Manual Prático de Recepção Hoteleira, 2ª edição

Autor(es): DI MURO, Luis
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Manual Prático de Recepção Hoteleira traz um panorama histórico do desenvolvimento do setor, a organização e os diversos tipos de estabelecimentos, bem como o modo de operação de cada um deles, enfatizando a relevância do ciclo de hospedagem – da reserva ao check-out.odos esses aspectos são abordados com o objetivo de oferecer ao cliente um atendimento dentro dos padrões de excelência internacionais e que seja capaz de garantir a fidelização, seja a uma cadeia de hotéis, seja a um hotel independente.Nesse sentido, Manual Prático de Recepção Hoteleira representa um grande diferencial para a melhoria e especialização de um campo de trabalho diversificado, inclusivo e em franca expansão.

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PRIMEIRA PARTE – Capítulo 1 – A Indústria da Hospitalidade

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A Indústria da

Hospitalidade

Capítulo

1.1 História da Hotelaria

A história da hotelaria começa com os primeiros deslocamentos do homem, que, devido às longas distâncias e os meios de locomoção utilizados, obrigavam os viajantes a pernoitar em lugares seguros, onde também tivessem acesso à alimentação; as razões do deslocamento dos povos foram muitas: a conquista de novas terras, motivos religiosos ou comércio; estes lugares chamados de

“pousadas” eram similares às “tabernas”. O ofício de “taberneiro” já era mencionado no “Código de

Hammurabi”.

Na antiga Grécia, as “tabernas” se situavam próximas aos templos, onde muitas vezes depois do sacrifício de animais, serviam os mesmos nas refeições, formando os banquetes.

No Império Romano ocorreram fatos fundamentais, como a construção da Via Apia, a cargo de Appius Claudius Crassus no ano 312 a.C. (século IV a.C.), e a construção destinada a albergue público em Lenidaran, Olímpia, também no século IV a.C., edificada por causa dos Jogos Olímpicos.

 

PRIMEIRA PARTE – Capítulo 2 – O Hotel como Empresa

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O Hotel como

Empresa

Capítulo

2. CONCEITOS BÁSICOS

2.1 Contrato de Hospedagem

Os aspectos legais que regulamentam a hospedagem provêm de épocas imemoriais. Recentemente se descobriu que os egípcios, durante o governo do faraó Queóps, na IV Dinastia, ano 2600 a.C., já dispunham de regulamentos que definiam obrigações para aqueles que ofereciam alojamento de forma onerosa.

Primeiro os gregos, depois os romanos foram aperfeiçoando o ofício de “taberneiro” e “pousadeiro”, estabelecendo direitos e obrigações para eles e seus clientes e as penas por descumprimento correspondentes. Lamentavelmente com a queda do Império Romano as “pousadas” praticamente desapareceram e deixaram os mosteiros em seu lugar.

Depois do obscurantismo, estabelecido durante a Época Medieval e com a chegada do Renascimento na Itália e outros países da Europa (séculos XV e XVI), as pousadas floresceram novamente.

Assim, as regulamentações aplicadas a estes meios de hospedagem seguiram se aperfeiçoando no decorrer dos anos.

 

PRIMEIRA PARTE – Capítulo 3 – A Recepção do Hotel

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A Recepção do

Hotel

Capítulo

3.1 Introdução

Geograficamente, a recepção de um hotel se encontra sempre no lobby do mesmo, um lugar amplo, ricamente decorado e que permite o acesso a todos os serviços do estabelecimento: quartos, restaurantes, bares, boutiques etc. O lobby funciona também como sala de espera, de leitura e de escritura. A recepção em quase todos os casos se localiza próxima à entrada do hotel, em um lugar onde possam ser visualizados todos os acessos interiores e o exterior do mesmo.

A recepção do hotel é o lugar de maior contato com o hóspede, desde sua entrada até sua saída; é o centro de informações, onde são gerados ou canalizados todos os dados necessários para que o hóspede

(a pessoa mais importante para o hotel) se sinta como em sua própria casa.

A quantidade de pessoas que trabalham na mesma dependerá geralmente, do tamanho, tipo, categoria e forma de organização do estabelecimento. A maneira de organização depende muito da influência nos serviços: europeia ou norte-americana.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 4 – Reservas

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Reservas

Capítulo

4.1 Introdução

Para algumas pessoas a hospedagem não é mais do que um lugar onde dormir, para outros é muito mais. É parte integrante fundamental da indústria da hospitalidade, na qual não se oferece ao hóspede apenas um quarto, mas também estão incluídos alimentos, bebidas, salões de conferências, entretenimentos, espetáculos. A hospedagem é também aquela atenção particular, presente em todos os serviços que pretendem deslumbrar o cliente, a quem devemos e daremos o melhor para que sua estadia seja realmente prazerosa, para que volte novamente e recomende, se transformando em nosso melhor promotor.

A sociedade e a cultura têm transformado as técnicas operacionais, flexibilizando-as e ajustando-as para uma clientela que muda sempre e é cada vez mais exigente. Os hotéis de sucesso são os que compreenderam estas mudanças e têm adaptado seus serviços a um planeta “globalizado”, onde o cliente e suas expectativas, o negócio e sua imagem são fundamentais e devem ser contemplados.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 5 – O Processo de Check-In

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O Processo de

Check-In

Capítulo

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5.1 Introdução

O processo de check-in começa com a chegada do hóspede ao hotel e as mais cordiais boas-vindas devem ser dadas pela pessoa que tenha o primeiro contato com ele: o porteiro, os mensageiros ou o recepcionista.

Durante o check-in o hóspede formará a primeira impressão do hotel. Qualquer erro ou atraso nesse processo, condicionará o hóspede a buscar detalhes negativos durante o resto da sua estadia.

Não importa se estamos ou não ocupados, se é um hóspede ou se são muitos, sempre devemos demonstrar nossa eficiência nesse processo, além da cordialidade, paciência e atenção. É importante sorrir e se esforçar para utilizar o nome (sobrenome) do hóspede ao dirigir-se a ele.

Como explicado no Capítulo 2, os hotéis estabelecem uma hora mínima para a realização do processo de check-in, variável segundo o tipo de estabelecimento. É comum que os hotéis metropolitanos fixem este horário às 12 horas e os hotéis de lazer às 16 horas, deixando uma margem de tempo para a limpeza dos quartos por parte da governança, depois de ocorrido o processo de check-out. Este horário generalizado internacionalmente, se fixa para assegurar ao hóspede com reserva prévia a disposição de seu quarto. Se a entrada é anterior à hora de check-in e posterior à hora de corte de faturamento (6 horas) e o hotel dispõe de quartos segundo o tipo e/ou categoria reservada, inicia-se o processo, sem custo extra. Se a chegada do hóspede é anterior às 6 horas e este decidir ocupar o quarto (prévia existência de disponibilidade), caberá a ele pagar a noite anterior.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 6 – Procedimentos Durante a Estadia do Hóspede

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Procedimentos

Durante a Estadia do Hóspede

Capítulo

6.1 Introdução

O recepcionista é a pessoa que mantém mais contato com o hóspede, desde a entrada ou check-in até a saída ou check-out, passando por todas as funções que são desempenhadas durante a sua estadia que serão detalhadas neste capítulo.

Como em todos os processos do “Ciclo do Hóspede”, durante a estadia no hotel devemos mostrar nossa eficiência nos mínimos detalhes. A soma desses “detalhes” nos levará à excelência no serviço e fará com que os hóspedes não apenas voltem, mas que também recomendem nosso estabelecimento.

A fórmula do sucesso é fazer com que os hóspedes se sintam fazendo parte de uma grande família que é o hotel.

Nunca devemos esquecer que um hóspede satisfeito e contente com nossos serviços é o melhor promotor do hotel.

6.2 Conciergerie ou Portaria Social

A conciergerie é o lugar onde está concentrada toda a atenção ao hóspede durante a estadia no hotel.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 7 – Situações Especiais

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Situações Especiais

Capítulo

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SA

E

7.1 Introdução

A equipe da recepção sempre está disposta a enfrentar determinadas situações, que podemos considerar “especiais”. Nesses casos as decisões são a chave para resolver eficazmente os problemas gerados.

Aqui serão analisadas algumas dessas situações especiais, e estabelecidos possíveis caminhos a seguir para enfrentá-las e tomar as precauções correspondentes.

7.2 Acidentes

Se acontecer um acidente leve devem-se utilizar os primeiros socorros do hotel e consultar posteriormente o médico da empresa. Se for grave, deve-se chamar o serviço de emergência para que atenda imediatamente a pessoa afetada.

No caso de acidente com um funcionário do hotel, deve-se avisar à família e a todas as seções afetadas pelo acidente ocorrido, para dar curso a todos os processos administrativos e legais correspondentes.

No caso do acidentado ser um hóspede, depois de ministrar os primeiros socorros, deve-se avisar imediatamente os familiares dele. Se for necessária a internação, a recepção deverá obter todos os dados do seguro de viagem para escolher o hospital ou pronto-socorro contratado pelo convênio. Além disso, toda a ajuda e assessoria necessárias deverão ser fornecidas até a chegada dos familiares, sendo designado um funcionário encarregado para essa tarefa.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 8 – Telefonia

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8

Telefonia

Capítulo

8.1 Introdução

O pessoal que é designado para a importantíssima tarefa de atendimento telefônico (telefonia) se localiza na organização de acordo com o tamanho e categoria do estabelecimento hoteleiro.

8.2 Localização no Organograma do Hotel

No organograma de um hotel, a telefonia se localiza das seguintes formas:

Pode integrar um departamento independente, subordinado a gerência de quartos ou a gerência de operações. Esta é forma que mais se aplica em hotéis de grande porte.

Outra maneira é fazer parte de um setor do departamento de recepção ou da conciergerie, onde o encarregado ou chefe de telefonia é subordinado direto do gerente de recepção ou do chefe da conciergerie.

Este esquema organizacional é o empregado nos hotéis de médio porte (Figura 8.2).

Em outra forma, as funções de telefonia podem estar integradas com as de recepção, reservas e conciergerie, realizadas sozinhas ou com pessoal subordinado.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 9 – Auditoria

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Auditoria

Capítulo

9.1 Introdução

Auditoria origina-se do latim auditorius, que se traduz como a virtude de ouvir e revisar; uma definição de “auditoria hoteleira” é a seguinte:

“Processo sistemático de aplicação diária, desenvolvido para obter e avaliar de maneira objetiva as atividades econômicas vinculadas à operação e à administração do hotel.”

Dessa definição surge o conceito de “ferramenta fundamental” para o controle e a supervisão, permitindo descobrir falhas e vulnerabilidades existentes na organização, por meio de investigação, consulta, revisão, verificação, comprovação e evidência.

9.2 Localização na Organização

A localização ideal da equipe de auditoria no organograma do hotel é subordinada hierarquicamente à Gerência Administrativa, podendo assim desempenhar suas tarefas de maneira independente dos funcionários da Recepção.

Figura 9.1 Localização da equipe de auditoria na organização, nível 1.

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SEGUNDA PARTE – Capítulo 10 – Caixa de Recepção

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Caixa de Recepção

Capítulo

10.1 Localização no Organograma do Hotel

A localização do “caixa de recepção” é variável de acordo com o tamanho e desenvolvimento organizacional do hotel. A seguir são apresentadas três formas diferentes, adequadas de acordo com o número de quartos do estabelecimento.

 Inserido no Departamento Contábil, subordinado à Gerência Administrativa.

Figura 10.1 Caixa de recepção como um departamento.

 Faz parte de um setor do Departamento de Recepção, em que o encarregado ou chefe do caixa de recepção está subordinado diretamente ao gerente de recepção. Este esquema organizacional é empregado em hotéis de médio e pequeno portes.

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CAPÍTULO 10

Figura 10.2 Caixa de recepção como um setor.

 Integra essas funções com as de telefonia, reservas, conciergerie e recepção propriamente ditas, realiza sozinho ou com pessoal subordinado.

O esquema a seguir é mais aplicado em hotéis de pequeno porte.

 

SEGUNDA PARTE – Capítulo 11 – O Processo de Check-Out

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O Processo de

Check-Out

Capítulo

11.1 Introdução

O processo de check-out inicia-se quando o hóspede, depois de deixar livre o quarto ocupado, solicita o fechamento de sua conta e entrega (se necessário) as chaves em seu poder. Cabe esclarecer que em hotéis com fechaduras inteligentes, cuja operação utiliza cartões magnéticos, estes muitas vezes não são devolvidos porque perdem a validade no momento em que a conta

é fechada ou no dia de saída previsto. Nesse processo mantém-se o último contato do hóspede com o hotel, talvez o que fica na memória por mais tempo. Por isso, deve-se ter muita atenção em cada uma das tarefas específicas.

O check-out tem um horário marcado, que varia entre as 10 horas e as 12 horas da manhã, depois do qual se debita a tarifa do “meio-dia” na conta do hóspede, cuja aplicação ocorre nas saídas fora desse período estipulado e se estende até as 16 horas ou as 18 horas, conforme o critério de cada hotel. Depois desse horário, é aplicada a tarifa completa (até o dia seguinte). Todos esses horários são variáveis e aplicados segundo as políticas de cada estabelecimento hoteleiro.

 

GLOSSÁRIO

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GLOSSÁRIO

Accomodations: Hospedagem, alimentos, bebidas e outros serviços oferecidos ao hóspede do hotel.

AD: Hospedagem e café da manhã, siglas igualmente utilizadas conforme o idioma utilizado:

HD, AP, B&B, ÜF.

Adjacent rooms: Quartos adjacentes, localizados no mesmo andar, geralmente próximos ou em frente um ao outro.

Adjoining rooms: Quartos contíguos (lado a lado).

ADR: Average Daily Rate. Diária Média por Quarto Ocupado. É o quociente das vendas líquidas de hospedagem de um período, subtraídos os impostos, pelo número de quartos ocupados durante esse mesmo período.

Advance deposit : Depósito prévio por hospedagem. Tipo de Garantia de Estadia.

Agroturismo: Tipo de turismo baseado na hospedagem em hotéis de campo, estâncias turísticas e casas de campo, em que o hóspede participa das tarefas cotidianas do lugar: agrícolas, pecuaristas, hortifrutigranjeiras, artesanais etc. No Brasil é mais conhecido como “turismo rural”.

Air broker: Empresa cuja função principal consiste em ser intermediária entre os operadores de turismo e as companhias aéreas.

 

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