinhos, transmitiu a ela.

 

5 - Conversa de corredor

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Conversa de corredor

Na quarta-feira, dois dias após o anúncio da aquisição da empresa paranaense, o CEO mandou um e-mail interno falando que Rocha assumiria a direção-geral da companhia e divulgou o nome do novo executivo: Hélio Degaspari.

Nos corredores da empresa não se falava em outra coisa.

Todos queriam saber quem era o novo gerente e quais mudanças poderiam ocorrer.

Hélio iria começar as suas atividades na terça-feira da semana seguinte. A empresa tinha por hábito que os novos funcionários iniciassem as suas atividades sempre na terça-feira.

Nas segundas eles passavam por um programa de integração para conhecer toda a estrutura da companhia. Isso incluía palestras e almoço com os demais novatos.

Hélio era formado em administração de empresas e tinha

MBA em gestão de projetos. Também era membro do Project

Management Institute (PMI) e tinha certificado em Project

Management Professional (PMP) desde 2005.

Essa certificação o habilitava a gerenciar projetos globais e a capacitar profissionais que queriam seguir carreira na área. Em sua bagagem, com mais de 25 anos de carreira, ele carregava experiência em inúmeros projetos de complexidades variadas, desde a implantação de um software até a construção de uma usina hidroelétrica.

 

6 - Papo aberto

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Papo aberto

Na quinta-feira, um dia depois de anunciado o nome de Hélio, ele foi à empresa para entregar os últimos documentos para a sua contratação para a Margareth e, na sequência, teria uma reunião com o CEO.

Depois de passar na área de gente e gestão, ele seguiu para a sala do chefe, onde foi recebido por Carla:

– Olá, tudo bem? O Teixeira está? Sou o Hélio Degaspari!

Tenho uma reunião com ele agora.

– Oi, sr. Hélio, tudo bem? Seja bem-vindo!

A secretária anunciou o novo gerente e o CEO foi recebê-lo na porta da sua sala.

– Carla, por favor, traga água e café para nós!

– Claro, Teixeira!

– E aí, está preparado para o desafio?

– Com certeza! Não vejo a hora de arregaçar as mangas e começar.

– Temos muito trabalho para fazer, principalmente com a diretoria da nova empresa, que terá de se readaptar aos novos direcionamentos que pretendemos.

– Teixeira, quais são os seus principais objetivos com a nova empresa? Por que a Jovem Chic resolveu comprar a Malharia Baby&Kids?

 

7 - Coletando dados

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Coletando dados

Na sexta-feira ainda pela manhã, Hélio ligou para Marga­reth para saber se ela poderia atendê-lo. Ele também precisava marcar uma reunião com Rocha, mas não conseguiu agendá-la para o mesmo dia. Da diretora de gente e gestão ele queria ouvir quais eram as suas preocupações com a integração. Ela concordou em recebê-lo ainda antes do horário do almoço.

– Oi, Margareth, tudo bem? Obrigado por me receber assim, de última hora. Ontem, após a conversa com o Teixeira, eu pensei em conversar com você, mas já era tarde e eu não quis atrapalhar.

– Tudo bem, Hélio! Ontem eu não iria poder falar com você mesmo. Eu estava envolvida em um processo seletivo que está tomando muito o meu tempo... Mas me diga, em que eu posso te ajudar?

– Eu soube pelo Teixeira que você irá conosco na viagem da semana que vem. Eu gostaria de saber o que tem em mente para fazer na nova empresa.

– Bem, você soube que iremos unificar os departamentos de finanças e TI e gente e gestão, não soube?

 

8 - Primeiros conflitos

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Primeiros conflitos

Na segunda-feira, Hélio chegou à empresa bem cedo e seguiu para a sala onde seria feita a integração.

Depois do almoço, foi diretamente para a sala do Rocha.

– Olá. Você deve ser a Anabela?

– Sou eu mesma...

– Eu sou o Hélio! Tenho uma reunião marcada com o Rocha agora.

– Ah, sim! Você é o novo gerente? O Rocha já deve chegar. Ele ia passar em um fornecedor antes de vir para cá.

– Tudo bem, eu espero!

Dez minutos depois, Rocha chegou, cumprimentou Hélio e o levou até a sua sala, depois de pedir café e água para a

Anabela.

– E aí, Hélio, tudo bem? Desculpe-me pelo atraso.

– Tudo bem!

– Nossa! Você pediu para a Anabela reservar duas horas para conversarmos? Sinto muito, mas não tenho todo esse tempo. É que eu vou participar de outra reunião na sequência, que começará no horário programado e eu não posso faltar.

– Sério, Rocha? Puxa, nós realmente precisamos desse tempo para conversar. Você é o cara que tem todas as informações. Nós precisamos deste bate-papo. Necessitamos de mais tempo juntos.

 

9 - Nasce uma equipe

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Nasce uma equipe

O dia começou com bastante burburinho. Enquanto Rocha e Hélio conversavam, a ansiedade era geral nos demais departamentos da empresa. Via-se que todos estavam ansiosos para a reunião de diretoria que seria realizada no dia seguinte.

Em cada encontro nos corredores, durante a hora do almoço, nas idas ao cafezinho, não se falava em outra coisa.

A maioria estava preocupada se a sua área sofreria alguma mudança com a aquisição da nova companhia do Sul.

Na terça-feira, a reunião começou logo cedo, às 9 horas.

Teixeira entrou na sala e começou a falar:

– Bom dia!

– Bom dia! – responderam os participantes

– Este é o Hélio, o novo gerente de projetos.

– Seja bem-vindo!

Desejaram Rocha, Bruno, Juca e Margareth.

– Muito prazer! – falou Ubaldo.

Pamela também o cumprimentou em tom de brincadeira:

– Gostei da sua gravata! Pelo visto, de moda você entende, que é a expertise do nosso negócio.

– Obrigado, pessoal!

 

10 - Começam os questionamentos

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Começam os questionamentos

Depois de tomar um gole de café, Hélio continuou com a sua argumentação:

– Além dessas reuniões, também vamos precisar nos encontrar uma vez por mês com o comitê executivo do projeto, que será formado pelo Teixeira e toda a diretoria das duas empresas, incluindo você. Na ocasião, apresentaremos o progresso de nossas ações, os problemas que precisaremos escalar para as tomadas de decisão e a nossa visibilidade de gestão econômica. Além, é claro, do monitoramento dos riscos.

Incomodado com o que ouvia, Ubaldo resolveu perguntar:

– Hélio, sinceramente, eu acho que já temos reuniões demais! Um simples e-mail não seria suficiente para nós ficarmos atualizados?

– Ubaldo, o público desta sala é o que toma as decisões da empresa. Você não acha que só este argumento já justificaria essas reuniões para sabermos se estamos ou não no caminho certo e, com isso, fazermos as correções necessárias no meio do percurso?

 

11 - Traçando as estratégias

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Traçando as estratégias

Hélio perguntou se mais alguém queria falar e, por não obter nenhuma resposta, encerrou a atividade. A maioria dos diretores saiu em silêncio. Apenas Ubaldo e Bruno estavam ansiosos para almoçar.

– Nossa! Estou com fome, Bruno! Tomei apenas um cafezinho antes de sair de casa.

– Eu também, Ubaldo! Vamos ao Costinha?

– Vamos.

Os dois foram os primeiros a chegar ao local. Logo na sequência Rocha e Hélio também entraram. Ubaldo sinalizou para os dois irem se sentar com eles. Os quatro pediram o prato do dia: bife à rolê.

Ubaldo começou a falar:

– Hélio, você acha que dá pra fazer tudo isso em 10 meses?

– O prazo já foi dado e agora devemos adequar o projeto a ele e mostrar, se necessário, os riscos caso ele seja insuficiente.

Bruno entrou na conversa:

– Estou ansioso para ver o maquinário deles. Todos falam que é bastante inovador.

Rocha comentou:

– Realmente o parque industrial deles é de primeira.

 

12 - Planejando o futuro

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Planejando o futuro

Hélio, Rocha, Ubaldo, Maga e Juca se encontraram às 7 horas no aeroporto de Congonhas. O voo sairia às 8 horas.

Antes de o grupo despachar a bagagem, Teixeira ligou para Rocha:

– Rocha, eu recebi uma convocação do conselho para uma reunião extraordinária e não poderei ir. Você assume as operações na minha ausência, e mantém o plano original e a programação que combinamos. Eu vou tentar ir mais tarde ou amanhã, mas não prometo porque eu não sei o que o presidente do conselho quer comigo. Não imagino qual a extensão dessa convocação, nem mesmo o tema da reunião. Vai me mantendo informado sobre tudo, ok?

– Como assim, Teixeira? Essa reunião é muito importante! Precisamos de você!

A partir desse momento, Rocha já começou a ficar preocupado. Afinal, nunca havia conduzido uma reunião como diretor-geral. Ele não sabia se falava isso ou não para o CEO.

– Rocha, você é o diretor-geral. Com certeza vai conseguir resolver a situação.

“Poxa vida, o Teixeira sempre apronta dessas. Mas eu não imaginava que ele poderia fazer isso em um momento tão importante como este”, pensou enquanto se despedia dele e desligava o celular.

 

13 - Conhecendo a casa nova

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Conhecendo a casa nova

A reunião acabou, o grupo fez um tour pela empresa para conhecer principalmente o parque industrial.

Juca ficou encantado com o maquinário:

– Maravilhoso! Melhor do que falaram.

Margareth acrescentou:

– Parece que a empresa passou por uma reforma recentemente. Está tudo tão novinho!

Ouvindo o comentário da diretora de gente e gestão,

Alberto confirmou:

– Realmente nós fizemos uma reforma no fim do ano passado.

Depois do almoço, o grupo quis conhecer o trabalho das costureiras moradoras do entorno. A líder delas era a Dona

Zefa, residente do bairro desde que nasceu.

Ela recebeu os diretores paulistas com muita simpatia:

– Entrem! Aceitam um café? Acabei de passar.

– Claro! O cheiro está muito bom – disse Rocha.

Durante o tempo que ficaram por ali, souberam que 50 mulheres trabalhavam para a Malharia em dois turnos. Há, inclusive, uma creche no local para as mães deixarem seus filhos enquanto costuram.

 

14 - Trabalho de campo

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Trabalho de campo

No outro dia, Rocha e Hélio foram buscar Teixeira no aeroporto. Eles queriam atualizar o CEO sobre tudo e decidir os rumos do dia.

Assim que avistou o chefe, Rocha foi em sua direção:

– Bom dia, Teixeira!

– Bom dia, Rocha! Bom dia, Hélio! E aí, como vão as coisas?

Rocha respondeu:

– As pessoas estão bastante inseguras... Tentamos tranquilizá-las ao máximo.

– Mas e o caixa, vocês conseguiram avançar na situação do caixa? Conseguiram dar uma olhada? O que tem de informação sobre isso? O Juca está levantando tudo isso?

– Sim. O Juca está vendo.

– Mas vocês já deveriam ter uma posição.

– O Juca está acompanhando desde ontem com o Victor, o diretor financeiro da Malharia. Ele está avaliando a situação do contas a pagar, do capital de giro, como anda o pagamento de impostos...

Teixeira não se mostrou satisfeito com a resposta e questionou:

– Mas ele ainda não conseguiu concluir isso? Eu falei que o caixa era prioridade. E a questão dos passivos trabalhistas?

 

15 - Arregaçando as mangas

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Arregaçando as mangas

Após terminar a reunião com Alexandre, Rocha e Hélio,

Teixeira queria falar com Juca na sequência.

Enquanto isso, Hélio e Rocha seguiram conversando com os representantes das outras diretorias.

– Oi, Teixeira, tudo bem? Fez boa viagem?

– Oi, Juca, tudo bem! Fiz sim. Como vão as coisas? E a situação do caixa?

– Olha, Teixeira, pelo que eu vi até agora, está tudo redondinho, mas ainda preciso do aval da auditoria, que começou a trabalhar hoje.

– O que está redondinho?

– Parece que não há tributos com pagamentos atrasados, o depósito do FGTS dos funcionários está em dia; há reserva garantida para o pagamento do 13o salário no fim do ano; o pagamento dos fornecedores está em dia e temos caixa suficiente para pagarmos o que está programado para o próximo mês. Enfim, estamos com superávit.

– E o passivo trabalhista, alguma novidade?

– Eu analisei e não vi nada de errado. Mas, como falei, a auditoria chegou hoje para começar a análise. Até o fim do dia eles devem nos dar alguma posição.

 

16 - O começo

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O começo

No outro dia, após o café da manhã no hotel, Hélio e Rocha seguiram juntos para a Malharia. Teixeira iria mais tarde porque precisava participar de uma teleconferência para continuar a discutir o IPO da companhia. A Maga seguiu mais cedo para a empresa para resolver algumas questões.

Ao encontrar com Teixeira na Malharia, Rocha comentou:

– O sindicato quer marcar uma reunião conosco para a semana que vem para falar sobre possíveis demissões. O bom

é que a Maga já antecipou para eles que, neste primeiro momento, não haverá cortes.

Teixeira questionou Rocha:

– Mas mesmo assim eles solicitaram uma reunião?

– Bom, de qualquer forma, na semana que vem você já estará tocando as coisas por aqui, não é mesmo?

– Sim! A Maga voltará comigo para me auxiliar. Ela vai envolver o RH da Baby&Kids para falar com os sindicalistas porque eles têm mais familiaridade com a direção deles.

– Rocha, a Maga não poderá ficar muito por aqui porque precisamos dela para tocar o barco por lá.

 

17 - Cedendo um pouco para ganhar aliados

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Cedendo um pouco para ganhar aliados

Duas semanas depois da primeira reunião dos diretores da

Jovem Chic na Malharia, Rocha, Alberto e Ubaldo foram visitar os grandes clientes da Baby&Kids. Rocha se apresentou como novo diretor-geral da companhia, ouviu as sugestões dos clientes, que ficaram muito animados com o aumento do portfólio, que, agora, também teria peças de moda infantojuvenil.

Ao retornar da visita a um deles, Ubaldo falou animado aos demais:

– Já conseguimos fechar contrato com dois clientes para entrarmos com a moda infantojuvenil nas suas redes. Pelo jeito as coisas estão começando a acontecer, não é mesmo,

Rocha?

– É sim, Ubaldo! E temos de agradecer o Alberto por fazer o “meio de campo”.

– O que é isso, pessoal! Nosso produto é bom e estamos ampliando o portfólio, o que é um atrativo maior ainda – falou Alberto.

Animado com a movimentação, Rocha se pronunciou novamente:

– A Pamela e a Denise já estão trabalhando em cima das novas coleções. Vamos produzir um lindo catálogo e estrear uma campanha nacional.

 

18 - Cartas na mesa

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Cartas na mesa

O dia começou com agitação pelos corredores da Jovem

Chic, principalmente do pessoal dos departamentos envolvidos na pauta da primeira reunião.

Hélio foi o primeiro a chegar e ficou esperando os cinco líderes de frente: Ubaldo, Maga, Juca, Marcelo, Alberto mais o Rocha, que participaria dessa primeira.

O gerente de projetos foi o primeiro a falar:

– Alguém aqui já participou de um projeto liderando uma frente de trabalho?

Todos ficaram em silêncio, e ele prosseguiu:

– Antes de mais nada, eu gostaria de apresentar a vocês como será esta reunião semanal que chamamos de comitê de gestão. A pauta terá uma agenda ordinária, ou seja, será composta por tópicos recorrentes e que discutiremos sempre.

O primeiro será “Ações Pendentes” e tratará de assuntos dos quais vamos acompanhar o andamento em todas as reuniões.

Hélio verificou que ninguém tinha dúvida sobre o que falou, viu que o Juca estava gravando o que falava com o celular e perguntou:

 

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