Série Provas & Concursos - Arquivologia

Autor(es): MARIANO, Fabrício
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A Arquivologia é a ciência que estuda a informação arquivística, ou seja, a informação ligada a processos de trabalho. É um conjunto de princípios, conceitos e técnicas a serem observados na produção, organização, guarda, preservação e uso de documentos em arquivos.

Atualmente, é constante a exigência de conhecimentos de Arquivologia para cargos de nível médio e superior em concursos públicos diversos, como Tribunais (TRT, TSE, TRE, TRF), Ministério Público, Petrobrás e PRF (cargos administrativos), Polícia Federal, BNDES, Casa da Moeda, CVM, Arquivo Nacional, entre outros.

Este livro tem como finalidade atender à demanda de um material didático voltado para concursos públicos, com teoria e exercícios, destinando­ se a candidatos interessados em aprender, de maneira prática e objetiva, a matéria, com foco em questões de provas de concursos anteriores.

A Série Provas e Concursos contempla obras escritas por autores especialistas e é destinada a todos os que estudam para provas de concursos públicos.

Aliando a teoria com a prática, esta Série ajuda a preparar o leitor na medida exata de suas necessidades, uma vez que todo o conteúdo é elaborado a partir dos editais de concursos.

Além disso, a linguagem simples, clara e concisa auxilia na fixação dos conceitos mais importantes.

17 capítulos

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Capítulo 1 - Conceito e Princípios de Arquivamento

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Capítulo 1

Conceito e Princípios de Arquivamento

1.1. Introdução

“Se perguntássemos a um homem comum por que razão os governos criam arquivos, ele por certo nos interrogaria: Que vem a ser arquivos? Se lhe explicássemos os objetivos de uma instituição dessa natureza, provavelmente ele responderia de pronto: Trata-se mais de um exemplo das extravagâncias do governo. Quanto ao material do arquivo; faria esta pergunta final: Por que não queimar esta papelada?”. (T. R. Schellenberg)

A palavra archives é de origem grega e é definida como o lugar onde são guardados documentos públicos e outros documentos de importância; registro histórico ou documento assim preservado.

De acordo com relatos históricos e arquivísticos, Napoleão Bonaparte chega a citar que na guerra um arquivista tem o mesmo papel, senão tão próximo, que seus generais. Neste cenário, podemos verificar a grande importância da Arquivologia na

Revolução Francesa assim como nos dias de hoje.

 

Capítulo 2 - A Arquivística: Origem e História

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Capítulo 2

A Arquivística:

Origem e História

2.1. Introdução

“A arquivística, também conhecida como Arquivologia, tem por objetivo o conhecimento da natureza dos arquivos, teorias, métodos e técnicas a serem observados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.”

(Fonte: Dicionário de terminologia arquivística)

A informação arquivística é relacionada com o contexto de sua produção e também depende da estrutura e da função do órgão que a criou.

2.2. Origem

O arquivo como instituição tem a sua origem na antiga civilização grega (séculos

V e IV a.C.). Os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da mãe dos deuses, isto é no Metroon, junto à corte da justiça na praça pública em Atenas.

Nos templos eram conservados:

Tratados;

Leis;

Minutas de assembleias;

Documentos oficiais;

Discursos de Sócrates;

Vencedores das Olimpíadas.

 

Capítulo 3 - Arquivística: Campo de Atuação, Idade dos Arquivos e Legislação

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Capítulo 3

Arquivística:

Campo de Atuação, Idade dos Arquivos e Legislação

3.1. Introdução

Neste capítulo será abordado o campo de atuação dos materiais de arquivos referentes a instituições, sejam elas públicas ou privadas e a idade de guarda ou prazo que o material deve ficar nas respectivas instituições. Com relação a idade, não há uma opinião unânime e sim doutrinas que podem variar de correntes para correntes com a influência da história da Arquivística e sua legitimação em várias partes do globo.

3.2. Elementos Destacados nas Definições da Arquivística

Os fatores que determinam um material de arquivo são definidos em dois tipos:

3.2.1. Fatores Concretos

Forma.

Fonte.

Origem.

Lugar de conservação.

3.2.2. Fatores Abstratos

• Razão pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Exemplo: no governo tem objetivo operacional e finalidade oficial.

• Valores pelos quais os arquivos são conservados. Essas razões podem ser oficiais ou culturais (com exceção de Schellenberg, que afirma que fatores culturais que determinam um material de arquivo são acidentais). Os documentos se tornam arquivos quando terminado o seu uso corrente, sejam definitivamente separados para preservação uma vez julgada conveniente a sua guarda.

 

Capítulo 4 - Documentação Técnica

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Capítulo 4

Documentação Técnica

4.1. Definição

Documentação é o fundamento do conhecimento, sendo fixada materialmente por meio da escrita de letras ou números, desenhos, gráficos, objetos, cenas e suscetível de ser utilizada como informação e controle em consultas, estudos ou provas.

A documentação pode ter diversas tipologias que variam de empresa para empresa.

4.2. Documentação Natural

Também chamada de original, é aquela que informa a documentação empresarial de qualquer forma.

cartas. exposição de motivos. avisos. ofícios. contratos. apólices. termo de responsabilidade. circulares. memorandos. ordens de serviços. portaria. requerimento. telegrama. certidões. decretos. editais. relatórios. atas.

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Arquivologia – Fabrício Mariano

 

Capítulo 5 - Material Arquivístico

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Capítulo 5

Material Arquivístico

5.1. Material Arquivístico

É todo equipamento de consumo usado em arquivos. Existe grande variedade de material arquivístico, sendo difícil caracterizar todos os disponíveis.

5.2. Material de Consumo

É aquele que sofre desgaste a curto ou médio prazos. São as fichas, as guias, as pastas, as tiras de inserção e outros.

5.3. Caixas

Existem vários fabricantes de caixas para arquivo. Todas as caixas apresentam nas partes externas enunciadas para serem completadas de acordo com o conteúdo, como:

• ano

• documentos

• seção

• revisão

A guarda dos materiais de arquivo em caixas tem como finalidade o sigilo dos mesmos e a busca da informação é feita através de um índice remissivo.

Como o fator fundamental é o sigilo da informação, a princípio, na parte externa das caixas, haverá apenas números e, se for um arquivamento por ordem cronológica deverá, ser complementado por data de entrada, ano e número.

 

Capítulo 6 - Mensuração de Documentos Textuais

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Capítulo 6

Mensuração de Documentos Textuais

“É vedado aos arquivistas, do ponto de vista ético, revelar informações contidas em documentos cujo acesso tem algum tipo de restrição.”

6.1. Documentação em Posição Vertical e Horizontal

Documentação em posição vertical: caracterizada pela disposição de documentos uns atrás dos outros (enfileirados).

Documentação em posição horizontal: caracterizada pela disposição de documentos sobrepostos (empilhados).

6.2. Mensuração de Documentação Vertical

Considerando os documentos acondicionados na posição vertical (caixas de papelão ou de plástico, pastas etc.), a metragem linear (m/l) tem por base o comprimento das estantes e/ou a profundidade das gavetas dos arquivos de aço.

A) Documentos acondicionados em caixas nas estantes

Medir a extensão de cada prateleira ocupada e multiplicar a medida pelo número de caixas, desprezando os espaços vazios.

Exemplo:

Prateleira A: 6 × 0,90 m = 5,40 metros lineares.

 

Capítulo 7 - Métodos de Arquivamento

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Capítulo 7

Métodos de Arquivamento

7.1. Administração x Arquivologia

A Arquivologia é uma ciência oriunda de um desdobramento econômico no qual países desenvolvidos passaram a se preocupar com a massa documental e a informação contida nesta.

Os países desenvolvidos passaram a se preocupar com os documentos durante e a partir da Primeira Guerra Mundial, pois informação é poder. Após a Primeira Guerra, e no transcorrer da Segunda Guerra Mundial, a massa documental aumentou bastante e novas metodologias tiveram que atender aos documentos ali existentes, e dentro da administração as empresas começaram a ser afetadas por ambientes externos, passando a empresa a ser encarada como um ser vivo que passa por processos entrópicos e desordem. Cria-se, assim, a departamentalização das empresas (setores), que nada mais é que a divisão de trabalho com staffs descentralizados e específicos, também chamados de unidades de assessoramento.

Dentro de um ambiente de guerra e de uma crescente da massa documental, novos métodos foram criados assim como a importância de formulários, fluxogramas, organogramas, entre outros dentro das empresas, seja pública ou privada. Neste cenário, os métodos de arquivamento do ponto de vista cronológico passam por dois processos, o de antes de 1950, e o de depois de 1950, sendo este o mais flexível quanto à classificação.

 

Capítulo 8 - Guarda de Documentos

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Capítulo 8

Guarda de Documentos

8.1. Introdução

O arquivo deve estar situado, tanto quanto seja possível, nas proximidades dos escritórios administrativos e técnicos.

Na verdade, existe um local estratégico do material de arquivo dentro da instituição, pois seu acesso e busca deve ser rápido, por motivo de segurança não ficar próximo de canos e esgotos, um arquivo mal situado constitui perda de tempo e energia, flexibilidade do sistema de arquivamento com arquivos verticais, horizontais, gavetas, mesas adaptadas e estantes, disposição psicotécnica, luz, higienização.

8.2. Instalações

A localização do arquivo deve estar situada, tanto quanto seja possível, nas proximidades dos escritórios administrativos e técnicos. A seguir será ilustrado um croqui de uma possível instalação. Um arquivo mal situado em relação às demais secções constitui uma perda de tempo e energia.

Figura 8.1

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Capítulo 9 - Setor Protocolo e Staff

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Capítulo 9

Setor Protocolo e Staff

9.1. Introdução

Em uma instituição pública ou privada, o setor protocolo tem como objetivo receber a documentação, movimentar e enviar a quem é de interesse.

9.2. Origem do Termo

Protocolo: o que é colocado em primeiro lugar.

Protos: primeiro

Kellão: pegar

9.3. Função

Autenticar a entrega de um documento ou evidência de uma deliberação ou fato que precise ser anotado ou registrado. Uma vez definida a protocolização do documento, deverão ser anotados abaixo do carimbo o número e a data da primeira distribuição e o código do assunto a que se refere, elaborando assim, um resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo.

Figura 9.1: Funções do setor protocolo

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Arquivologia – Fabrício Mariano

9.4. Atividades de Controle do Setor Protocolo

Pode ter um órgão central ou não. A opção por centralização ou descentralização

 

Capítulo 10 - Doutrinas e Termos Específicos

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Capítulo 10

Doutrinas e Termos Específicos

10.1. Termos Utilizados

Este capítulo define algumas terminologias utilizadas em Arquivologia.

Acervo: é o conjunto de documentos de um arquivo.

Acesso: é a possibilidade de consulta aos documentos de arquivo. Caso este seja liberado por autoridade competente e seja sigiloso, temos a DESCLASSIFICAÇÃO deste material de arquivo.

Administração de arquivo: é a direção, supervisão e coordenação das atividades administrativas e técnicas de uma instituição.

Administração de documento: metodologia de programas para controlar: criação, uso, normalização, manutenção, guarda, proteção e destino de documentos.

Amostragem: técnica de seleção de documentos representativos de um conjunto.

Anexação: juntada em caráter definitivo, na qual prevalece, para referência, o número do processo mais antigo.

 

Capítulo 11 - Arquivos Especiais

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Capítulo 11

Arquivos Especiais

11.1. Introdução

Os arquivos especializados são aqueles que têm sob sua custódia os documentos resultantes da experiência humana em um campo específico. Também podem ser definidos como arquivos que têm sob sua guarda documentos em diferentes tipos de suporte, tendo por esta razão, tratamento especial.

Sendo assim, os arquivos especiais ou especializados estão inseridos no campo da

Arquivologia e dispõem de técnicas corretas para sua organização. Para o arquivista o que importa é a informação, independente do suporte (papel, CD, DVD etc.).

11.2. Arquivos Especiais

No que se refere aos arquivos especiais, a microfilmagem e arquivos digitais são os mais cobrados pelas bancas examinadoras. Logo, atenção a explicação abaixo.

11.2.1. Arquivo Fotográfico

Este método de arquivamento é desenvolvido em cinco fases: recepção e identificação, preparo, registro, arquivamento e pesquisa.

11.2.1.1. Recepção e Identificação

 

Capítulo 12 - Arquivologia – Legislação

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Capítulo 12

Arquivologia – Legislação

12.1. Lei 8.159, de 8 de janeiro de 1991

Dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte lei:

CAPÍTULO I

Disposições Gerais

Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a de proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.

Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 

Capítulo 13 - Símbolos Utilizados – ISO 9.878/1990

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Capítulo 13

Símbolos Utilizados – ISO 9.878/1990

1. Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos:

Início do rolo.

Beginning of roll.

Fim do rolo.

0076 (*)

0075 (*)

End of roll.

2. Símbolos obrigatórios a serem utilizados em todos os rolos, caso a documentação tenha continuidade:

Continua em outro rolo.

Continued on another roll.

0490 (*)

Continuação de outro rolo.

Continued from another roll.

0491 (*)

3. Símbolos obrigatórios a serem microfilmados junto com os documentos, conforme a situação:

Arquivologia_FabricioMariano.indb 119

Original ilegível.

Original difficult to read.

0077 (*)

Original em cores.

Original in colour.

0488 (*)

Texto deteriorado.

Encadernação defeituosa.

Damaged text.

Wrong binding.

0078 (*)

Repetição de imagem.

Repetition of image.

0080 (*)

16/06/2015 17:03:01

 

Capítulo 14 - Exercícios

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Capítulo 14

Exercícios

14.1. Lista 1 – Exercícios

1.

Podemos associar os termos arquivo inativo, arquivo central e arquivo morto, respectivamente, aos arquivos:

A) corrente, intermediário e permanente.

B) permanente, intermediário e corrente.

C) permanente, intermediário e permanente.

D) intermediário, corrente e permanente.

E) permanente, permanente e permanente.

2.

Os documentos de valor permanente são, exceto:

A) históricos.

B) inalienáveis.

C) de valor secundário.

D) imprescritíveis.

E) de valor primário.

3.

Complete a lacuna da afirmação abaixo com a opção mais adequada:

Os metadados são imprescindíveis para assegurar autenticidade, compreensão e uso dos documentos__________________.

4.

O ato pelo qual a autoridade competente libera à consulta documentos anteriormente caracterizados como sigilosos denominados de:

A) salvaguarda.

B) desclassificação.

 

Capítulo 15 - Provas Anteriores

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Capítulo 15

Provas Anteriores

15.1. BNDES – Técnico Administrativo – CESGRANRIO – 2006

1.

Um técnico administrativo é convidado a organizar o arquivo jurídico do Banco de

Desenvolvimento Pecuário de sua cidade. Ao chegar à instituição, observa que o acervo é composto, exclusivamente, por processos, aproximadamente 100.000. Sabendo que o documento arquivístico é único e que as formas de acesso são diversas, ele deve optar pelo método de arquivamento mais adequado para esses documentos, que é o método:

A) enciclopédico.

B) variadex.

C) numérico.

D) ideográfico.

E) dicionário.

2.

Quando se organiza um arquivo utilizando-se o método numérico simples, a preocupação inicial recai somente na atribuição de números a cada novo cliente ou correspondente, obedecendo apenas à ordem de entrada ou registro, como apresentado a seguir:

1 – Alba Santos Silva;

2 – Bárbara Assunção;

3 – Banco Nacional do Desenvolvimento Econômico e Social;

 

Capítulo 16 - Exercícios Resolvidos

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Capítulo 16

Exercícios Resolvidos

Este capítulo foi criado devido a dúvidas dos alunos em algumas questões, sendo assim, o autor comentou as questões e suas respostas servem de complemento para o estudo da matéria, conteúdo indispensável para sua leitura.

1.

“A legitimação da Arquivística foi consolidada na Revolução Francesa, onde antigos documentos foram destruídos ou colocados em depósitos, na prática ocorreu à destruição do direito de propriedade do antigo regime.”

Acerca da legitimação da Arquivística, julgue os itens abaixo:

A) ( ) a criação do arquivo nacional na França tinha como objetivo guardar documentos da nova França que traduzissem suas conquistas e sua glória.

B) ( ) a Revolução Francesa implantou o conceito da responsabilidade do Estado pela conservação de documentos de valor do passado desde que este não garantisse direito de propriedade.

C) ( ) a legitimação da Arquivística na Inglaterra é um desdobramento da Revolução

 

Capítulo 17 - Provas Propostas para Treinamento

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Capítulo 17

Provas Propostas para Treinamento

17.1. Arquivologia – CESGRANRIO – 2013

1.

Na análise tipológica dos documentos de arquivos, não é suficiente, para o arquivista, conhecer a estrutura da espécie documental. É necessário relembrar os princípios fundamentais que regem a organização dos arquivos. Esses princípios que constituem o marco principal da Arquivística são:

A) primário, secundário, terciário e quaternário.

B) criação, identificação, produção e destinação.

C) unicidade, organicidade, integridade e proveniência.

D) corrente, técnico, permanente e administrativo.

E) ético, sistemático, orgânico e constitucional.

2.

A grande especificidade dos documentos de arquivo, que os diferencia dos documentos das bibliotecas e dos museus, é a organicidade. Por isso, arquivisticamente, só se entende o documento unitário (unidade mínima) dentro de um conjunto de outros documentos tipologicamente iguais e que somente em conjunto podem documentar uma:

 

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